ERP项目实施中各方关系与组织协同

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摘 要 ：ERP是是当前企业管理改革的突破口.ERP的实施推动企业的高效管理,帮助企业解决复杂问题并整合了企业整体资源.本文以用友软件为例,着重论述ERP在实施中各方关系、存在的问题以及解决方法,说明ERP实施中只有达到各方的高效合作,才能实现实施问题最少化,提升实施的成功率.

关 键 词 ：ERP；实施；协同

中图分类号：F270 文献标识码：A

文章编号：1005-913X（2015）04-0207-02

用友公司是亚太本土领先的企业管理软件提供商,中国最大的ERP供应商.中国500强企业超过60%是用友的客户.选取用友ERP软件作为项目实施代表,具有典型意义.

一、ERP项目实施的关系主体及其联系

ERP项目实施主要涉及到三个利益主体：用友集团、用友各区域分公司、用户.

在ERP项目实施中,用户方结合企业内部控制提出需求,反馈给用友各区域分公司的实施顾问,实施顾问作出职业判断,原有系统能满足需求的,由实施顾问直接实现；不能满足需求的,实施顾问与分公司客开沟通,能够通过二次开发实现的,交由客开完成,必要时寻找用友集团协助；评估后无法通过二次开发实现的,客开及时告知实施顾问,由实施顾问向用户方反馈、沟通,请用户方调整需求.

二、ERP项目实施的组织协同

在ERP项目实施中,兼顾各关系主体利益与诉求,最终达到协同一致,是项目成败的关键.

(一)用户方

用户方的首要任务是完成ERP项目的前期准备工作,包括成立ERP项目团队、员工的前期ERP知识培训、管理层需求分析、ERP软件的培训等等.然而,在实际的ERP项目实施过程中,用户方,尤其是单位领导,往往忽视前期准备工作,盲目跟风,仓促购买软件和硬件；或完全寄希望于外部实施顾问.殊不知,在整个ERP项目中,顾问能做的工作是有限的,顾问在企业实施的时间也是有限的,也就是在合同里所规定的天数.解决这个问题的最好方法就是借鉴外国成功案例,外国企业在前期的时候都会介入咨询公司,他们的主要工作是：诊断企业管理中影响竞争优势的问题,提出有效的解决方案；进行企业对信息技术的需求分析,编写投资分析和可行性分析报告；协助企业规划信息化工程的建设,评价和选择软件企业及产品；承担实施知道或项目管理,协助企业取得真正的实效.

财务是ERP的核心模块和职能.在ERP实施中,领导人在整场的实施中负责监督和控制,会计人员主要作为直接执行者.现实中,会计人员普遍对ERP认识不够.我国ERP事业起步较晚,人们的思维观念还未充分认识到ERP的意义及重要性.多数单位ERP主要是购买财务模块以来代替手工核算,仅仅是从减轻会计人员负担、提高核算效率方面入手,根本未认识到建立完整的系统对企业的重要性,使现有会计提供的信息不能及时、有效地为企业决策及管理服务.目前大家还只是还停留在对于数据的核算层面上,没有起到管理的作用,功能过于单一,削弱了其在管理方面的应用价值.此外,会计人员计算机方面不足.现在很多会计人员只会基本的办公软件和做帐能力,而他们计算机的水平存在很大的不足,不能把财务方面上的流程和企业运营流程完美的结合,这样一来导致有一些需求得不到解决.

可行的解决方案包括：一是,转变观念.ERP财务模块是以电子计算机为主的现代电子信息技术应用到会计中,用电子计算机代工记账、算报账,以及部分替代人工完成对信息的分析、预测、决策的过程,以提高财会管理水平和经济效益,进而实现会计工作的现代化.企业要认识到这一点,及时转变观念,真正意义上认识ERP财务模块,要同时重视人才和ERP,要意识到ERP财务不单是核算工具和方法的改变,也是对会计本身一次重大的革命,这次革命不仅减轻了会计人员的劳动强度,并且使会计人员有更多的时间用于企业的管理工作,提高了会计工作效率,为决策者提供可靠的数据,从而促进企业经济业务的发展,提高整个会计工作水平.二是,技能培训.会计工作人员在工作中要不断学习新的相关技术和知识,丰富自身的专业知识储备,提高自身的专业技能,并多渠道、多角度、全方位地掌握科学的信息知识、网络知识、计算机知识和管理知识,将这些相关知识引进到自己的工作流程中,不断改进工作方法,完善知识结构,实现个人价值.

单位可单独选派一名会计人员参加ERP软件设计的全过程,掌握一定的源代码.这位会计人员不进行会计业务处理,主要负责与会计主管人员勾通,了解软件使用过程中需要完善的事项,积极地与软件工程师协调,把会计语言翻译成编程语言.这样,主管会计人员就可以随时根据新业务、新情况调整报表之间的勾稽关系.尤其是在软件系统升级和执行新会计准则的情况下,更为便捷.一方面,软件的设计会与实务相一致,另一方面也可以节省一大笔软件升级费用.

(二)实施顾问

现在ERP的竞争不仅是不同品牌的竞争,有时候还会是同一个品牌不一样产品的竞争,在这个过程中授权人为了自身的利益,往往会高估自己产品的优点,而没有结合用户的真实需求来引导用户购买适合自己企业的产品.在实施中如果客户想要的需求实施做不到时,到时候纠纷就会产生出来了,最严重的就是产品无法实施下去,导致双方都会受到损失.最好的解决方法就是授权人员要做到职业道德诚实介绍产品,犹如会计中讲到的谨慎性原则.

软件实施顾问是ERP项目实施中的桥梁.ERP是一个工具,它是不能自行实施和维护的,稍有松懈,应用水平就会降低；要把ERP实施的越来越好,人是最关键的,而整个过程中实施顾问与用户方、客开及集团均关系密切,需要从中不断沟通、反馈、调整,以达到多方满意.这样一来对实施顾问的职业水平和素质要求就很高了,一名优秀的实施顾问首先应明确自己的职责,具备一定的知识技能经验及实施能力,不断铸造自身的胜任能力.

ERP实施顾问的主要工作内容是针对不同的用户搭建符合客户实际情况的软件平台.其重要意义体现在丰富并发挥软件功能,配置适合使用对象的软件.实施后的软件所达到的效果,不仅适合用户群体的个性化使用,并且在使用过程中逐渐体现软件的价值.ERP实施顾问的实际操作经验对于企业能否成功上线ERP至关重要.他们知道什么该做,什么不该做,从而避免出现错误或者保证少出错误.即使出现错误,一个经验丰富的ERP实施顾问,也能快速找到修正错误的实施途径.简而言之,ERP实施顾问,需要能够运用自身的实践经验,分析企业的现状,纠正企业目前存在的偏差,帮助企业更快更好地达到管理目标.此外,一个好的ERP实施顾问,能够帮助企业组建ERP团队,并对ERP项目进行规划,对企业内部员工进行应用培训.实施ERP项目时,企业员工基本上都没有ERP项目实施的经验,不清楚在实施过程中会出现哪些问题,哪些任务是关键任务,不知道ERP实施团队需要哪些人参与.在ERP实施过程中,客户要进行基础数据的收集、核对,流程的梳理、确认,这些内容都要在顾问的指导下进行. 应当注意的是,实施顾问在项目上的一个阶段性目的就是要尽早让ERP系统上线,尽快拿到企业支付的实施费用,但不是以实施费为第一目的,项目的实施是一个长远的规划,在系统上线之后,将由实施状态转为维护状态,需要顾问后续进行跟踪不定期回访.正因为顾问在企业的时间是有限的,尤其是那些同时忙于几个项目的顾问来说,时间就更是宝贵,因此企业的前期准备工作十分重要,不仅可以尽快推进项目进度,且顾问在项目中能够提高效率,这样就减少了顾问做高价值工作的时间,但若企业愿意增加顾问天数延长实施周期,那就另当别论.

(三)客开

客开在ERP项目实施中主要从技术上对项目进行支持.客开中领导人及开发顾问是主要的构成部分.

用户开发的领导人有时候只考虑到后期的维护费用,而没有评价一个工作量和任务的难易程度,就赶紧接单子.因为开发是一个很耗时的工作又加上难度大的任务有时导致前期的工作压力很大,有时候成本大于收入而属于亏损状态,就很难再持续下去,因此,在承接项目时,应综合评估,切忌短视、急功近利.

开发顾问内部管理是一个很关键的因素,管理制度最好能以工作完成情况来衡量,这样才能使工作效率提高；与之相悖的是,大部分开发团队是以时间来衡量.每天工作时间从早上9点到晚上10点周六再加班,这样一来不仅效率没有提高,长此以往对客开的个人健康亦会产生不良影响.开发顾问职业素质要求很高,不仅要有高超的技能,还要有很好的沟通能力和健壮的身体,只有这样才能长期胜任这样的岗位.

(四)用友集团

用友集团作为ERP项目实施的“大后方”,主要负责标准化软件的开发及集团协作.

企业在选择国产软件时,归纳起来主要有两点理由：一是便宜,二是好用好改.选择进口软件则是考虑引进先进管理思想,产品集成度高、成熟可靠.因此开发国产ERP软件,要注意几个问题：一是要密切注意现代管理思想和方法的发展；二是要体现供应链范围的信息集成,尤其是物流同资金流的集成以及灵活适应业务流程重组的要求；三是要考虑计算机技术和网络通信最新技术的发展,有一个较高起点的开发平台；四是要照顾到量大面广的企业,考虑到企业的承受能力；五是一定要高瞻远瞩,着眼于长远未来发展.

实施顾问即使能力很强,但是在实施过程中还是会遇到一些自己不能解决的事情,比如一些应用的限制没开放、模板的使用权限、用户使用的速度跟踪等等,这样一来就要总部的实施人员来协助支持,但是他们平时工作面对的是全国的实施顾问,这样在一定程度上响应速度降低很多,如果遇到大的问题可能还要等上两三天甚至更久,有时候就会影响到用户的上线时间,因此,集团本部的资源调度是否充足,协同支持是否到位,亦是项目成败的重要砝码.

三、结束语

合理解决ERP在实施中的问题,可以更快更好地把好的产品和管理理念传递给用户,使双方达到共赢.

从以上论述可以看出,要加强ERP的实施,关键在于充分调动四方的力量,合力配合,这样才能使实施中的问题降到最少,使实施成功率提高,同时要不断地学习西方先进的ERP管理软件的理念,这样才能达到使ERP方便、快捷、准确、安全地为用户提供服务的目的.