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[摘 要]本文阐述了建立工程建设监理管理信息系统的必要性,通过对监理公司各职能部门和监理项目部成员职责的分析,提出了系统的各种功能模块,论述了它们之间的联系,并指出了各种功能模块的实现方法.文章对工程建设监理的信息化管理有一定的实用意义.
[关 键 词]监理；管理信息系统；系统实现
[中图分类号]F270.7[文献标识码]A[文章编号]1006-5024(2007)04-0069-03
[作者简介]严晓东,宁波大学建筑工程与环境学院讲师,研究方向为工程项目管理；
宋晓刚,宁波大学建筑工程与环境学院讲师,研究方向为工程项目管理.(浙江宁波315211)
一、前言
实施建设监理制,既是提高我国建设水平,适应建立市场经济体系和运行机制,更多地吸引外资和先进技术的需要,也是加快我国建设发展的客观要求.
建设监理实施的主要方法是控制,控制的主要内容包括质量控制、进度控制和投资控制.而控制的有效实施则来自信息的及时传递和有效处理.由此可见,信息管理在建设监理工作中占有很重要的地位.
在实施工程建设监理过程中,监理工程师在开展监理工作中要不断预测和发现问题,要不断进行规划、决策、执行和检查.监理工程师在监理过程中的主要任务是进行目标控制,而控制的基础是信息.只有在大量信息的支持下才能进行有效的控制.
在日常的项目监理工作中,监理项目部接触到的信息有：设计单位提供的设计图纸、设计变更,施工单位提供的计划变更、费用报告、施工联系单等各种报表,上级部门下达的文件、有关的法律法规、相应的施工及验收规范,监理项目部自身形成的监理报表及各种会议纪要,以及其他的相关信息如天气状况等.对这些信息进行有效的收集、使用,单靠手工,不可避免地存在着遗漏、延时等种种负面因素,对监理工作造成不利影响.
对监理公司一级的管理而言,随着监理业务不断发展,承担的监理项目逐渐增多,监理档案的数量也随之增加,如何更好地编制、保管和利用监理档案,使之能够更好地适应信息社会的需要,更好地发挥监理档案的作用,也成为监理单位的一项重要工作.监理档案是监理单位在项目实施监理过程中直接形成的,具有保存和利用价值的各种原始记录,是监理工作情况的反映.对于大量的工程建设及监理资料,人工收集也是非常困难的.
有鉴于此,为了有效地进行控制,全面、准确、及时地获得工作信息,就需要建立一个工程建设监理管理信息系统(以下简称系统),以人为主,计算机为辅,对有关的信息进行计算机辅助管理,达到完整、及时地收集、利用信息的目的.
二、系统分析
监理公司在具体运作时,存在着纵横两条管理主线,一般采用矩阵式组织架构.一方面,项目总监受公司的委托,建立监理项目部,对工程建设项目进行管理；另一方面,监理公司内部划分若干部门,对工程项目进行管理.因此,系统必须兼顾两个方面对项目的管理.同时,监理公司的职能部门还应该对所有的项目进行管理,所面向的范围会更加广泛.典型监理公司的机构设置如图1所示.
监理公司直属的职能部门有人事部门、业务部门、技术部门.根据这些部门的职能,可以建立系统的各模块.如图2所示.
人事部门对应的模块为人事管理子系统,主要负责对公司的人员进行管理,包括合同、奖惩情况、工资发放、参与项目等.
业务部门负责监理业务的承接、监理合同和项目的管理,因此,业务部门对应的模块有合同管理系统、投标文件自动生成系统、公司项目情况数据库.合同管理系统对公司签订的监理及其他业务合同进行有效的管理、查询等；投标文件自动生成系统根据招标文件要求,自动生成投标文件；公司项目情况数据库对公司所有的在建、已建项目进行统计和管理.
技术部门负责处理项目进行过程中出现的技术问题,并且对有关的技术资料进行审核.技术部门对应的模块为工程质量事故分析专家系统、工程图纸数据库、监理资料管理系统、工程资料查询系统.工程质量事故分析系统可以根据现场事故的描述,判断质量事故的性质、类型和处理方法.工程图纸数据库对公司所属的所有项目的工程图纸进行汇总,利用计算机进行无纸化管理.资料管理系统则对各项目部上报的技术资料进行归档、处理.工程资料查询系统应该包含国家、省市等有关部门颁发的有关法令、法规、规范、规程等各种信息,用户可以通过查询系统方便地查询到所需的资料,便于在工程中应用.
项目部的主要组成为总监理工程师、各专业监理工程师、监理员,根据《建设工程监理规范》中关于各岗位职责的规定,监理项目部各种岗位涉及的系统模块如图3所示.
总监理工程师所涉及的模块为监理文件生成系统、工程项目管理系统、监理资料管理系统、工程资料查询系统、工程质量事故分析系统等.监理文件生成系统包括监理规划生成系统、监理月报生成系统、监理工作阶段报告生成系统、项目监理工作总结报告生成系统等,可以根据工程项目的实际情况,自动生成各种监理文件.工程项目管理系统负责对工程项目的进度、投资等进行控制,使之能根据计划在投资范围内按时完成.监理资料管理系统负责处理项目部内发生的各种技术资料,与技术部门的监理资料管理系统形成配套.工程资料查询系统、工程质量事故分析系统可以与公司技术部门相同.
专业监理工程师涉及的模块与总监理工程师类似,但是其监理文件生成系统不包括监理规划生成系统,但应包括监理细则生成系统、监理日志生成系统.监理员涉及的模块如图3所示,不再叙述.
三、系统实现
针对上述分析,系统各模块的实现,可以分四种情况：
1.利用已有的商品化软件
以项目管理系统为例,目前市场上的MicrosoftProject、P3等项目管理软件,可以对项目的进度、资源的安排进行调控、对资金流量等进行计算,同时可以实时跟踪进度情况,并输出详细的报表以供决策使用.至于人员管理系统、工程图纸数据库,也可以利用成熟的商品化软件来实现.
2.在现成的商品化软件的基础上进行再开发
监理文件生成系统,如投标书生成系统、监理细则生成系统和监理规划生成系统,可以利用Office软件的VBA(VisualBasicforAppliacation)开发工具来实现.VBA开发系统可以充分利用Office的软件功能,便于开发,而且不易出错.开发这些模块,首要任务是考虑各种条件,然后针对各种条件写入相应的条文.在应用时,只需运行相应的模块,根据提示选择工程类型等实际情况,并输入如工程名称、建设面积等具体内容,即可得到一份完整的监理文件.
3.利用数据库软件开发数据库和管理信息系统
如VisualFoxpro、MicrosoftSQLServer等.对公司项目情况管理系统、公司监理资料管理系统、项目部监理资料管理系统、工程资料查询系统和监理月报生成系统,可以利用数据库开发工具编程实现.其中,项目部监理资料管理系统的内容包括生成监理规划和当地工程建设监理有关主管部门所规定的各种表式,同时,还要考虑相关报表的逻辑联系,考虑数据的冗余性,尽量以最少的数据输入生成所需的报表.同时,还需要考虑字段级、纪录级和数据库表之间的数据完整性、字段有效性等,避免无效甚至是错误的输入.
4.利用高级程序设计语言开发专家系统
如VisualBasic或VisualC++,可以利用VisualBasic编写主要的逻辑判断模块和界面,利用数据库软件编写知识库,这样可以减少代码长度并优化速度,同时有利于知识库的更新维护.
上述各种设计方法,将自编软件和商品化软件相结合,针对各种模块,分别采用了不同的软件开发工具,这样可以减少系统设计的工作量.另一方面,采用模块化的设计手段,使得用户可以按需开发,逐步实现,在应用中对系统进行改进,最终完成整个工程建设监理管理系统.
考虑到发展趋势,在开发系统的同时,可以适当考虑网络技术,采用BS架构,可以更好地将项目部与公司管理部门相结合,实现数据的无缝连接.但是,考虑到项目部的办公场所一般条件较差,很多情况下不能进行宽带上网,大量的工程资料很难通过网络传输,因此,在开发的时候以单机版为主.
上述各模块对硬件的要求不高,目前的计算机都能很好地加以实现.对于其中个别模块,如工程图纸数据库,需要配备工程扫描仪,这可以在企业内统一配置,也可以利用设计单位原始的设计文件.另外,监理资料的录入,需要配备扫描仪.
四、实际应用
根据上述的设计思路,作者开发了监理规划自动生成系统、工程质量事故分析专家系统、工程资料管理系统并应用于工程实际.使用这些软件后,工作效率大大提高,资料的归档、查询等占用的时间减少,资料的出错率大为降低,工程资料的遗缺、错漏现象基本上得到杜绝.这使得工作人员可以抽出更多的时间对工程的进度、质量等进行控制.这些系统的研究已取得了阶段性的成果.