教学医院临床教学档案管理

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【关 键 词 】 教学档案

由于近年国家高等教育事业迅猛发展,高校招生能力不断提高,2006年,全国平均高等教育毛入学率已达50%左右.教学档案的门类也随之不断增多,如承担医学院校临床教学工作的教学医院,无论在教学的内涵和外延上都有了很大改变,临床教学档案的管理也就变得越来越重要.临床教学档案,是医院重要的信息资源财富,对医学教育与人才培养有着重要的作用,大力加强教学档案管理,并逐步达到管理的规范化、制度化和科学化,以更好地为二十一世纪培养合格的医学人才服务.

1.临床教学档案的含义

临床教学档案是医院广大师生和教学管理人员在教学实践和教学研究中所形成和积累的具有保存价值的教学文件材料（1（.它真实地记录了临床教与学活动的经验与教训,反映了医院临床教学的主要职能和历史面貌,对医院的教学与研究,包括教学手段和方法的改进,教学计划的制定和实施等,都是不可缺少的珍贵资料.

教学医院临床教学档案主要包括国家和上级业务主管部门有关临床教学的条例、法规和指导性文件、教学导师遴选工作的文件、教学工作年度计划、总结、各种教学实习大纲、任课安排、带教培训讲义、使用教材目录、科室轮转安排、实习计划、报告、护士继续教育名册、学分登记表、考试成绩统计、试卷分析报告、教学检查材料、带教老师业务档案等,它们都是临床教学活动的产物,具有现实性、动态性、集中性的特点.完整而有序地收集、保管、利用好临床教学档案,能够全面而真实地反映出一个医院教学工作的全貌.

2.临床教学档案在教学管理中的作用

临床教学档案和其他档案一样,具有凭证和参考作用,主要表现在以下几个方面.

2.1 临床教学档案能规范教学管理,为教学规律的研究提供参考依据

教学档案是反映和评估教学质量和教学管理水平的重要依据.教学档案材料的收集、整理、保管和利用是教学管理工作的重要组成部分,“应该实行‘三纳入’、‘四同步’,即纳入教学计划、规划,纳入教学管理制度,纳入各级管理人员岗位责任,作为考核教学质量和管理水平的标准之一.” “教学管理的各环节必须做到下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上报评审材料、教师晋升与档案部门出具归档证明同步”.教学档案是教学实践活动的真实记录,是进行教学研究必不可少的素材,只有依据可靠的教学档案作为研究依据,才能起到科学的效果.通过教学档案的反馈信息,可以得到教学中带有普遍性和规律性的东西,如医院科教科对临床轮转医生在轮转结束后进行问卷调查,调查内容包括“轮转期间带教导师能否详细解答诊断与治疗上的决定与原因”,“能否根据实际情况进行教学讲解”,“能否在不同时间通过在病人床边与病人直接接触进行专业知识讲解”等等.科教科通过对此调查表的汇总分析,可以总结出不同带教导师存在的共性问题及同一带教导师存在的不同问题.又比如,医院护理教育部在护理实习生临近实习结束前进行带教工作满意度调查,通过详细的提问式答卷,得到的反馈信息可以准确地反映出医院护理带教老师教学水平及护理教学管理的真实状况.通过对这些临床教学档案的分析,可以找出不同教学阶段,师生教与学的积极性和主动性的不同状况,对教学的特点进行定量和定性的分析；能够挖掘科学、有效的教学方法,从而最大限度地提高教学质量.

2.2 从临床教学档案中能够探索人才成长规律及培养方案

在教学档案中比较全面地记录了学生实习中的学习、奖惩、特长、健康等状况,是各用人部门考察和了解人才的重要依据,有助于根据不同学生的不同特点,提出培养教育和合理使用的建议,做到因材施教、量才录用,从而为各用人单位、部门推荐适合的优秀人才,并能调动各类人才的积极性和创造性.关于因材施教的新兴教学方式,已得到了越来越多的教育者的认同,充分地了解不同类型学生的不同的特质,最大限度地发挥他们的积极性和创造性,使各种类型的人才在新型的教学氛围中得到最好的发挥.同时,适时地对他们进行思想政治教育和道德品质培养,有针对性地引导他们树立正确的人生观、价值观,使之德、智、体各方面都能全面发展,成为一名合格的医务人员.

2.3 临床教学档案能为教学经验的总结及教学改革起到重要的凭证作用

临床教学档案真实地记录了临床教学活动、教研成果和教学管理工作中的经验教训.完整、准确的教学档案能成为教学管理部门总结教学经验、研究教学改革、改进招生计划等活动的参考依据.例如,教学管理人员可以利用历年教学检查、评估、考核资料、课件评比、教学信息反馈材料等,进行教学内容和教学方法的改革,制定、修改实习计划和各种规章制度,探讨教学特点,研究教学对象,充分发挥教育者的主观能动性,从而积累教学经验,促进教学管理水平提高.档案人员应配合教学改革需要,针对性地选择有价值的教学档案信息,以文摘、简讯、档案信息通讯等形式,向教学管理部门和领导者输送教学档案的主要内容和教改经验,为他们选择档案信息提供参考.

2.4 临床教学档案能为医院领导的决策起到参考作用

临床教学档案记载了医院教学活动开展情况以及取得的成果,既可以用来教育学生,又可以通过学生向社会宣传医院,扩大医院影响,从而增加医院的社会效益和经济效益；临床教学档案也记载了医院在长期的临床教学和管理中出现的错误、失误和不足以及一些特殊的反面典型,可以帮助医院领导顺利、完善地处理好各种问题,从而提高决策水平.

3.如何做好临床教学档案的规范化管理

3.1 强化档案意识是重中之重

档案意识,是指人们在实际工作中对档案资料的认知及反应度,包括对档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等方面的积极主动意识和严格保密意识.临床教学档案是临床教学工作的历史记录,首先,要增强领导的教学档案意识,使他们认识到教学档案是医院重要的信息资源,教学档案管理好坏是医院教学管理水平和文明程度的体现,也是医院教学管理工作的基础之一（2（.教育部颁布的《高等医学院校本科教学工作评价体系》涉及的42项指标,与教学档案直接有关的就有24项,占57%.因此,医院管理者应加强对教学档案工作的领导,在检查、总结、制订工作计划和安排经费时不忘教学档案工作.其次,档案部门应积极做好宣传工作,增强广大带教老师的档案意识,并在阅档中大力提供方便,当好他们的参谋,使之在查档中收到效益,促使他们关心参与档案工作,主动完成档案资料的移交归档工作.第三,加强档案利用工作的宣传,引导医院员工正确使用教学档案,充分发挥教学档案的效用,为教学管理服务.总之,领导重视,上下统一认识,是搞好教学档案建设的关键. 3.2 健全规章制度是必要保障

制度是一切工作顺利进行的保证,实践表明,档案资料收集、管理工作与其他工作一样,也必须要有完善的管理制度,对领导、基层档案员、文件资料制作者,都应有到位的制度加以约束.《医院教学档案归档范围及管理制度》、《档案员岗位职责》、《医院档案工作实施细则》等制度都是做好教学档案工作的保障.医院档案室应明确各级各类人员的任务和职责,把归档工作纳入教学计划、规划,纳入教学管理制度,纳入各级管理人员岗位责任,作为考核教学质量和管理水平的标准之一.定期检查教学档案管理工作,主动接受档案管理业务部门的指导,使教学档案管理工作不断得到提高；教学管理部门应落实教学档案管理的人员和所需经费、设备等问题,并落实在平时的教学管理工作之中,保证教学档案建设和管理的质量,使教学档案的管理制度化、正规化.

3.3 提高档案人员的业务素质是必不可少的条件

要使教学档案工作更好地适应教学管理的需要,负责档案的专职人员和各带教老师及教学秘书应努力提高自身的档案业务素质,学习档案的专业知识和管理技能.医院档案室要组织各种形式的培训学习,使档案人员的思想和业务水平不断得到提高.医院档案室每年定期对教学档案档案员进行业务培训,对临床教学档案归档范围及归档细节进行适时调整,对新承担教学档案管理人员进行系统的档案专业知识培训辅导.医院档案室通过医院网进行档案知识的宣传和培训,也是一种很好的方法.档案室可以与医院培训中心联合定期进行档案知识培训,广泛地在师生中进行教学档案重要性的宣传教育,提高教学档案意识.

3.4 加强教学档案收集工作是关键内容

教学文件材料的收集是教学档案整理工作中的重要环节,文件材料收集不齐全,就会影响教学档案的内在质量.要加强教学档案收集工作,教学档案管理人员工作的主动性十分重要,而主动性的动力来自于爱岗敬业的精神.由于教学工作烦琐、零碎,要注重日常分散形成的教学档案的收集,每个月或每个季度一定要进行材料的整理,不能等到每年学期结束,教学任务完成后再整理归档材料,否则一些产生于日常教学之中的珍贵的第一手资料就会流失,再想弥补就会非常困难,而且也失去了档案的真正意义了.另外,各教学单位的教学人员也是帮助提高档案完整性的很好的帮手,因为他们或多或少地接触和拥有某些文件材料,这些散落在私人手中的材料分散、零碎、封闭,往往会影响档案的完整性.教学档案档案员要注意收集此类人员手中的资料,做到脑勤、手勤、腿勤、笔勤,每年保质保量地完成归档任务.同时要进一步健全与落实文件材料的传递、借阅、登记制度,实行动态管理,一旦发现遗失,及时补救,以确保文件材料的完整性.档案资料收集齐全与否,除了领导的关心、重视外,在一定程度上取决于档案人员的事业心和责任感.

3.5 加强教学档案的日常管理

教学档案应与医院其他档案一样,有专用库房存放档案,库房应具备温湿度仪、空调、复印机、计算机、扫描仪及防盗系统,达到防火、防虫、防霉、防光、防盗、防尘,“六防”要求,由专人保管,每天登记库房温湿度,确保库房温度保持在20～24℃,湿度稳定在45%～50%,在温湿度出现偏离过大时,要及时采取措施,以确保档案保存场所符合要求.档案室对教学档案的日常借阅应有登记在册,借阅范围严格按照制度执行.

在集医疗、科研、教学功能为一体的综合性教学医院中,增强教学档案意识,提高教学档案管理水平,充分发挥其在教学管理、教学活动、教学研究、教学工作考核评估等各项工作中的作用.临床教学档案是医院的宝贵财富,我们必须加强教学档案的建设和管理工作,提高教学档案的质量和科学管理水平,逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化.

参 考 文 献

1 刘金叶,徐萍,刘桂琴 . 教学档案在临床教学管理中的作用[J]. 山东医药,2004,11（11）：58.

2 邹素清 . 关于高等院校教学档案信息资源建设的思考[J]. 乐山师范学院学报,2004,9（2）：138-139