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[摘 要] 本文通过实证研究贵阳高新丰茂有限公司ERP的应用,以给相同企业借鉴意义.本文先研究了贵阳高新丰茂有限公司实施ERP前的企业问题,结合企业的实际需求,根据国内外对ERP实施的评价体系,分析了贵阳高新丰茂有限公司使用金蝶K/3 ERP软件的效果,得出评价指标后,分析该公司应用ERP软件成功的因素.
[关 键 词 ] ERP 贵阳高新丰茂有限公司 应用分析
贵阳高新丰茂有限公司是一家拥有矿山资源开采、矿产品精细加工、矿山投资开发、化工大宗原材料、物流等多元销售产业为一体的综合性贸易企业,业务延伸到东南亚,随着业务的增加,业务量的不断增加和客户数量的增多,使得贵阳高新丰茂有限公司在管理上出现了一些问题如下:
1.物流管理方面:公司因为其产品特征及市场要求,对存货有着严格的批次及保质期的管理,对库存情况的及时性要求非常高,在原手工账的情况下,企业负责人无法及时准确的了解的库存.另外,销售部门也无法及时掌握企业库存的变化,常常出现客户拿着提货单去指定仓库提货时提不到货,而其他仓库却有较充裕的库存.
2.财务管理方面:业务部门与财务部门不能很好沟通,造成结算拖延、库存与帐目不符等,先发货后结算的情况下,无法判断客户的信用度以降低坏帐损失的风险,财务对各购销业务的发生情况无法做到有效监控.
3.由于信息相对滞后,无法满足企业的需要:财务信息传递通过层层统计报表,在时间上,脱离了市场经济规律,出现了滞后性,常常出现数字不符、报表不详的情况,难以达到统计数据的及时性、准确性、相关性要求.公司决策层和领导层很难及时地把握来自市场的准确信息,也就无法快速对市场做出正确的决策和预测.
4.成本管理方面:由于企业的会计人员采用的是传统的成本核算方法及核算工具,只是粗放地进行成本核算及成本管理,很难满足公司管理的需要.
5.客户关系管理方面:公司对客户资料档案管理方面没有一套行之有效的方法,所以在对客户进行赊售活动时无法准确评定客户的信用等级.
6.人员管理方面:由于公司是一家贸易公司,在公司前期发展过程中,只关注了业务员的业绩,而对业务员的考勤、销售手段等方面的管理上不是很严格.有时候业务人员为了急于销售产品,就在销售过程中进行了一些很不规范的处理.上述这些问题都加大了公司的经营风险.
贵阳高新丰茂有限公司的董事长认为,从当前企业从规模上看,公司还只能算一条小船,但是逆水行舟,不进则退,甚至会被市场的风浪打翻,信息现代化过程不分企业规模大小,信息化可以完善企业的企业管理,可以促进企业创新,信息化是企业管理创新的平台,信息现代化建设是企业发展的必然,所以要让企业应用上ERP管理软件.
一、贵阳高新丰茂有限公司的总体需求
企业实施ERP的前提条件是必须了解ERP,知道什么是ERP,知道ERP能解决什么问题,知道企业最关心的问题能否用ERP来解决企业的需求,归根结底是我们要弄清楚企业的需求是什么.贵阳高新丰茂有限公司的总体需求如下:
1.实现财务业务一体化
信息孤岛问题阻碍了贵阳高新丰茂有限公司的发展,实现财务业务一体化是我们进行信息化建设的初衷.从硬件和软件上保证财务业务的协同,在加强对企业资金流管理的同时,加强物流控制,达到真正有效的经营运作监控.
2.严格库存管理
库存是连接企业内外的枢纽,而且库存占用资金情况直接关系到企业资金周转问题.根据产品的生产工艺、材料定额和制造部门的生产计划,科学进行材料采购,材料的收、发遵循严格的控制程序,在保证生产顺利进行的同时,尽量减少库存成本.
3.优化企业的业务流程
结合计算机环境下企业管理模式的新要求,综合考虑公司的业务特点和企业软、硬件条件,设计最优业务流程.实现“信息集成、过程集成、功能集成”,实现“一张原始凭证(销货、购货、入库单、领料单等)一次录入,业务核算、统计核算、会计核算全部自动完成”,实现对业务过程的科学严格控制,真正提升企业的核心竞争力,满足企业的长远发展需要,应对竞争激烈的市场环境.
4.加强企业外部以及内部往来款的控制
借助核算项目管理和往来管理,加强对收支的管理,节省成本费用支出.对每一笔的往来款进行账龄分析,对每一笔资金的来源和使用情况进行分析,减少不必要的开支,进行个人往来管理,利用个人往来将每笔支出所引发的资金管理责任落实到人.
5.加强物料成本核算和管理
对公司的原材料,半成品,产成品的出入库成本进行精确的计算,弥补之前手工情况下对成本计算不准确、不及时的不足.
二、 软件选型过程
贵阳高新丰茂有限公司下定决心建立企业信息化管理系统,引进ERP加强企业资源管理,提升整个企业的管理水平,为此专门成立了ERP项目选型小组,并提出要求:ERP软件必须是成熟的产品,包括对环境的适应性、实践的成熟度以及技术的成熟度,挑选最适合本企业管理模式的企业管理软件,需要具有针对行业以及业务的解决方案,软件供应商在IT界需有良好的信誉,该ERP产品需要有高水平的本地化技术支持,有较强的实施队伍及项目实施经验,具有比较标准化的实施流程,ERP厂商的售后服务质量比较好,该ERP产品具有比较合理的价格.具体进行ERP选型的原则如下:
1.信息集成原则.各模块之间的信息应有高度的集成,做到数据的统一管理,软件设计时要有预留接口和字段,以备企业将来之用.
2.最终衡量标准原则.衡量ERP选型工作质量好坏的最终标准是看ERP在企业的推广应用中能否取得成功.成功是各项工作因素的综合表现,因此凡是与选型相关的因素都要尽可能考虑进去.
3.功能与技术并重原则.功能完善、技术先进的软件是不多的,技术先进于企业的软件,企业不见得用得好,要准确地把握二者的结合点.
4.注重将来需求原则.软件的选择要有一定的时间长度,在此期间内,不需要过多的更新也可以满足将来企业的扩张、技术复杂化的需求.
5.恰当的评价方法原则.选型涉及较多因素,须在充分听取专家意见的基础上,对这些意见加以统计处理,综合评价,确保评价结论的准确性和权威性.
6.易操作性原则.设计优秀的软件,应该操作简单、界面清晰、易于理解和接受.
7.模块的先对独立程度.软件的设计不一定追求大而全,最好有一些相对独立的子模块,供企业选择使用.
8.易于二次开发原则.这一原则很容易被用户所忽视,其实任何软件都不可能一步到位,二次开发不仅不可避免,而且非常必要.只有进行必要的二次开发才能有效地将企业自身的优秀管理思想固化下来,也只有企业自身的技术人员全力地参与,二次开发才能获得理想的效果.因此,易于二次开发原则是非常必要的.
三、贵阳高新丰茂有限公司所采用的ERP 系统简介
贵阳高新丰茂有限公司采用的是金蝶K/3 ERP ,其业务功能覆盖了账务、销售、采购、库存、银行、客户关系管理、生产装配和成本管理等企业管理所覆盖的方方面面的内容.企业的各种业务数据高度集成共享,避免了信息化建设的重复投资.
金蝶K/3 ERP为资本管控型的多元化企业集团提供财务、预算、资金和高级人才的管控体系,为战略管控型的集团企业提供集团财务、企业绩效管理、战略人力资源、内控与风险的全面战略管控,为运营管控型的集团提供战略采购、集中库存、集中销售与分销、协同计划及其复杂的内部交易和协同供应链的集成管理.主要有以下八大模块子系统:财务管理、供应链管理、生产制造管理、销售与分销管理、人力资源管理、办公自动化、客户关系管理、商业智能 .
四、贵阳高新丰茂有限公司ERP应用分析
1.贵阳高新丰茂有限公司的运作更加规范,极大地提高了工作效率.系统应用的最基本的管理目的就是减少重复劳动,提高工作效率.系统中广泛利用读取、自动生成等功能,实现了数据一次性输入,反复利用.广大业务人员从繁杂、单调的单据操作事务性工作中摆脱出来,将更多的精力投入到客户挖掘、业务谈判中去.
2.贵阳高新丰茂有限公司的采购提前期缩短,费用节省.采购人员能够集中精力进行价值分析、货源选择、研究谈判策略,有效地缩短了采购时间和采购费用.同时,因为有效地遏制了盲目采购,使得库存成本显著提高.
3.建立以客户为中心的管理机制.在一个瞬息万变的市场中,时间就是金钱.高新丰茂公司对经销商、客户以及其他合作伙伴的情况做到了“了如指掌”,在方便合作的同时,也提升了企业形象.公司明显缩短了交货期,极大改善了交货承诺的实现,同时快速回应客户查询,提高了顾客满意程度.
4.由于ERP管理系统采用了模块化的架构,有着良好的灵活性和可扩展性,高新丰茂公司对未来的业务发展能做出更好地准备,降低了系统的总拥有成本.5. ERP系统是一种先进的管理思想的载体,能够提供集多方优势于一身的管理思路,对传统企业的一些“疑难杂症”有着较好的“疗效”.转变和提升了贵阳高新丰茂有限公司管理层的思想,增强了自身的应变能力.
综上,贵阳高新丰茂公司实施ERP项目获得了阶段性成功.
五、贵阳高新丰茂公司ERP实施的成功因素分析
贵阳高新丰茂公司在实施ERP前进行了充分的可行性分析.公司对自身的业务和管理现状进行了一次全面检查,详细分析了公司的具体需求,综合评估了实施ERP项目的效益、成本和风险.但在实施过程中决不是一帆风顺,管理层对ERP的认识也是在实施中不断加深的.
总结高新丰茂公司的成功经验主要有以下几点:
1.公司需求分析明晰:企业在全面分析自身管理基础的前提下,能否准确、清晰地提出自己对ERP项目实施的要求和通过ERP实施要达到的目标,是ERP项目前期准备工作中举足轻重的关键问题.
2.公司领导的投入和承诺:领导强有力的支持与推动力度,高层领导宏观调控、微观把握,不仅为项目明确方向,还关注项目管理的具体细节,亲自参与业务流程和数据的决策,有效地保证了项目的进度和质量.
3.企业培训工作到位:为了成功实施ERP,使企业高层领导、部门业务骨干和普通员工在不同层次上系统地接受ERP原理、相关管理理论及应用方面的知识,培训工作是不可或缺的.培训工作贯穿于公司ERP实施的全过程.可以说,对员工的培训过程就是不断化解实施阻力的过程.
4.基础数据准确、及时、完整:目前业界普遍流传有“三分技术,七分管理,十二分数据”的说法,基础数据是否确、及时、完整也是决定ERP项目是否能够成功的一个决定性因素.ERP是建立在业务流程数据准确性和时效性基础上的企业管理软件,如果企业不重视数据的准确性和时效性,那么,ERP系统非但不能有效地提升企业管理水平和市场竞争力,反而会给企业的正常运转带来灾难.对贵阳高新丰茂公司来说,基础数据的收集是ERP实施过程的最大难点之一.因为公司的管理模式是传统的经验型管理,基础数据的缺乏和紊乱是公司的严重问题.在收集这些基础数据时,贵阳高新丰茂公司走了很多弯路.因此深刻的体会到:企业在上ERP前必须建立科学合理的工作标准、作业时间以及符合ERP要求的完善的数据制度,以确保数据的准确、及时和完整.
另外更重要的是,ERP项目资金预算充足以及企业中的TI技术应用氛围良好也是高新丰茂公司成功实施ERP的项目保证.