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【摘 要】当前会议活动中所存在的会议种类多,时间长,成本高,效率低等一系列问题,导致会议上传下达,互通有无,落实工作等作用大打折扣,同时造成了人力物力财力资源的极大浪费.在当代社会讲求绩效,注重成本收益的时代精神的要求下,会议改革已箭在弦上,势在必行.会议改革应将重点放在降低会议成本,提高会议效率及提升会议质量上.
【关 键 词】会议改革降低成本提高效率提升质量
一、会议活动的现状及存在的问题
会议作为人们互通情况,研究问题,部署工作的有效载体,对人类的文明和发展发挥了重要的作用,但也存在着一系列急需解决的问题,主要包括以下几个方面.
(一)会议活动种类、数量多.
会议活动的种类多,不仅包括各级党政机关和企事业单位的例行会议,行业会议,业务会议,还包括表彰会,庆祝会,座谈会,讨论会,纪念会等名目繁多的会议类型.各级党政机关的例行会议有时候一周要开好几次,与规定的数量出入较大.一有事就开会,似乎成了惯用的工作手法.原本由领导本人就能做出决策的问题或者打个就能通知的工作也要开会来进行讨论和部署.造成了极大的人力和物力资源的浪费.
(二)会议活动成本高.
会议活动成本高主要是体现在两个方面,一个是会议活动的时间成本高,也就是会议时间长,占用的时间成本大.另一个是会议活动的费用成本高,造成费用成本高的原因是多方面的,比如根本没必要提供食宿的情况下也安排集体食宿；有的会议安排一些与会议内容毫不相干的参观活动；有的会议结束后还会赠送纪念品；更有甚者,直接把会议召开地放在旅游区,名义上是开会,实则借开会之组织集体公款旅游.
(三)会议活动规模大.
在人们的普遍观念里,会议活动参加的领导干部人数越多,官职越高,说明会议越重要,这就使得很多机关事业单位在举办会议时都想方设法地去邀请上级主管部门领导队伍来“助阵”.邀请了领导来,就更要扩大会议规模,增加与会人数,隆重布置会场,以显示其对领导的尊重和对会议的重视.各种表彰会,纪念会等也都越来越追求场面和规模.做足面子功夫,不仅浪费了大量的社会资源,还会滋生出官僚主义等不良的社会风气.
(四)会议活动效率低.
会议中多数领导干部的讲话是秘书为其撰稿,领导照本宣科,讲话中的套话,空话多,能解决实际问题的却少之又少.另外,会议的形式比较单一,多是领导上面讲,其他人下面听,不注重与会人员的参与和讨论,讲话内容又总是空洞无趣,使很多与会者盼望会议早些结束.会议程序也不根据实际情况作安排,而是使用多年一贯的会议程序,报告,传达,总结,小组发言.很多议题议而不决,一拖再拖,导致会议活动的效率极其低下.
二、会议改革的目的
会议改革的目的主要在于控制会议成本,提高会议效率以及提升会议质量.
控制会议成本.不仅要对会议的费用成本进行控制,还应注意会议的时间成本和机会成本.收益大于成本才是市场经济所需要和提倡的会议类型.
(二)提高会议效率.
会议是管理的一种,在当前事事讲求绩效的社会大环境下,会议的效率高低也成为评价会议好坏的一个重要指标.
(三)提升会议质量.
会议改革的目标就是在控制成本,提高效率的情况下,还能进一步地提升会议的质量,办高质量会议,办能解决实际问题的会议,成为改革会议的最终目的.
三、会议改革的措施
会议改革首先要做好会前的准备工作,其次要做好会中的各项工作,最后要做好会后的会议效果跟踪工作.
(一)做好会前的准备工作.
会前的准备工作主要包括：（1）会议内容的确定.向与会者征集议题,可以提高与会者对会议的参与度和积极性,使其在会议上能有话可说,提高了会议的效率和解决实际问题的作用.（2）参会人员的名单.对参会人员名单进行确定,要尽量做到既全面又精简,与会议讨论内容不相关的人员,不使其参会.避免“陪会”人员,也能为减少开支做出贡献.（3）会议的形式、流程.如实际距离远,事情紧急,则采用视频或会议的形式；确实需要面对面交流的就使用传统的会议形式.对会议流程要结合实际情况,有意识地进行探索和创新.（4）会场地点的确认与布置.会场地点的选择应该以方便与会者参会为宗旨.布置要尽量简单,只需主席台话筒等必要设施.
(二)做好会中的各项工作.
会中要注意的方面主要有：（1）不念材料.这是会议改革中最容易实施的.（2）少套话废话.要让领导脱稿演讲,讲重点,讲实际内容,摆脱通篇套话的演讲稿,每个人就自己的经验讲出自己的看法.（3）鼓励分组讨论.按部门,按职能进行分组讨论,每个人都要发表自己的意见,最后将意见进行汇总和统一,再挑选一个代表对组内意见进行陈述.（4）做好会议记录.把各种想法和提议都记录在案,才能真正起到会议集思广益的作用,方便日后需要时查阅.（5）杜绝议而不决.在会议中要改变拖拖拉拉的办事作风,在会议结束时做出对讨论事情的最后决定.
(三)做好会后总结与效果跟踪.
会议的总结包括,会议精神的总结,会议内容的总结,会议所得各方意见的总结以及会议的优缺点总结等.只有将会议总结做到位,才能认识到会议哪里办的好,哪里还有不足之处,才能使今后的会议工作举办地更上一层楼.
会议的效果跟踪主要包括,对会议议题的具体落实情况的调查.只有会议中提出的方法真正起到指导实践的作用,会议精神真正被多数人所学习和认可,会议才能算得上是真正成功的会议.
推进会议改革,是提高党政机关,企事业单位的工作效率及办事能力的有效途径,也是其克服官僚主义,摆脱铺张浪费的有力方法,对其组织建设和作风建设有巨大的作用.因此,会议改革势在必行.