电子档案和纸质档案的共存管理

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摘 要：随着现在网络信息技术的发展,现阶段电子档案和纸质档案并存.二者之间相互利用,各有千秋.电子档案可以方便快捷的查阅,为工作和利用方便；纸质档案保存原始的、真实的凭证,为电子档案查阅提供真实有效的,二者相辅相承.文章结合电子档案和纸质档案的共存管理现状进行分析研究,对其发展方向进行详细探讨.

关 键 词：电子档案；纸质档案；共存管理

0引言

随着现代科学技术的应用,档案信息的存储方式也不断地发生变化,存储形式多种多样.但按其记录性质及其采用的技术和设备,总体可以划归于以文字记录为特征的纸质档案和以数字代码序列记录的电子档案.随着电子计算机在档案管理各个环节的渗透和应用,时刻冲击着以传统记录方式为特征的纸质档案,使整个档案管理工作发生着深刻的变化.根据目前我国档案管理工作的现状,纸质档案与电子档案的不同属性和特点,两者互相依存,相互兼容,协调发展的状况将会在档案管理工作中持续相当长的一段时期.在纸质档案与电子档案并存时期,如何科学有效地管理好档案工作,完成手工档案管理向现代化档案管理的过渡,是档案工作者深入思考的课题.

1电子档案与纸质档案的各自特点分析

1.1电子档案的特点

电子档案是指利用计算机技术形成的,以代码形式存储于特定介质上的档案.它是电子计算机在档案管理工作中应用的产物,也是档案现代化的显著标志.电子档案以其现代化手段,在档案信息存储、输出、处理等方面,具有纸质档案无法比拟的优越性,主要表现在如下几方面.

（1）档案信息存储丰富性

电子档案信息的存储介质主要有磁盘、磁带、光盘,尤其是光盘,由于信息存储的高密度性,使档案信息存储量极为丰富,具有“海量存储”之称,大大高于纸质载体所存储的信息,这样既节省了大量保存纸质档案所占用的空间,又简化了各种档案管理环节.

（2）档案信息生动形象性

随着网络技术的成熟,电子档案与多媒体信息相结合,通过用视频、音频或用数字代码形式存储事物信息的原来形态,形象生动地再现历史活动状况,从而改变了纸质档案记录信息的单一性,使反映出的信息图、文、声、像并茂,对人类社会活动的概貌进行全息化

再现.

（3）信息存储与利用的迅速准确性

电子计算机具有高效率的信息处理功能,它通过数字或代码,对信息的数字编码进行存储、传递、编辑加工处理,由计算机转换成可视、可听的信息,从而提高档案信息开发工作中档案信息存贮、处理、输出的能力.

1.2纸质档案的特点

纸质档案就是以纸张为信息记录载体的档案.自从公元105年东汉蔡伦发明造纸以来,这种传统的档案介质一直作为主要的信息载体被使用,它具有以下特征.

（1）信息与载体的依附性

由于载体与信息的统一,构成了纸质档案所特有的属性——原始记录性.这种原始记录性不仅体现在档案信息的原始真实性方面,也体现在其存储介质的原始依附性上.在传统介质上,信息与载体是密不可分的,一旦信息与载体结合,就很难将其分离.同时,只有通过依附在纸张等载体上的文字、图形等,才可以了解其所承载的信息.

（2）档案信息的原始凭证性

从其形成过程来看,纸质档案是从当时使用的文件直接转化而来.它客观地记录了以往的历史情况,具有令人信服的凭证功能.与档案信息相依托的载体,是由特定的责任人在特定的条件下制作完成的实体材料.

2并存时期档案管理工作的发展策略

2.1更新观念,提高职业素质.长期以来,档案人员一直从事着以纸质为存储介质的档案

管理工作,习惯于传统的管理方法和管理模式,面对现代化技术而形成的新型载体档案,应有充分的思想准备,更新传统的管理观念,树立档案现代化的管理意识,把电子档案作为档案中不可缺少的组成部分,进行科学的管理.同时,面对现代科学技术对档案工作的渗透与冲击,提高职业素质,调整专业知识结构也是档案工作者需要正视的一个重要课题.现代化信息技术的应用,新型档案载体随之产生,这必然引起传统的档案管理模式,工作重心,服务手段等方面的变化,对档案专业人员的素质提出了更高的要求,除了具有较高的政治素质外,同时对他们的专业素质和知识素质提出了相应的要求,在以往的档案专业人员要具有广博扎实的基础知识和文史知识外,还要具有计算机知识和外语知识.对于计算机知识已不局限于计算机基础知识的掌握,更应该了解计算机信息管理和开发利用知识,并要熟悉掌握计算机在档案各业务环节的应用.

2.2改进、创立档案管理标准与制度

新型档案载体的应用与计算机的智能化管理,必然要求其所处理的信息规范、标准.档案信息系统的质量取决于数据的质量,要求设立数据格式标准,如已颁布的《档案著录规则》（GB379215-85）、《文献主题标引规则》（GB3260-83）等,新型载体档案广泛应用后,建立改善管理业务方面的标准已是刻不容缓,如统计标准,著录标准,标引规则标准等；计算机数据库设置标准,新型档案信息载体存贮格式与转换标准、计算机硬件设备、多媒体设备标准等,都有待进一步改进与完善.创立适合于新型载体档案的管理制度、法规已提到议事日程,如制定新型载体档案的管理制度,包括电子文件的归档、整理、鉴定、保管、利用等各个环节；由于电子档案自身的某些缺陷,电子档案的真实性和其法律地位,也需要建立相应的法规来维护与

确定.

2.3创新档案管理体系

吸收与创新,探索和建立电子档案管理体系.以纸张为载体的纸质档案,其管理方法与模式,是经过长期实践证明了切实可行的.电子档案的形成与发展,给档案管理工作带来深刻的影响,在管理内容与方式上都会发生重大变化.

（1）在管理方式上,许多管理环节可以借助计算机管理信息可在计算机上进行,如电子文件的归档,可以通过计算机进行机对机的拷贝来完成,不必对文件载体进行转移,档案的整理、鉴定、提供利用等工作也可以通过计算机来实现.其次,在管理内容上,电子档案收集要根据其形成规律,应全面进行阶段的、系统的、权威的电子文件组合,保证电子档案的完整性.

（2）电子计算机的软硬件环境,表达电子文件内容的基本格式及有关元数据等必须列入收集范围；电子档案的整理不再是纸质档案的组卷,而是通过对电子档案的著录和组盘来完成电子档案的整理；电子档案的鉴定工作有所侧重,由于电子档案的易更改性,使档案的篡改、伪造变得很容易且不留痕迹,所以鉴定档案的真伪是电子档案鉴定工作的重点,并存在相当大的难度；电子档案保管,与纸质档案相同的是都以档案信息的存储介质为对象进行保护管理,只不过是存储介质不同而已.由于两者存储介质不同,档案保护的标准、条件也不相同,所提供的保护设备、防护设施也有差别；电子档案的提供利用同纸质档案相比,具有更快捷、更方便的特点,但需要以必要的先决条件和相应的措施为前提,电子档案的提供利用必须有相适应的电子转换设备,所以提供利用工作的重点应进行电子档案基础数据的准备和识别文件的建立等工作,以保证其在利用中得以准确恢复并易懂.再次,在管理程序上,纸质档案的管理程序基本上构成了一个流程性的工作过程,而电子档案的管理程序并不明显,由于许多环节在机上操作,所以在具体环节衔接上并不紧密,有些管理程序有可能同时进行,相互交叉,这些并不影响电子档案整体管理.