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【摘 要】基于互联网的在线会计服务近年得到人们大量的关注,在线会计服务在国外的发展已相对成熟,然而在中国大家虽然一直看好它的发展前景,但实际的发展却十分缓慢.本文介绍了在线会计服务区别于传统会计软件的优点,揭示了其目前存在的一些问题,例如产权不明晰,法律不健全等,并对在线会计服务在中国的健康发展提出了一些参考建议.
【关 键 词】在线会计服务；产权；利益相关者；网络安全；代理记账公司
一、在线会计服务的意义
在线会计服务是一种基于互联网的财务管理软件服务,企业可以将零散的原始会计数据通过在线会计服务,生成相应的凭证、账簿和报表等日常业务所需资料并进行财务分析.在线会计服务不同于传统的会计软件,只要连接上互联网,就可以实现在不同的电脑上,不同的地点和时间进行办公,不需要下载、升级和维护,花费投入更是比传统的会计软件要“省”很多,只需要支付很少的租赁费获得系统的使用权,不像传统的会计软件需要投入大量的资金,资金占用很少,可以缓解企业营运资金不足的状况,而且后期也不需要维护费用,不用配备专业的IT人员就可以享受到在线会计服务系统的及时更新服务.
二、在线会计服务应用中存在的问题
1.目前我国与在线会计服务相关的法律不完善,在线会计服务产权界定不清晰,与之相应的责任划分不明确.
中国还没有对这个新兴的行业制定行业标准和规范,与这种服务相关的企业内部控制鉴证标准也还没有出台,会计在线服务系统的准确性,合规性和有效性都没有经过适当的外部评估和监督,并且其提供与使用都是通过互联网,能否保证企业的会计数据在网络中不被泄露和篡改也是一个大问题.在线会计服务的利益相关者之间的产权界定模糊,出现问题时双方的责任划分不清.
导致在线会计服务相关产权界定不清晰的一大原因就是在线会计服务模式的多样性,利益相关者众多.目前世界上存在的在线会计服务模式主要有四种,第一种模式是由在线会计服务系统运营商提供在线会计服务系统支持,企业向运营商购买在线会计服务系统的使用权,获得有效的用户ID和,通过网络进入在线会计服务系统,利用系统提供的信息化资源处理企业内部的会计信息,生成例如会计凭证,财务报表等的会计数据.第二种模式引入了代理记账公司,企业委托代理记账公司处理企业的会计信息,代理记账公司通过购买第三方提供的会计服务系统的使用权为客户提供在线代理记账业务,在这种模式下,委托企业可以自由登入在线会计服务系统上传会计数据,查询或下载代理记账公司处理过的会计资料,例如报表和账簿.第三种模式与第二种模式类似,唯一不同的地方是代理记账公司利用自行开发的会计服务系统为客户提供在线代理记账业务.第四种模式同样是通过代理记账公司,不过与第二种和第三种模式不同的是,在这种模式下在线会计服务系统只允许代理记账公司内部的人员使用,委托企业提供会计资料是通过其他方式传递给代理公司（例如将会计资料以PDF格式通过网络发送）,代理记账公司利用在线会计服务对这些会计资料进行处理,将生成的单据,账簿和报表通过在线会计服务系统以外的方式反馈给委托企业.综上所述,第一种模式属于无代理的在线会计服务模式,后三种属于有代理方的在线会计服务模式.
2.在线会计服务系统存在一定的安全风险.
我们把安全风险分为两种,一种是来自系统内部的风险,另一种则是来自系统外部的风险,来自系统内部的风险是指在线会计服务系统本身的设计存在的问题,导致委托企业或者代理记账公司无法正常登陆系统或对会计资料进行准确,及时,合法的处理,由于系统自身的安全防范措施不够到位,导致来自外部的病毒或者侵入破坏系统,使系统瘫痪也属于系统内部的风险.
来自系统外部的风险是指在线服务系统在得到有效的设计、执行和维护的情况下,仍然由于一些不可控因素导致客户无法正常使用该系统或者使系统数据库中保存的客户信息和资料遭到篡改、或丢失的风险.例如使用在线服务系统的客户的工作环境不稳定不达标,工作的写字楼经常断电、电脑系统不稳定经常自动关机等问题会直接影响到网络的可靠性和连贯性,再者就是无法预料的自然灾害,例如突如其来的地震、火灾等,导致无法连接到会计在线服务系统或数据传输整理到一半丢失；由于客户利用会计在线服务是基于网络环境,在互联网上传输数据时有可能被在互联网上的第三方截取修改资料,这些资料一旦被泄露和非法利用,客户的经济利益会遭受到巨大的损失.
三、针对在线会计服务在中国的健康发展提出的建议
1.要想让会计在线服务的发展步入良性循环的道路,必须先要界定清楚利益相关者的产权,这是建立在线会计服务法律法规制度的基础.
如前文所述,在第一种模式下,由于没有代理记账公司,主要的利益相关者是委托企业和在线会计服务系统运营商.委托企业从提供商那里通过支付租赁费获得会计在线服务的使用权,利用系统对会计资料进行处理时不得发生违法行为、不得私自转让使用权是委托企业的义务和责任.提供商拥有会计在线服务系统的所有权,但要保证客户在租赁期内使用的系统是准确的,有效的,并且要对客户的信息和数据保密.会计在线服务提供商和委托企业通过签订租赁合同明确各自的义务和责任.
在后三种模式下,主要的利益相关者有委托企业,代理记账公司和会计在线服务提供商,委托记账的企业把企业的单据,文件等会计资料提交给代理记账公司,代理记账公司从会计在线服务提供商那里购买获得在线服务系统的使用权,利用在线服务完成记账业务,生成一系列账簿或者报表,这些原始的会计资料和通过在线服务系统生成的账簿和报表等数据的所有权都属于委托记账的企业,代理记账公司也可以根据与委托企业签订的合同决定是否授权委托企业访问会计在线服务系统,会计在线服务提供商有责任保证授权的委托企业访问系统的权力.
当代理记账公司与委托企业的代理记账合约结束时,代理记账公司有义务向委托企业提交和返还会计资料,并且彻底销毁客户数据库中保存的会计信息和资料.在第一种模式下,如果委托企业与在线会计服务提供商合约到期,或者引入代理记账公司时委托企业与代理记账公司的业务终止后,企业丧失了在线会计服务系统的使用权,因此无法进入在线会计服务系统查阅企业的会计数据,针对这个问题,在线会计服务提供商可以把委托企业的会计资料转化成国家标准会计格式,例如XBRL,提供给委托企业.
2.加强安全防范措施.委托企业或者代理记账公司在使用在线会计服务系统时要保障良好和稳定的工作环境,在登陆系统之前,检查网络是否可以接入、是否稳定,确保在登陆在线会计服务系统期间计算机运行正常、网络连接稳定；在线会计服务系统的提供商可以设计双数据中心,当其中一个服务器发生故障停止工作时,另一个服务器可以自动接管服务,继续储存和处理会计数据；为了防止数据在传输过程中被、修改,提供商应该采取电子加密技术,防止用户被盗用,防止文件在传输过程中被窃取.
3.国家应该对在线会计服务制定相关的法律法规和政策指导.目前我国在线会计服务的发展还处于起步阶段,有关在线会计服务内部控制的法律还不健全,因此应该加强这方面的法律建设,以使在线会计服务有法可依,保障各方利益相关者的合法权益.国家也应该对在线会计服务行业放宽政策,比如实施一定的税收优惠政策,给予适当的资金支持,培养在线会计服务技术人才,使这个行业形成自我可持续发展的趋势.
四、结束语
在线会计服务的出现为企业日常会计工作提供了便利,它不仅可以实现跨区域办公,而且成本低廉,简单易学,但是在发展中仍然存在许多问题,这其中的原因主要是与在线会计服务的相关的产权界定不清,阻碍了在线会计服务的全面推广和深度开发,一直停留在最基本最初级的会计服务层面,企业害怕一旦出现纠纷无法可依,自己的权力得不到保证,因此仅仅在很小的范围内利用在线会计服务.其次网络安全隐患也是阻碍在线会计服务大规模发展的另一个因素,系统提供商应该加强系统网络安全建设,保障用户资料信息的安全.同时,如何把在线服务渗透到企业内部和外部管理的各个方面,也是一个值得思考的问题,这将会为在线会计服务的发展提供更大的空间.