商务英语判中的礼貌原则与用语策略

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在外贸商务谈判过程中,谈判者除了应具备相关外贸业务、法律知识外,还必须熟练掌握商务英语的运用策略,因为它们的运用程度直接影响到谈判的结果和成效.本文从语用学角度出发,全面分析了商务英语谈判中的礼貌原则在对外贸易谈判中的重要性,探讨了商务英语谈判中礼貌原则及相关用语策略.

一、礼貌原则在对外贸易谈判中的重要性

英语是国际通用语,运用英语进行谈判是国际惯例,对外贸易离不开商务英语谈判.一般而言,商务英语谈判中双方谈判者都会使出浑身解数,力促谈判朝着有利于自己的方向发展.然而,高质量的谈判不仅要实现交易,而且还要促成双方缔结长期友好、合作的关系,为今后在更宽领域的合作做好铺垫.高效的谈判不是以破坏、搞阴谋、战胜对手或从对方那儿得到更大的利益为目的,更不是以牺牲长远利益来换取短期利益.商务谈判实际上是人们相互调整利益关系,最终确立共赢的行为过程.

合作是所有成功会话中的必要成分,而合作的前提是保证谈判双方得到充分、真实、关联、清楚的信息,但是言语交际是复杂的社会活动,在商务英语谈判中,谈判双方都渴望谈判成功,而且特别重视诚信.当对方所提出的需求无法满足时,依照合作原则就应该直接地否定,然而,“否定”这一言语行为本身具有潜在的面子威胁,会导致谈判的破裂.因此,在谈判现场,说话人并不总是按照合作原则来进行交谈,而是需要适当降低明确度,提高信息模糊性、含蓄性和可能性空间.说话人必须使自己的语言礼貌、得体,以获取对方好感,促使交流能够继续友好进行下去,直至谈判成功.

语言学家Leech（1983）提出礼貌原则,他主张在所有的语言交际中,说话人和听话人之间应尽量地表示礼貌和尽量减少不礼貌的表达方式.

礼貌原则的实质是为了缔结和维持与对方的友好关系,其运用过程是分歧意见淡出和相关外部合作信息激活的过程.恰如其分地使用礼貌原则,可以有效地保证谈判顺利进行,促使谈判进入合作原则阶段,最终实现交易.若在谈判过程中不给对方“面子”,本来完全可以成交的买卖也会失去,而礼貌的交际用语重视对方的观点,尊重对方的权利、愿望和需要,迎合对方的心理,能够产生令人愉悦的感觉,从而促成交易的实现,进而扩大对外贸易.因此,我们看到礼貌原则是外贸业务谈判的推进剂,是开启合作原则的铺垫,在对外贸易谈判中具有特别重要的意义.

作者通过对两套商务英语教材和其他相关文献的研究,发现若谈判最终达成一致,合作原则必定是某个议题谈判的终点,而礼貌原则则是谈判过程中的插曲,在对外贸易谈判的不同情境下,起着“润滑剂”和“催化剂”的作用.

二、礼貌原则的“润滑剂”策略

(一)“退避”策略

“退避”策略是在我方无法立刻作出成熟决定,为了避免冲突,暂时中止某议题讨论而延缓谈判步伐的一种策略.“退避”策略采用的是一种委婉的托辞,语言形式上意在回避给出即时意见,以免意见考虑不周或引起对方不快,但从谈判效果来看,它延长了谈判时间,降低了谈判效率.这种策略常见的用语如：

“I’drathernottalkaboutitatthemoment.(此刻我非常不想谈论此事.)”；

“Couldweebacktothatlateron（我们可以稍后再回到这一点好吗?）”；

“Ihen’treallygotalltheinformationIneedtomentonthefunctionsoftheproductatpresent.（我现在还没有得到所有信息来评论这个产品的性能.）”.

(二)“搭桥”策略

“搭桥”策略是以扭转谈判紧张气氛为目的,在遇到对方沉默、做出消极行为或提出反对意见时,能够建设性地询问对方的感受和意见,试图通过表达友好善意,以加强理解,重启友好沟通交流,从而推动谈判的进程.常见的用语如：

“Howwouldyounormallyapproachthepackingissue（你们通常是如何解决包装问题?）”；

“Perhapsyoucouldexplainwhyyouobjecttotheprice.（也许你们能解释一下为什么不同意这个价格.）”；

“Couldyoutellmewhyyouobject（你们能告诉我为什么反对?）”.

(三)以说话者为主体的情感倾诉策略

虽然大多数情形要求我方尽可能使用积极正面的语言,但是在某些特殊背景下,恰当的运用负面语言也会取得良好的效果,只不过此时要将负面情绪或责任局限在说话人本人身上,以减少不愉快的争执,唤起对方的好感和同情,使谈判更为友好合作地进行下去.也就是说,当我方不同意对方观点时,不要批评对方,而是告诉对方自己的感受.例如,不要说“Thisisconfusing.（真是莫名其妙.）”,而可以说成“Ifeelabitconfused.（我感觉有点糊涂.）”或“Idon’treallyunderstandthat.(我不是很明白它.)”；不要说“Thatiswrong.（那是错误的.）”,可以说“I’mnotsureifthatisquitright.（我不确定那是否正确）”.在外贸谈判中,我们也经常听到像Wearesorrytohearthat等(我们很遗憾得知等)／Weregretthat等（我方很遗憾的指出等）/Wearemostanxiousto等(我们最渴望等)这样的句型,用来委婉地表达不愉悦的事项.

(四)激励策略

成功的谈判应该是建立在维护双方长远友好关系基础上的团队合作式的互动.因此,在谈判过程中,为了营造和谐友好的谈判氛围,谈判双方除了积极发表自己的观点外,激励对方积极参与也是十分必要的,比如通过肯定对方优点,唤起对方的热情,使他们更能畅所欲言地发表自己的意见.这不仅可以取悦对方,避免交流疲劳,更重要的是随着交流的深入,双方还可能产生新的合作思路.这种策略常见的用语如：

“Itisinteresting/surprising/amazing/important/crucial/vital/imperative.（那很有趣/令人吃惊/神奇/重要/了不起/极为重要/必要.）”；

“Whatsurprises/interestemostaboutthisofferis等.（此报盘使我最吃惊/感兴趣的是等）”；

“Youpresentedtheproductverywell.(你将这个产品说明得很清楚.)”；

“Thatwasanexcellentpresentation.(那个真是个特别棒的报告.)”；

“Youobviouslylookedintothemarketthoroughly.(显然你做了彻底的市场调查.)

三、礼貌原则的“催化剂”策略

(一)模糊语策略

模糊语策略主要是指模糊词语和模糊语句的运用.缓和型模糊限制词语如perhaps（也许）、just（只是）,presumably（大概）、probably（可能）、seem（似乎）、Iwonder等(我琢磨着等)、Ithink等(我认为等)、Ibelieve等(我相信等)、Iassume等(我猜想等)、Isuppose等(我料想等)、I’mafraid等（恐怕..）、aarasIcansee（据我所知）等是语言中最普遍、最典型的模糊语言.它的使用可以使说话人得以恪守礼貌原则,在尽量避免将意见强加于人,避免过于武断的情况下,清楚表达会话含意.同时,它也使谈判双方有了周旋的可能,给谈判留有了余地.

(二)积极正面的语言策略

积极正面的语言策略是指谈判双方尽可能地使用积极正面的语言,减少谈判中的消极信息.使用这种策略一方面是为了轻松谈判气氛,显示彼此友好、尊重、负责的态度；另一方面,彰显说话人肯定明确的意愿.例如：

“Susie:We'dliketopay0aunit.(Susie:我们乐意付一个计量单位70欧币.)

Tessa:Icoulddo0ifyouarethinkingofbuyingotherproductromusaswell.(Tessa:如果你还考虑购买我们的其他产品的话,我可能做到一个计量单位80欧币.)”

Tessa对Susie的报价并不同意,但是她并没有负面地否定对方（如：“Icouldn’tdo0等我不能做到70欧币等”）,而是通过正面回答,给出另外一种自己希望的、有条件的报价（“Icoulddo0if等我可能做到80欧币等”）,尽可能减少对方受挫的感觉.再如,会话中不要说“Wearenothappywiththis.(我对此不满意.)”,可以积极正面地说成“Wewouldpreferadifferentsolution.(我们更想有一个不同的解决办法.)”；不要说“Youdon’tunderstandwhatI’msaying.（你不明白我说的意思.）”,可以说成“Letmeexplainitmoreclearly.(让我解释得更清楚一些.）”.

“Yes,but等（是的,但是..）”策略实质是一种非公开的否定策略,“but”之后常常是说话人否定的观点.这种策略可以避免对对方潜在的面子损伤,所以对方心理上常常可以接受这样的表态.正因为如此,不同观点才能顺利地提出,议题才有可能得到彻底地分析和探讨,谈判因讨论的全面和彻底才有可能尽早达成一致.“Yes,but等”策略的常见用语很多,例如：

“Iagreeuptoapoint,but等.(我同意这一点,但是等)”；

“Itakeyourpoint,Mr.Anderson,butheyouconsidered等(我同意你的观点,Anderson先生,但你已经考虑了等吗?)”；

“Ihesomesympathywithposition,but等.（我对此深表同情,但是等）”；

“Icanseetheadvantages,butfromourpointofview等（我知道这样做的优点,

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“Although等,wehetoremember(尽管等,我们不得不牢记等)”；

试探性问题策略是指通过试探性提问,试图促使对方快速做出决定,给出“Yes”或“No”的答复,它是在不确定对方如何反应情况下的一种主动性试探.试探性问题策略使用的问句经常含有“if”条件从句和“could”疑问词,并且问句之前常常会设定某种可能发生的背景,目的是通过增加前提条件,增强达成一致的可能性,加速谈判进程.由此可见,这种策略的实质是一种促使对方快速作出决定的策略,而含疑问词“could”的问句则进一步增强这种试探的委婉性.例如,

“Ifweagreeto等,areyoupreparedto等（如果我们同意等,你们准备等吗?）”；

“Ifpriceofferedbyyourpanyispetitiveenoughandthedeliverydateisacceptable,wewillintendtoplaceabigorderwithyou.(如果发现贵公司的价格竞争力和交货日期可以接受的,我们打算给你一个大订单.)”；

“Maybewecouldincreasethesizeofourorder.Couldyoureducethepriceby等（也许我们有可能增加订货的数量.你们能将价格减少等吗?）”；

“DeliveringbyJuly31isdifficultforus.Maybewecouldshipintwobatches（我们很难在7月31日前发货.不知我们是否可以分两批来发运?）”；

随着世界经济和各国贸易往来的迅速发展,以英语为工作语言的对外贸易谈判变得越来越频繁.在谈判过程中,双方缔结和保持友好合作关系,对促使交易达成、加强新的合作就显得非常重要.因此,要正确掌握商务英语谈判的礼貌原则,针对不同的外贸业务谈判情境,灵活运用礼貌原则下的“润滑剂”策略来避免冲突,等待和酝酿时机；采用“催化剂”策略来突破谈判僵局,加速谈判进程.并准确运用不同策略项下的各种语言表达形式,力争恰到好处,使谈判在更为积极、和谐的气氛下进行,从而实现求同存异,高效、高质量完成外贸业务的商务英语谈判.