人事档案的管理与利用

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【摘 要 】本文阐述了强化有关人事档案的概念及管理意识、了解有关人事档案知识,对人事档案的管理与科学的利用有较强的参考作用.

【关 键 词 】人事档案；内容；来源；鉴别；利用

人事档案是组织人事等部门按照党的有关政策,在培养、选拔和任用干部等工作中,形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料,是历史地、全面地考察了解和选拔使用干部的重要依据,是国家档案的重要组成部分.

人事档案不仅是考察了解和选拔干部的重要依据,更多的利用于人事工作中.档案作为记录个人经历,政治面貌,品德作风等内容的重要材料,在现阶段仍发挥着凭证、依据和参考的作用.如调动工作、出国政审、评定职称、求学、公证、出具各类人事证明等,办理退休、缴纳社会养老保险金等问题上,个人档案记录的工龄、工资、待遇、职务、参保时间等都将成为主要依据.

但在实际工作中经常遇到一些诸如档案材料收集与归档材料的不规范,有些该归档材料的没有归档,阅档者不知如何寻找线索,并以材料形成的程序去全面地获取所需要的信息等问题,也常遇到不具备阅档条件的人员前来要求查阅、利用等情况.本文介绍人事档案管理的一些有关概念及知识,期望强化有关人事档案的概念及管理意识、了解有关人事档案知识,以利于人事档案的管理与科学的利用.

1.人事档案内容和分类

档案的内容分为十类:

第一类履历材料:履历表、简历表,干部、职工、教师、医务人员、军人、学生等类人员登记表,个人简历材料,更改姓名的材料.

第二类 自传材料:自传及属于自传性质的材料.

第三类 鉴定(含自我鉴定)、考核、考察材料.以鉴定为主要内容的各类人员登记表,组织正式出具的鉴定性的干部表现情况材料,作为干部任免、调动依据的正式考察综合材料,考核登记表,干部考核和评议的综合材料.

第四类 学历和评聘专业技术职务材料.学历、学位、学绩、报考高等学校学生登记表、审查表、毕业登记表、学习和培训结业成绩表、学历证明材料、选拔留学生审查登记表,培训和专业技术职务任职资格申报表,专业技术职务考绩材料,聘任专业技术职务的审批表等材料.

第五类 政治历史情况的审查材料.包括甄别、复查材料,审查结论、上级批复及有关的依据材料,入党、入团、参军、出国等政审材料,更改民族、年龄、国籍、参加工作时间等的组织审查意见,上级批复以及所依据的证明材料.

第六类 参加中国、共青团及党派的材料.

第七类 奖励材料.包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹、各种先进人物登记表、嘉奖、通报表扬等材料.

第八类 处分材料.违犯党纪、政纪、国法等处分决定(免予处分的处理意见),查证核实报告,上级批复,本人对处分的意见和检查,法院审判工作形成的判决书等.

第九类 录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退(离)休、退职等的登记表、呈报表、审批表、审批材料,各种代表会代表登记表.

第十类 其他可供组织上参考的材料.包括有残疾的体检表,残疾等级材料,因公受伤的证明材料,讣告、悼词,年度思想总结、小结,大中专毕业报到证等材料.

2.档案材料的来源与收集

人事档案材料产生于现实工作之中,从其来源看,有个人形成的,也有组织上形成,从材料形成过程来看,即有在现实工作中由组织和个人自然形成的,也有组织上为了解个人情况而专门布置填写的.所以人事档案是一个动态的,不断有材料增加.

档案材料主要来源、收集及补充约有以下途径:

2.1 通过组织、人事部门收集职工工作中形成的档案材料.

2.2 通过教育院校、培训部门收集学生登记表、报考登记表、毕业生登记表、学习成绩表、学位审批材料、学历证明、培训结业成绩、鉴定等材料.

2.3 通过所在单位收集在党、团组织建设中形成的入团材料、已批准转正的中国入党志愿书、入党申请书、转正申请书、自传、政审材料、党员登记表、个人总结、退党等组织意见材料.

2.4 通过评定专业技术资格部门,收集评聘专业技术职务(职称)工作中形成的专业技术任职资格申报表、专业技术职务考绩材料、聘任专业职务的审批表、晋升专业职务(职称)审批表.

2.5 通过有关部门收集表彰奖励活动中形成的先进工作者的登记表、先进模范事迹材料等.

2.6 通过纪律检查、监察、司法及有关的行政部门,收集形成的处分决定、免予处分的处理意见、记过材料、查证核实报告、上级批复、个人对处分决定的意见、本人检查、交待材料、通报批评材料,法院判决书,复查甄别报告、决定、上级批复材料.

2.7 通过审计部门收集形成的对经济工作中的评价材料,有关问题的处理意见等材料.

2.8 通过科技部门、报刊等收集科研成果及重大影响的论文、著作、译著等的目录.

2.9 通过卫生部门收集工作人员因病、工伤、意处事故、致残的体检表、鉴定等有关材料.

3.档案材料的鉴别及归档要求

为保证档案材料的原始性、客观真实性,保证人事档案的安全与利用,严格控制进档材料的来源与收集是必要的,对档案材料的鉴别也是必不可少的:

鉴别归档材料,必须根据有关文件精神,以有关规定为依据,坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点,具体问题具体分析,根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及保存价值,确定材料是否归档.

对收集、补充的档案材料必须来源清楚,甄别材料的真伪及价值,确定材料是否归档.

属于归档的材料应真实客观,材料必须文字清楚,对象明确,手续完备,属于成套的材料必须完整齐全,有些材料需经组织审查盖章或本人签字后方能归入档案.

归档材料应是原件,一般不得使用复印件代替原件存档.

人事档案材料,须统一使用16开规格的办公用纸,不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写.

材料转递、归档的过程要符合组织转递手续及程序.

4.利用人事档案的有关查阅原则

查阅档案单位及查阅人,在其批准权限、职责范围内,因工作需要查阅和借用干部档案,须以《干部档案工作条例》中的查阅原则为依据,遵守档案的提供利用之规定.

查阅单位及查阅人应携带填写规范、经单位组织负责人批准并加盖公章的《查阅人事档案介绍信》,填写查阅《干部档案审批表》查阅档案,不得凭借调查证明材料介绍信查阅干部档案.

凡查阅干部人事档案,利用单位应派党员干部到保管单位查阅室查阅,档案一般不外借,如必须借出使用,要说明理由,经主管部门负责人批准并严格履行登记手续,限期归还,妥善保管,严格保密,不得擅自转借,不准交给无关人员和本人翻阅.

查阅干部人事档案一般要求两人或两人以上,查阅档案人员必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料,任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案.

借用、查阅单位或个人,不得擅自拍摄复制档案内容,因工作需要从档案中取证的,须经档案主管部门同意后,方可办理.复制的档案材料,不得给无关人员观看或自行转递,用毕负责销毁.

查阅者不得假公济私,不得泄漏或擅自向外公布档案内容,违者视情节轻重,予以批评直至纪律处分.