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随着计算机信息技术的快速发展,信息化建设成为我国国民经济发展的重要组成部分.在教育、科研和工业领域不断成熟和发展的计算机辅助工程以计算机为辅助工具,配备计算机的专门软件用于辅助人们完成各领域特定的工作任务,提高工作效率和工作质量.计算机辅助教学、辅助设计、辅助制造技术等,以及电子商务在经济贸易中的应用,都为我国的现代化建设发挥着巨大作用.
一、档案管理自动化前期工作和存在问题
1.档案管理自动化的准备工作.为实现档案管理自动化,需要购置计算机编制软件.另外,还应该做一些准备工作,包括制作档案卡片,进行必要的档案整理和主题标引,编辑档案词表,组织档案机读数据库等.我们知道计算机系统具有很大容量的存贮器,能存入大量的档案信息.但是,在实践中如果把所有档案信息内容全部输入到里面,恐怕超出存贮器容量.况且,这样做也不现实.因此,一般的计算机档案自动化系统只存贮档案的卡片信息,它反映着档案的主要内容,基本上能满足多数利用者的要求.
2.档案工作存在的问题.在档案管理工作实践中,档案编目、调卷、库房管理等工作中存在以下问题.（1）缺乏高效能的检索工具.由于目录不完整,检索工具落后,往往在调卷时很难做到快捷、准确,造成档案利用率低.（2）检索困难.利用者盲目查找档案,在检索过程中,误查率和漏查率比较高,使档案利用者难以达到预期目的.（3）档案工作者在旧的管理模式下很难随时掌握大量馆藏档案的库存和调阅情况.档案管理人员首先需要查找登记目录,才能确定并找到所需档案存放的具体位置,才能知道该档案是否还在库里保存,有多少因损坏需要托裱,有多少该复制、销毁或被借出.
二、计算机应用于档案工作的必要性和可能性
1.计算机系统和信息网络技术是现代化科学技术发展的产物.电子计算机是一种能按照人们事先存储的程序进行自动的高速运算大量数值有各种信息处理功能的现代化智能电子装置；计算机网络是计算机技术和通信技术密切结合的产物,在信息社会中起到非常重要的作用.从某些方面说,计算机网络技术的发展反映着一个国家的计算机科学技术和通信技术发展水平；而且,也是衡量其国力及现代化程度的重要标志之一.
2.当前,档案人员对实践活动中产生的数量浩大的档案文件,需要进行去粗取精,做好收集、整理、编目、检索和库房管理等各项工作.如果各环节工作全部需要依靠传统的手工操作很难保证其质量和效率；要想改变落后的手工操作模式,必须在改革中求发展,科学地应用计算机信息处理技术改进档案管理工作,实现档案工作现代化.
三、计算机在档案管理工作中的应用及作用
计算机的广泛应用是网络化社会对信息化发展的要求,也是档案部门提高档案管理的效率和质量,实现现代化管理的迫切需求.
1.计算机能够存贮档案.在档案管理中人们可以把文件全文输入到计算机中；也可以以每份文件为单位,建立档案卡片,然后把一张张卡片的内容输入计算机.总之,档案可通过各种方法存入计算机,做成机读档案数据库.在此基础上,人们可以用计算机自动编制各种目录和索引,通过计算机复制库房中的档案,做档案信息交流.
2.计算机能够快速、准确检索档案.它不仅可以按照分类号、档号、作者、立档单位、形成时间等快速查出所需档案；而且,可以按若干检索途径的逻辑组合,从主题出发快速检索出有关档案,然后用印刷体文字输出检索结果.在计算机技术与微缩技术和激光技术有机结合的条件下,还能重新再现各种形式的文件原始模样,其中包括文件的图形、原稿手迹和印章等.计算机能方便快捷地从档案涉及的内容出发进行检索,使档案的检索效率得到极大提高.
3.计算机能承担档案库房和调阅台的管理工作.可随时报告库房存档现状,严密检测库内环境指标,能进行一系列档案调阅事务的处理工作.其中包括,对读者作各种方式的保密检查,准确指出所借档案的有无或存放位置,定期做档案利用情况统计分析等.
4.将计算机技术与通信技术相结合,能建立网络化的档案自动化系统.利用者不论在任何地方都可以通过显示终端远距离进行档案检索,可利用网络化的档案自动化系统检索分散存放在各地的档案.若将计算机与微缩技术相结合,可进行档案的微缩和复制,能够减少档案库房的占地面积,并便于保管和利用.
5.档案自动化系统的局限性及人的重要性.档案自动化系统的功能可以尽量加强.但是,即使系统再强,也不能完全取代人工.在任何情况下,起主要作用的始终是人,是档案工作者,而不是机器；计算机只不过是我们手中的工具和得力助手,人对计算机的指挥,是通过编制好的工作程序进行的.人通过对原始信息的整理,做好标引、填写卡片、编制档案词表,然后,存入计算机系统,才能实现提高检索效率的目的,更好地发挥其作用.同时,要加强档案人员队伍建设；不断强化档案现代化意识加快档案管理现代化建设.逐步提高档案人员的档案业务知识和计算机专业技术的应用能力,尽快适应新时代对档案工作的新要求.
四、计算机应用给档案工作带来的新问题
计算机和信息技术的普及和应用,形成大量的电子文件信息,它是档案工作今后研究的主要对象.原来的传统模式被重新审视；原有的管理原则、工作程序将得到补充和更新；档案学理论体系也要得到进一步的充实和完善.所有这些新问题,都要围绕有利于电子文件管理和有效利用及加快档案现代化管理开展.
1.电子档案是由电子文件转化而来.电子文件是指以字符和数据代码的形式记录在硬盘、磁盘、闪存盘或光盘等各种新型信息记录载体上.同时,依靠计算机系统,进行信息存储或提取,并且能够在互联网络上传输文件信息.
2.与传统纸质文件相比,主要特点：（1）信息的机读性和对计算机系统的依附性.纸质文件信息内容可人工识读；而电子文件信息依靠计算机系统完成传输、识读、提取信息内容.（2）电子信息和特定记录载体的可分离性.根据需要电子信息可从原来特定的载体中下载到另外的记录载体或通过网络通信技术传输到其他任何处为利用者提供服务.这样使其原始记录载体也发生改变,与传统档案的原始记录属性有所变化.（3）信息记录载体的多样性.随着信息化社会的不断发展,出现更多新的信息记录载体,使其传输和利用更加灵活、方便,如硬盘、光盘、磁盘、闪存盘、存储卡等新的信息载体.（4）信息存贮的高密度性.计算机系统的硬件和软件决定电子信息存储容量的多少,一般存储器具有庞大高密度的存贮信息功能,从而使其在收集、整理、分类工作中很难分门别类地详细区分存放和管理.（5）多媒体及多媒体技术.根据需要利用计算机系统和信息技术处理,把多种信息媒体复合成一体,加以利用,如数字、文字、声音、图形和图像等成为媒介；磁盘、光盘、半导体存储器等成为媒质；多媒体就是多种媒质和媒介的集合；多媒体技术是指能对多种存储体（媒质）上的信息和多种记录载体（媒介）上的信息进行处理的技术.换言之,它是一项把表现信息的媒体结合在一起,并通过计算机进行综合处理和控制,将多媒体各要素进行有机结合,完成一系列随机互操作的技术.
总之,随着科学技术的迅猛发展,计算机在各领域的广泛应用,给档案事业的现代化发展带来勃勃生机.各行各业在文化建设和经济建设中形成大量的电子文件,使其成为现代档案管理工作中的重要组成部分.我们要转变思想观念,改变传统档案管理模式；建立科学有效的档案管理计算机系统；学习计算机知识,熟练掌握信息技术；强化档案管理现代化意识,做好档案信息化技术管理建设.开发与有效利用档案信息资源,实现资源共享,为我国现代化科学技术的发展和经济建设作出更大的贡献.