内部控制制度建设在会计电算化环境下的重要性

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[摘 要]本文阐述了企业在会计电算化环境下内部控制方面存在的一些弊端.并为此制定了相应的内部控制措施,将风险控制在可承受度之内.

[关 键 词 ]会计 电算化 内部控制

传统的手工记账已被计算机记账取代,这是时展的必然结果,它在提高会计核算工作准确性及效率的同时,也给企业的内部控制带来严峻的考验.《企业内部控制基本规范》(财会[2008]7号)第四十一条指出:“企业应当利用信息技术促进信息的集成与共享,充分发挥信息技术在信息与沟通中的作用.企业应当加强对信息系统开发与维护、访问与变更、数据输入与输出、文件储存与保管、网络安全等方面的控制,保证信息系统安全稳定运行.”为了确保财产的安全完整,企业应结合本单位会计电算化特点制定相应的内控制度.

一、会计电算化环境下内部控制存在的缺陷

1.数据记录的无纸化使财务数据易被人为修改

传统手工计账条件下,账簿、凭证、科目汇总表、财务报表以及报表分析均需要人工填制并汇总计算,所有的核算记录均可从会计人员的笔迹和印章上分清责任.而在会计电算化环境下,只要录入记帐凭证的会计分录后,通过电算化系统的审核、汇总检查、两次录入校对、计账等步骤,计算机就会自动完成科目汇总、明细账、会计报表等工作.它缺乏直观可视性,必须在特定的计算机软硬件系统环境中才可使用,这种会计核算的无纸化特点,使得一些不法之徒受利益驱使不留痕迹地篡改或伪造凭证,加之数据高度集中,未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览数据文件,复制、伪造、销毁企业重要的财务数据.因此,如何防范计算机犯罪对会计电算化内部控制来说已迫在眉睫.

2.会计资料存储方式发生改变

手工记帐方式下,会计资料是以账簿、凭证、报表等“纸”介质形式保存, 不仅要占用很大空间,还要进行防火、防潮、防盗等工作.会计人员修改会计凭证或账册时都会留下签字来分清责任.而计算机的存储方式是将会计信息转化成数字形式存储在磁(光)介质上,其修改、删除或拷贝不会留下任何痕迹.磁性介质的保存除了需要进行纸介质保存工作外,还要进行防病毒、防磁化、备份等复杂工作.

3.会计工作质量依赖于财务软件系统的的可靠性及会计人员操作水准

随着商品化财务软件市场的发展,注重账务处理与报表管理的财务软件应运而生,主要有用友、金蝶等.而会计人员在计算机知识方面并不够专业,在初始化阶段如果未与软件开发商做好沟通衔接,系统一旦出现自身或操作失误便会影响到财务数据的安全.可见会计人员的业务水平、计算机专业知识决定着会计电算化工作质量.

4.实行会计电算化后,业务流程的内部控制效果有所减弱

在手工记账方式下每笔业务需经过多重手续及严格的审核复查机制,内部控制的方式主要是对人员的内部牵制制度.实行电算化后,计算机的自动高效大大简化了业务处理程序,过去由会计人员或各部门按步骤才能完成处理的事项,现在可能某个部门或某个人就能完成,内部牵制机制明显被削弱.

5.电算化系统下权限分工采用口令授权,易被窃取

实行会计电算化后,会计人员职责分工并未改变,只是通过输入口令方式实行操作权限控制,而口令存放于计算机系统内,并不能像印章一样随身携带,一旦疏忽被人窃取,损失可想而知.

二、会计电算化条件下应采取的内部控制措施

1.明确操作人员的工作职责和权限

企业应根据《企业内部控制基本规范》,做到会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理员、系统维护员等职务相互分离,互不兼任,明确各岗位职责和操作权限,并利用加以控制,使每名操作人员只能在操作权限范围内进行工作,防止越权操作.如原始凭证和记账凭证等会计数据的填制及录入必须经过会计主管审核才能输入系统,系统软件的维护修改必须经过主管领导批准审核后才能实施修改,会计人员必须回避软件的修改维护过程等措施,保证会计电算化系统中数据的安全、准确、完整.

2.提高会计人员的思想与业务素质是内部控制的基础

今天我们所面对的是开放、多元的世界经济舞台,作为统领会计核算与财务管理的财会人员来说,在企业经济活动中扮演着至关重要的角色,财会人员的职业操守、专业品格和执着风范正经受着各种各样考验.为此,企业应采用激励措施给予财会人员以合理的薪金待遇,另一方面,要不断创造机会鼓励财会人员学习专业知识和计算机技术.

3.制定科学的岗位轮换制

在实施会计电算化过程中,企业应根据内部牵制制度的要求对会计电算化岗位人员制定监管机制,尤其针对敏感岗位要制定详细的岗位轮换制度,以此杜绝不道德、不合法行为发生.

4.加强对电算化系统安全控制

对重要的操作日志要建立上机操作记录制度,以便在今后发生问题时能够追究到相关责任人,建立网络安全“防火墙”,并安装杀毒软件,及时更新病毒库,对外来U盘加强监测等措施.

5.加强电算化档案管理

会计电算化环境下的档案管理存在特殊性,除了要存储纸制会计资料外,还包括存储会计资料的光盘及其他磁性存储介质,因此在电算化档案管理方面应加强做到以下几项工作:(1)存档的手续必须有会计主管和相关会计人员的签章才能存档保管,(2)采取安全保证措施,将备份的磁盘介质贴上保护标签,存放在安全、防潮、防磁的地方,并进行双备份,存储于位置不同的空间保管,(3)定期检查和复制已保存的磁盘介质,防止磁性介质损坏,(4)磁盘介质不予外借,特殊情况下,经过主管领导审批后,采取复制方式借出,同时予以登记.

总而言之,加强和完善会计电算化的内控制度建设,是企业在财务工作以及经营管理中必须考虑的问题, 只有良好的内部控制环境才能成为企业走向可持续发展道路的基石.