ERP在财务管理中的运用

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[摘 要 ] 传统的成本核算被认为是一项复杂且难度很高的工作,而随着现代信息技术的大力发展,以及信息技术与会计核算方面工作的整合,使得财务会计成本核算变得相对容易一些了.无论是在中国,还是在世界其他各国,运用ERP来进行企业内外资源全面整合的管理模式已经引起了关于管理思想和管理技术的新革命,越来越受到生产企业的重视.而ERP在财务管理中的运用一直是企业所关注的焦点.由于企业外部环境和内部管理模式的变化速度不断加快,对财务管理功能提出了新的要求.借助ERP在企业财务管理中的运用,不仅使得传统企业财务管理的范围扩宽了,而且还创造了竞争优势和企业价值目标的实现.本文首先简述了ERP的定义,然后研究了在财务管理中运用ERP的必要性,以及ERP在财务管理中的具体运用,最后分析了我国企业实施ERP的难点和对策.

[关 键 词 ] ERP财务管理必要性运用

无论是从财务发展到企业管理,还是从制造资源计划系统到资源计划管理系统,企业管理始终要围绕着财务管理.财务管理的主要对象是企业的资金流动,它是企业经营结果的主要表现手段.所以,一直以来财务信息系统是企业在实施ERP时所重视的焦点.基于企业外部环境和企业内部管理模式处于不断变化的状态,世界各国对财务管理功能提出了新的要求.

一、ERP的定义

ERP是Enterprise Resource Planning的英文缩写,翻译成中文就是企业资源计划.所谓企业资源计划系统就是将物质资源、资金资源和信息资源集于一体的,主要是面向制造行业的企业信息管理系统.企业资源计划最早是在上个世纪九十年代由Gartner Group. Inc咨询顾问与研究机构提出来的.ERP由于具有非常强大的系统功能以及灵活的应用环境和实时控制能力,是目前企业管理信息系统中使用最普遍,也是最多的一种形式.ERP的意义主要在于以经营资源最佳化为着手点,整合企业的外部资源和内部资源,实现企业经营效率的最大化.企业通过运用ERP可以实现对企业资金、人员、信息以及货物的自动化管理,它具有财务管理、供应链管理、项目管理、人力资源管理以及市场销售等多种商业功能.企业资源计划在企业以计算机实现企业管理的信息化和自动化,提高企业工作效率,具有十分重要的现实意义.随着ERP的不断发展,它包含了MRP和MRPII两个方面,但是今天的ERP概念几乎已经成为了企业信息化的代名词.

二、基于ERP环境下企业财务管理战略的必要性

1.ERP财务管理战略加重了企业核心竞争力的砝码

早在上个世纪八十年代早期,许多管理学家对主流企业理论以及以梅森一贝恩范式为基础的企业竞争优势外生论提出了异议.然后通过鲁梅尔特等人的研究证实:企业获得超额利润的竞争优势主要是来自企业自身的某种因素,而不是来源于企业外部市场力量,也就是说,企业的核心竞争力是决定企业竞争优势的关键因素.核心竞争力是企业经营战略目标的主要内容,是企业发展壮大不可或缺的核心力量.

2.ERP财务管理战略进一步明确了企业的发展方向和目标

基于ERP环境下的企业财务管理系统,它是企业管理者进行管理的理论依据和手段,进而确定企业发展方面和目标.由于现代企业所面临的外部环境在不断地变化着,对各企业带来了极大的压力,但同时又给企业带来了新的挑战和机遇.另外,现代信息技术的大力发展,加快了世界的发展进程,当今世界发展的最终趋势就是经济的全球化,企业除了要面临国内企业的竞争外,还要面临国际企业的竞争,企业也意识到知识经济时代的来临大大缩短了企业产品的生命周期,企业需要从根本上实行战略管理来适应以顾客导向、竞争激烈以及变化快速为特征的外部环境.ERP财务战略管理系统是一种以企业未来发展,并且能够主动适应环境的新型管理形式,它已经成为现代企业一个鲜明的特征,有助于企业管理者勇于迎接企业所面临的各种挑战和机会.

三、ERP在财务管理中的运用

基于ERP环境下的财务管理系统由于能够大大优化企业的资源管理,越来越广泛地运用到现代企业中,为现代企业发挥非常重要的作用.以下结合理论和实际,谈谈ERP在财务管理中的运用.

1.理解和掌握ERP系统的运作模式,彻底转变传统的财务管理理念

ERP系统是以财务为核心的企业资源管理系统,财务人员要充分运用现代财务管理理念,转变过去传统的“数据计算器”,成为现代“分析监控仪”,实现对企业经营情况的实时监控.财务人员要做到以下几点:一是会计工作迁移.ERP系统中的会计核算主要是以集成会计核算凭证为依据,现在大部分由业务人员取代了过去由财务人员完成的会计工作,财务人员要实现从过去对商品的进、销、存等事后管理到现在的事中监控的转变,对经营部门的数量、价格、费用以及资金的回笼情况进行实时监控,实行集成会计凭证清帐.二是核算工作迁移.ERP系统克服了构建高效核算机制的技术和时间上的难题,进行集中核算,减少核算的次数,提供了更加准确可靠的会计信息,为企业做出正确的经营决策提供了更好的帮助.三是管理工作迁移.通过ERP系统进行集成后的会计信息,经过财务人员对数据进行加工处理后,要加强和其他部门之间的沟通,充分利用合理的费用开支来实现利润最大化.

2.全面运用ERP系统中的管理会计功能,为企业的经营决策提供更好的服务

ERP系统的管理会计主要可以分为五个部分,分别是:成本要素会计、成本中心会计、利润中心会计、获利能力分析以及内部订单分析等.首先以固定时间长度为单位,对企业内部各部门进行模拟会计核算,并编制模拟损益会计报表,按照销售品种运用利润中心会计考核创利情况.其次充分发挥ERP系统中预算控制功能的作用,抓好企业费用预算管理,把费用进行细化分解到每个成本中心,在系统中分析成本中心的费用开支和费用预算的合理性,保证成本中心各项费用开支的真实可靠.三是发挥系统中的信用管理功能和价格控制功能,加强财务往来的跟踪管理.四是利用系统中的资产模块的功能,加强企业的资产管理.ERP系统可以避免人为的调整折旧、长期待摊费用,并且实时查看资产的价值库存情况,资产管理人员可以定期与实物管理部门核对财务固定资产的价值情况,为企业的资产账实相符提供保证.

3.注重ERP系统的数据基础工作,保证ERP系统基础数据的准确性和实时性

企业实施ERP后将成为一个实时开放的企业,ERP系统将所有经营信息的实时性都体现出来.其价值核心就是体现财务信息高度集成的即时性,它能将企业经营成果实时地反映出来.财务人员是无法对ERP系统集成的会计信息进行事先控制,但是必须要进行实时监控分析,把好ERP系统的监控关.一要每天对各批发点和零售店的销售订单进行查询分析,保证销售模版及时地导入ERP系统中,检查订单的交货、开票工作的完成情况,销售价格的到位情况等,一旦发现问题立刻反馈到销售模版中,以便进行及时调整.二要及时更新维护物料模块的数据,主要是各种物料的价格.三要将财务的自有数据必须及时录入ERP系统中,包括成本费用以及费用的报销等.另外,必须运用标准路径来处理会计业务,促使财务分析工作更加快捷.

四、我国企业实施ERP的难点和对策

1.我国企业实施ERP系统的难点

1.1 认识不全面

缺乏对ERP项目所代表的管理思想、管理信息系统以及管理软件的有关认识,而将其视为计算机项目.计算机系统只是进行管理的工具,ERP项目是管理工程,而不是计算机项目,它是一种全新的企业管理模式,是一项工作繁琐且周期长的管理系统工程.

1.2 目标模糊不清

对于实施ERP项目而言,没有明确的实施目标就好像是无头的苍蝇,到处乱撞,就把握不住方向.目标定得过高,不符合实际,将使得企业战略目标很难实现,目标定得过低,就很容易导致目标变得模糊不清.目标一旦变得模糊,具体的实施工作就很难得到有效实施,工作就失去了重点,导致投资过大而收效甚微的状况.

1.3 具体实施过程出现的问题多

ERP的集成性与实施中企业各部门之间的协调性差的问题,ERP的先进性于企业管理人员各方面素质差的问题,应用范围广和数据准备工作量大的问题,计划的精确性和IT系统基础数据达不到要求的问题,企业需求和系统工作重心偏离的问题,资金投入高和收益慢的问题等等.

1.4 企业基础管理不强

我国企业基础管理普遍存在有章不循、有法不依的现象,缺乏管理战略观念,他们对业务流程和财务核算等都不熟悉,销售部和财务部的客户数据对不上等等.由于这些因素,企业没有具备ERP实施的条件,长此以往,就导致即便是素质优良的企业受到外部环境的影响也变得难以规范运作.

2.我国企业有效实施ERP项目的对策

2.1 建立与ERP应用相适应的组织结构

组织结构和信息系统在本质上存在着一定的联系.由于ERP项目的运用关系到企业的很多方面,例如领导的参与、领导做出的决策等.所以,企业有必要在组织结构上进行调整,组建一支有丰富经验的管理者的管理小组,主要任务是研究和规范企业业务流程、财务核算流程,进而推动整个企业的信息管理系统发展.

2.2 高层领导大力支持,引导中低层员工积极参与ERP系统的实施过程

ERP项目的实施是一个系统的管理项目,其实施工作涉及面很广,包括业务流程重组、管理模式的转变等企业的方方面面.由于ERP在实施过程会损害某些人的利益,在具体实施过程中会受到一定的阻力,这就需要高层领导的大力支持,克服重重困难,保证ERP的顺利实施.对于企业的中层管理者,主要任务是制定企业局部目标和执行企业的管理政策,而对于企业的基层人员,要积极参与到工作中来,了解和掌握怎样通过ERP系统来提高日常决策的准确性,以及在ERP的实施过程如何配合其他部门的工作,进而来调整自己的工作方式和工作内容,为ERP的成功实施作出贡献.

2.3 强化各级管理者的后续培训

ERP系统的最终使用还是在业务管理上,其执行者是各层级的管理者.管理人员的积极参与是保证ERP系统实施取得初步成功的前提和基础,但是随着企业的不断发展壮大,ERP系统的应用也会随着变得越来越广.所以,为了满足这一需求,就必须对广大管理者进行更加深入的培训,不断提高他们的应用水平,为ERP系统的实施提供强有力的支撑.

总而言之,ERP系统体现出了现代人的管理思想和管理模式,有效地整合了企业外部资源和内部资源,其实施的过程就是观念和体制改革的过程.要充分发挥ERP系统的真正作用,首当其冲要学习和掌握先进的管理思想,只有企业内部充分认识了ERP的管理思想,才能通过企业内部各部门之间的协同合作,共同做好ERP实施工作.ERP系统运用现代管理模式使得企业管理和运营模式得到大大改善,直接提高了企业的市场竞争力.企业管理的本质就是要实现财务管理的高效化,ERP财务管理系统正好为企业的财务部门提供了一个良好的平台,财务人员在ERP系统的实施过程中应该勇于创新,大胆尝试,以促进ERP财务管理系统更好更快地向前发展.