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摘 要：文章以土地管理业务的实际情况为出发点,对土地管理办公自动化系统的基本作用、设计与实现过程等进行具体分析与阐述.
关 键 词：土地管理；办公自动化系统；作用；设计
中图分类号：TP317.3文献标识码：A文章编号：1674-0432（2012）-04-0042-1
国土资源作为国民经济的重要物质基础,在我国发展中具有无可取代的作用.随着社会与经济的飞快发展,国土管理的业务量与日俱增,再加上信息传输需求加大、管理任务加重等实际情况,传统的管理办法与作业方式显然不适应,因此在科学化、专业化发展的大背景下,推行土地管理办公自动化系统势在必行.
1办公自动化系统的基本作用
有关办公自动化系统在土地管理中的应用,可主要发挥以下功能和作用：
1.1查询信息
查询信息是办公自动化系统的根本内容与基本需求,在办案或者审案过程中,可随时了解所处地点的实际情况,包括地籍、地政、地形等,以及所处位置的总体规划、详尽规划、道路规划、土地利用规划等,获得第一手管理信息,要求提供快捷、方便、准确的信息查询功能.
1.2建库和归档
整理已经通过审批的图形信息,纳入到已经规划的土地管理信息库中,完成建库工作；将已经通过审批的档案进行保存,完成归档工作.对于同一个项目来说,建库和归档是两个不同的环节,其信息并非一致,建库信息是归档信息的基础所在.
1.3编辑和制图
在土地管理办公自动化系统中,还有一个重要的作用就是编辑并处理已经审批的途径,利用计算机软件绘制审批红线,制定审批图纸,以此取代传统的手工作业方式,极大提高工作效率.
1.4统计分析
对相关图形数据进行地理分析、统计分析,这就要求操作人员具有专业的土地规划理论知识,掌握地理信息系统,完成操作过程.
2办公自动化系统的设计与实现
2.1数据库的应用
对于土地管理工作来说,涉及到各种报表或文档,需要利用数据库提高管理效率与管理质量.通过应用数据库系统,可充分发挥数据的作用,满足多元化的办公需求,提高数据处理与应用效率.因此,在设计数据库子系统过程中,应加强与土地管理实际情况相结合,满足特殊的数据需求.在土地管理办公自动化系统中,其数据主要来自管理部门、各级单位的档案内容,如土地登记的表单,包括土地登记审批表、土地登记申请书、国有土地使用证、地籍调查表等等；以及各种图件,包括1:1000宗地图、1:500城镇地籍图等.经过一系列的数据分析、程序编码、结构设计以及文件结构设计等,可以在利用数据库完成前台应用程序的开发工作,最终实现数据管理目标.
2.2业务管理流程
有关土地管理办公自动化系统的设计与实现,其业务流程主要包括以下几方面：
2.2.1收发文件在土地管理办公自动化系统中,基本可以实现所有土地管理发文与收件过程,包括稿件的起草、审核、会签及签发、分发等多个流程,真正支持无纸化办公发展.系统的授权用户,可以在权限范围内完成发文流程工作,并支持手写签名、电子签名、公文印章等,提高公文规范性与安全性；另外,在系统中可以选择多种形式的稿笺,模拟手工公文的办理形式,通过简单操作即可完成公文的草拟到归档全过程,支持土地管理的异地办公需求,提高统一管理效率.
2.2.2催办任务通过应用办公自动化系统,上级部门可以将任务直接指派到下级部门,被指派任务的人员,可以根据实际情况接受任务或者延期任务,还可以完成任务转交操作过程；同时,作为任务发送者,可以实时监督任务的完成情况,仅是获得反馈信息,对已经完成的任务进行统计或查询.
2.2.3查询信息该功能主要为用户提供了各种信息查询的工具,只要是授权用户,即可在权限范围内对信息进行自定义,了解信息发布来源、实施情况以及同类信息等；在发布信息时,可以有针对性地设置查看范围,根据部门分类、根据级别分类等,系统可实现自动邮件发送,通知不同用户的查看权限.另外,在土地管理的办公自动化系统中,还包括内部管理的相关内容,如人事管理、财务管理、出差管理、会议办公等,通过完善工作流程,实现整体自动化管理.
2.2.4管理知识随着计算机与网络时代的到来,人们对信息共享需求有所增加,因此土地管理部门除了需要获取更多外部信息,强化内部积累之外,还应加强与外界的交流与合作,实现知识的再生与增值.所谓办公自动化的发展,不仅仅强调计算机化,更重要的是管理观念、管理方式的创新.因此,土地管理办公自动化系统应构建在与各部门相沟通的基础上,实现内部信息与知识的动态化管理与共享模式.另外,在设计该系统过程中,还应用了数据库与知识库相结合的方式,强化数据有形管理与知识无形管理相结合,支持内部知识的组织、获取、使用与传播.