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1引言
现代社会可以讲是合同社会.一个企业的经营成败和合同与合同管理有密切关系.随着我国经济体制改革的逐步深入,建筑市场逐步走向规范与完善.市场经济的一个主要特征就是它的法律强制性,因此在建筑领域逐渐出台了《合同法》、《招投标法》、《建筑法》等以合同为主要内容的法律.合同是联系各合同主体的纽带,任何一方违反合同,必然要受法律的制裁,从建筑市场总体情况来看,我们不仅要重视签订前的管理,更要重视签订后的管理.切不可以为签了合同就万事大吉,把合同束之高阁,我们要防止由于合同管理不善而遭到的惩罚.目前建筑市场竞争激烈,建筑企业利润减少,合同的风险加大.只有重视合同,重视合同管理,才能有效的降低工程风险,增加企业利润.
2施工企业合同管理的现状与问题
当今的建筑施工企业,特别是老的国有企业,大多数是从计划经济时期走过来的,不少企业领导和管理人员的思想方法和管理方式以及管理制度都带有计划经济的色彩.在计划经济年代,建筑施工任务是上级下达的,是按地域分工承担施工任务的,是按照财政拨款(加点企业自筹资金)结算的.一切都在上级计划控制之内.建筑施工企业只管生产,无须讲经营,更不讲什么效益.发包方给任务只需一纸"委托书",双方根本不讲什么合同不合同,只要有"委托书"就行.同样总分包之间不讲什么合同.因此,长达三十多年的计划经济年代里,建筑施工企业基本上没有合同这回事,因此也就不存在什么合同管理了.
我国加入WTO后,施工企业与国际交往逐渐频繁,到国外承包的工程及在国内承包的国际投资项目也越来越多.严格的合同管理是这些国际工程的惯例,一般都严格使用FIDIC合同条件.
就目前国内施工企业合同管理的现状而言,主要存在以下几点问题：
(1)缺乏完全法制化的社会环境.建筑和合同法律体系不够完善,部分法律条文不够严谨,有空子可钻.另外,有法不依、执法不严的现象仍然存在.
(2)缺乏规范化的市场环境.业主利用买方市场的优势地位,提出苛刻的合同条件,施工单位为了生存不得不接受.业主在履行合同过程中随意性太强,存在不按合同、不按规则和惯例办事的现象.
(3)施工企业的合同法律意识和合同管理水平跟不上形势的发展.一般来说,施工企业管理层对投标、签约工作还比较重视,但合同履行过程中的监督、检查、统计、考核、奖惩还缺乏有效的措施和方法.
(4)合同管理人才缺乏,对合同管理人才培养不够重视.我国的合同管理起步较晚,合同管理人才缺乏.另外,由于外部环境不规范的因素太多,企业内部还没有形成重合同的意识和重视合同管理人才培养的环境.
在建筑市场上,不慎签订的一个合同就有可能给企业造成重大损失甚至面临破产的窘境,因此,施工企业必须加强合同管理,以提高企业的生存能力和抗风险能力由此可见,企业合同管理是市场经济条件下企业管理的一项核心内容,企业管理的方方面面都应围绕着这个核心而开展.成功的企业合同管理,是把合同的权利义务按职能分工分解到各部门,由各部门去履行属于自己职能范围的权利义务.只有这样、合同管理才能真正到位,履行责任才能真正落实.可以说,企业合同管理是一个系统工程,需要各子系统、分系统共同配合.本文第一部分所提出来的问题,其中一个重要原因是部门之间的履约责任不明确、不沟通、不落实,造成失误.合同管理比其他管理更需要信息沟通和处理.
3加强合同管理的几点建议
3.1提高合同管理人员素质.
企业要对管理人员加强法制教育,特别是企业负责人、项目负责人、合同管理人员,不但要学习《建筑法》,更要学习《招标投标法》、《合同法》,使他们在工程项目管理中处处以合同为依据,以合同管理为中心,只有这样,才能按合同办事,才能拿起法律的武器维护自身的合法权益.在国际工程中,合同管理更是项目管理的核心,尤其对承包商来讲,可以说其合同管理直接关系到项目实施是否顺利,自身的利益能否得到保护.
3.2设立合同管理机构、培养合同管理人才
一个合理的合同管理机构,以及对合同管理部门的权责及与其它职能部门之间的界面的合理界定,是合同管理成功与否的关键,合同管理人才,需要素质高、学习能力强、知识面广、责任心强,需进行在职培训,组织专题学习和讨论,学习的内容有《合同法》、建设工程施工合同示范文本、《最高法院关于审理建设工程施工合同纠纷案件适用法律若干问题的解释》等,建立有效交流渠道,以达到互相促进、互补不足的目的,明确合同管理人员的责权利,建立完善岗位竞争机制和奖惩机制,以机制促进人,
3.3建立和完善企业的合同管理体系及合同管理制度
施工企业就合同管理全过程的每个环节建立和健全具体的可操作制度没,这些环节应包括:介绍信的开具、信息的跟踪、合同的草拟、洽谈、评审、用印、交底、责任分解、履约跟踪、变更、索赔、违约、解除、终止等.使合同管理有章可循,规范合同签订程序,减少失误.
3.4建立合同管理信息系统
信息是合同管理的窗口.为了能及时掌握合同的实施情况,合同文件、变更记录、补充协议、会议纪要、各方的来往函件等文件要及时传递给合同管理人员,在信息技术高速发展的今天,合同管理应建立在信息管理的基础上,施工企业要充分利用网络的优势进行合同管理,可以建立局域网,信息网站等.
3．5积极参加"重合同、守信用"活动,提高企业合同管理水平
"重合同守信用"活动,是工商行政管理部门,根据合同法的诚实信用原则开展起来的,目的是提高合同履约率,维护市场秩序和经济秩序.
企业应主动、积极参与"重合同、守信用"活动,营造"重合同、守信用"的氛围.
4总结
合同管理是一项高智能的工作,是一个复杂的体系,是项目管理的核心.面对我国建筑领域市场化的推进以及我国建筑业国际化的趋势,没有有效的合同管理,就不能实行有效的工程项目管理,就不能顺利的完成工程预期目标,施工企业必须加强合同意识,只有合同管理规范化,才能在激烈的市场竞争中生存和发展.合同管理的组织网络和制度网络,构成企业合同管理体系.体系的动作,必须通过定期的检查来保证.要检查合同管理组织和制度是否适应合同管理的需要和市场需要.对不适应部分进行必要的调整.一句话,对合同管理体系也应进行动态控制,及时调整,不断完善.