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摘 要：随着信息技术应用范围的不断扩大,科研档案管理也进入到信息化建设的进程中.农业科技研发在国家发展中占有重要地位,因此加强其档案信息化建设是十分必要的.分析了农业科研档案信息化建设的现状、存在问题并提出建设发展的意见和建议.
关 键 词：农业；科研档案；信息化
中图分类号：C93文献标志码：A文章编号：1673-291X（2012）12-0197-02
一、农业科研档案的内涵
农业科研档案主要是农业科技研究者在科研活动过程中形成的具有科技价值和保存价值的各种文字、图表声像、载体材料的总称,主要包括课题从立项、申报、总结到成果鉴定等一系列过程中形成的各种档案材料.农业科研档案如同其他科研档案一样具有专业性强、系统性强、形式多样等特点,同时,由于农业的基础性作用,农业科研成果还有重要的战略性作用,因此,农业科研档案比其他科研档案更具有重要性.
农业科研档案信息化对农业科研工作具有重要的意义,（1）可以提高整个部门的工作效率.实施档案管理的信息化后,档案管理员可以从繁重的手工劳动中解脱出来,不再是单纯的档案保管员.（2）可以提高整个部门的技术水平.农业科研档案的信息化、数字化、网络化是发展的大方向,只有实现档案工作的信息化,才能和农业科研的发展相协调,才能将信息转化为现实生产力,才能适应不断变化的外部环境.（3）提高农业科研档案管理的效率.有效的进行档案的收集工作,有效的为科研服务.
二、农业科研档案信息化的发展现状
目前绝大部分农业科研院所已使用了计算机管理档案目录,完成或开始了文件级的档案录入,使“案卷级管理”升级成为“文件级管理”.另有相当一批院所建立使用了“OA”系统.随着对信息化建设意识的加强,各农业科研院所还加强了档案信息化的制度建设,有的院所网站也陆续建立并开通.一般来说,地区经济发展较好的地区档案信息化建设较好,部属科研单位、省属科研单位档案信息化水平较高,而各类民办科研单位则尚未建立档案目录数据库,有些甚至连计算机、扫描仪等基础设施都不配置.
三、加强农业科研档案信息化建设的建议
农业是中国的基础产业,提高农业的科技能力不仅能够提高农业综合竞争力,还能保证国家粮食安全,具有重要的战略性作用.因此,农业科研档案信息化建设具有特别重要的作用,建设过程中要把握以下原则：一是全局性原则.档案信息化建设必须纳入本单位信息化建设整体规划,与科研院所的信息化同步发展.二是标准化原则.建立健全统一有效的信息标准,以有效实现信息互通资源共享.三是经济性原则.本着与本单位的具体情况相结合的原则,追求投入最小化,效益最大化.四是安全性原则.采取必要措施,确保信息安全、数字档案可靠和内存的真实.加强农业科研档案信息化建设的可以从提高服务意识、加强基础实施投入和人才培养方面入手.
1.提高科研档案管理信息化建设的意识.农业科研档案作为科研信息资源的一部分,具有专业性与社会性相统一的双重性,即可为单位内部服务,又可向社会提供具有自己行业的各种服务.现阶段的科研档案管理人员要转变档案管理意识,适应信息化时代对档案工作的要求,转变、扩大和调整档案工作的职能,努力探索现代化服务方式,增强服务意识,对内挖掘、对外开放,最大限度地提高服务水平.另外,要充分利用信息网服务,加快建立农业科研信息化的传播,尽快建立以现有档案部门为中心辐射周边农村的档案信息共享体系,用最快捷的方法进行信息传递,实现资源共享.
2.农业科研档案信息化建设应加大投入、增配软、硬件设施等基础性资源.要加快档案信息化的建设就要配置与档案管理现代化相适应的软、硬件,引进资金加快更新改造的步伐.档案信息化的建设直接体现在办公自动化方面,是提高档案工作管理水平和效率的重要手段.它同时运用先进的计算机管理软件、扫描仪、刻录机、缩微复印技术和静电复印技术等现代化设备,这些基础设施的引进为建立现代化档案信息网络打好基础.
3.引进和培养现代化管理人才.目前科研院所缺少具有专业档案管理知识和信息管理知识的人才,科研院所可以从两个方面进行完善.第一,从高校档案学专业和信息工程专业等相关专业招聘具有专业知识的毕业生,建立有效的农业科研档案管理平台.第二,对在职人员进行培训,有针对性地提高在职人员的业务能力,促进科研档案信息化的进一步完善.
4.完善制度建设,为科研档案信息化建设提供保障.农业科研档案信息化建设目前还缺乏统一标准,原有的档案管理规章制度已不适应档案信息化需要,各科研院所应根据自身的特点,借鉴相关行业的管理标准和经验,制定完善的、统一的标准和制度,以保障档案信息化建设工作安全有序地开展.完善制度建设要重点在几个方面加强.首先是数字化档案的收集.一般应在完成逻辑归档后,把需要归档的电子文件集中下载到档案管理部门可脱机保存的存储介质上,完成物理归档.其次是数字化档案的保管.要注意防止信息丢失、被非法更改等.最后是数字化档案的利用.文件制作与档案管理要采用同一系统软件,做到文件制作与编制检索工具基本同步.