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本文结合项目管理中的实际现象和显露的问题,综合阐述了项目管理领域里存在的几个关键点,包括项目管理的理论、方法和工具、项目实施方法、项目的目标等,并描述了如何去做,才能有效控制项目关键点,提供项目管理水平.
虽然国内众多IT企业都开始重视项目管理,也积极的让员工们参加各种项目管理的培训,但是在实际的项目执行中,往往还是会出现许多不尽如人意的情况,因此,我们需要擦亮眼睛来仔细看看项目管理领域里存在的诸多关键点.
一、项目管理的理论、方法和工具
首先需要认清的是项目管理的理论、方法和工具的区别以及相互关系.
有不少人所掌握的往往还只是项目管理的理论,但却还没有掌握项目管理的方法.而理论的可操作性往往很弱,因此出现这样的情况也是非常正常的.用一句话说,掌握理论只是知道了“What”,但还不知道“How”.而方法会告诉你应该如何去做,它解决了“How”的问题.这样就具有很强的可操作性.但遗憾的是许多培训或者书本,都还是保持在理论的层次.
在日常工作中,经常会听到这样一句话“计划不如变化快”.甚至有人会拿这句话做为挡箭牌,拒绝进行积极的项目管理.实际上,没有一个项目可以在执行中完全遵守一开始制定的计划,尤其是在计划制定得非常详细的情况下.项目的执行过程中肯定会随时发生各种变化的,因此在进行项目管理时,是一定要对项目进行监督和控制的,并设定一些节点根据项目的进展对项目计划进行必要的调整；另外,在制定项目计划时,还应该注意根据项目的规模和时间,从粗到细制定详细程度不同的计划,以保证计划的指导作用和有效性.
还经常听说“以后我们要加强项目管理,使用××软件进行项目管理.”他们不但用软件做出了计划,也产生了甘特图和关键路径图等等,但是实际的工作往往和他们所做出的计划有很大差异,项目管理成效依然甚微.在这种情况下,他们所犯的错误通常是以为有了工具,就可以解决一切问题.实际上,工具是基于方法的,需要和方法相结合.使用工具是为了更好的贯彻方法,如果没有相适应的方法,使用工具甚至会产生负面的效果.
因此,在具体项目实施中,一定要有清楚的项目管理方法,才可能用好工具；同时也必须注意到所选择的工具和采用的项目管理方法是相匹配的.
二、项目管理方法和项目实施方法
其次,也必须看到,在一个项目的执行过程中还同时需要两种方法：项目管理方法和项目实施方法.
项目管理方法是关于如何进行项目管理的方法,是可在大部分项目中应用的方法.而项目实施方法指的是在项目实施中为完成确定的目标如某个应用软件的开发而采用的技术方法.项目实施方法所能适用的项目范围会更窄些,通常只能适用于某一类具有共同属性的项目.而在有的企业里,常常把项目管理方法和项目实施方法结合在一起,因为他们做的项目基本是属于同一种类型的.
那么,项目管理方法和项目实施方法的关系是什么呢简单的说,项目管理方法是为项目实施方法得到有效执行提供保障的.如果站在生命周期的角度看,项目实施的生命周期则是在项目管理的起始阶段和执行阶段,至于项目实施生命周期中的阶段分布是如何对应项目管理的这两个阶段,则视不同项目实施方法而不同.
项目管理方法和项目实施方法对项目的成功都是有重要意义的,两者是相辅相成的,就如管理人员和业务技术人员对于企业经营的意义一样.
三、项目管理和项目的目标
有了合适的方法,还要清楚项目的目标,才能有针对性的进行项目管理.项目的目标是指项目做完后能够支持客户如何运作业务,或者客户可以获得具备哪些功能的产品等.
在项目的实际执行过程中,客户方和项目执行方往往很容易产生争执,出现“先君子,后小人”的情况：开始时大家都是一团和气,或项目执行方为了获得项目合同,先是猛拍胸脯保证没问题,只要是客户方的要求就承诺一定实现.但随着项目的进展,才发现双方的期望有着不小的难以弥补的差距.
这种现象的原因就是项目双方并没有定义清晰的、可实现的项目目标,换句话说,双方并没有真正在项目目标上达成彼此认可的一致.这样就很可能出现不了双赢的局面,要么是最后产生的结果不是客户需要的,要么是客户不断的修改需求,导致项目的进度和质量受影响.
项目目标既是客户期望的体现,也是项目执行方期望的体现,因此它们应该是清晰的和可实现的.同时,清楚的目标也是界定项目是否成功的客观标准,是对项目进行验收和质量管理的重要依据.设定清楚的项目目标,在某种程度上也会让执行项目的rr人员更清楚要做什么,因为在一些项目中,往往会出现片面追求技术的先进和完美,而忽视项目的结果是为谁服务的.因此,为了保证项目双方能够在项目执行过程中愉快有效合作,保证项目的成功执行,双方都应该注意尽快在项目实施初期定义清楚的目标.
当然,完整的项目管理还包括一系列专题管理,如：质量管理、变化管理、风险管理、财务(或成本)管理等,它们的实施要依赖企业内部诸多相关部门的配合,如果一开始就准备在项目实施中进行全面的项目管理(包括诸多专题管理),会存在相当大的难度,因为很多企业的内部运作还不足以支撑这样的全面项目管理,而且大部分人员也不可能在一开始就能全部领会这么多的内容.“罗马,不是一天建成的.”要让项目管理真正进入实际业务运作中,应该结合实情逐步落实项目管理理论中的各项内容.比较合适的步骤是：第一阶段,先进行一般意义上的项目管理,做到可以清楚的定义项目的目标、范围及工作成果等,在这个阶段应该确保对项目管理方法和项目实施方法及体系结构有清楚的认识和理解,并掌握适当的项目管理工具；第二阶段,全面实施质量管理；第三阶段,全面实施变化管理、风险管理以及财务管理.
制定一个切实可行的计划,把“实施和推广项目管理方法”做为一个项目去执行和管理,一步一步去做,你会逐步体验到项目管理所带来的可喜变化！