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电子档案是指在社会实践活动中具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录,电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同.电子档案就是在档案管理过程中,将档案资料通过加工、处理,应用计算机网络,对档案资源进行科学合理的配置、开发和利用,以实现档案信息资源的社会共享.其特征主要包括：档案信息的数字化和网络化；档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；档案信息利用的共享化；档案信息服务的社会化.信息时代的到来为档案部门带来了机遇也带来了挑战.
一、电子档案的优越性
(一)、档案管理工作人员的劳动强度得到减轻,工作效率大大提高.建成完备的信息数据库,通过构建平滑高效的档案信息数字化传输平台,实现档案的统一管理和资源共享.数字化的档案信息在传递过程中可以同时进行多向传递,形成传递网络,通过因特网方便地进行远程传递,不受时间和空间的限制,利用者不必亲临档案馆,就可以在任何时间任何地点通过计算机方便地利用档案信息.随着信息进步的迅速发展,档案数字化管理无疑是档案事业发展的必然趋势.网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段,而且使信息利用也更方便快捷,以往传统档案管理中的立卷档、检索查找环节时间得到大大的缩减.办公自动化的大量采用,使档案管理人员可以对相关部门归档工作进行有效的监控,并可随时查漏补缺,使文档不形成积存.
(二)、有利于档案数据稳定、档案的安全保密.数字化制作方式一般有两种：一是通过计算机人工录入或通过扫描仪扫描,经字符识别软件(OCR)识别,制成文本文件：二是将档案文件的每一页看成是一张图片,不管上面具体是什么内容,由扫描仪按页扫入计算机制成图形文件.图像扫描还保持了档案原件本来面目,可以使利用者在看到文字内容的同时,也能看到纸质档案的其他一些特征,如原件的纸色、墨迹、印章、圈子等,使利用者可以获得更多的线索,开展更深入的研究.档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能,同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能,利用这些功能可进行档案的鉴定工作.传统的档案利用往往是在利用者查阅档案时提供整卷档案,虽然利用者只是利用卷中的一份文件,却能够看到整卷档案内容,而采用微机管理后的电子档案的利用则只能看到与其有关的档案,无法接触到其他无关的文件,从而达到了文件保密的要求.另一方面,也从根本上杜绝了利用环节的档案丢失和篡改现象.
(三)、有利于电子档案的开发利用.电子档案的独特性决定了电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便,便于档案信息的共享.档案管理部门可以根据档案本身的保密程度不同,设定不同的开放程序,对获准使用系统的人员及其访问数据库的范围加以限制,对不同的人员授予不同的使用权限.互联网的开通方便了档案部门之间信息的相互交流,使同一份材料为多人利用成为可能.
二、电子档案管理应注意的几个问题
（一）、档案信息化管理基础工作薄弱,这主要表现在硬件设施和软件环境两个方面.硬件设施是指实施档案信息化管理的计算机等工具,由于相关硬件设备的配置需要较大的经费投入,并且这些硬件设备的后期维护成本也较高,资金投入往往不能及时到位,这就导致了设备配置紧张.硬件设备的不完善,直接影响到纸质档案的转换、加工处理、整理分析等工作,因此快捷高效的信息化管理工作无从谈起.软件环境是指档案信息管理各个环节的标准规范.比如在把纸质的档案转换成电子文档这个阶段,缺乏详细统一的标准,没有规定什么样的纸质档案应该采用什么样的转换格式,导致相同类型的纸质档案经过不同的部门和人员处理产生不同电子格式,增加了信息化管理的工作量和工作难度.例如纸质文件转换成电子格式的模式,有的转换图片格式不能复制、粘贴,有的转换成word格式可复制、修改,还有表格的转换格式等都不统一,增加了档案整理、归档的难度,不利于电子档案的保管、传递、调阅和使用.
（二）、档案管理人员业务水平亟待提高.作为一名合格的档案信息化管理工作者,不仅要掌握计算机理论知识和应用技能,熟练使用各种现代信息工具,特别是网络传输工具,而且还应具备对档案信息的加工、提炼能力,把有价值的档案信息有效地传递给档案利用者.这就对档案管理人员的综合素质提出了较高的要求,只有那些既谙熟档案管理又掌握现代信息技术的复合型人才才能胜任这项工作.但是,由于我国传统的用人体制,再加上现阶段档案部门对档案管理人力资源投入资金有限,使现有人员接受培训的机会渺茫,优秀人才又难以被吸纳进来,直接导致档案队伍综合素质普遍不高,严重制约了先进技术和先进管理在档案管理信息化建设中的推广和应用.
三、应对措施
应结合本单位实际情况,制定一套切实可行的电子档案管理制度,以规范电子文件形成、积累过程中的档案管理行为.首先从电子文件产生的源头开始对电子档案的质量做到有效控制.电子文件是电子档案的前身,其质量好坏直接影响电子档案的质量.档案部门要协同有关部门,对单位各部门形成电子文件提出相关要求,确保电子文件从拟定开始即符合相应归档要求.其次,要为档案部门增配必要的设备.第三,在电子档案归档的同时要对其对应的纸质文件进行审鉴,以保证纸质文件与相应电子信息的一致性.
电子档案是时展的产物,档案管理部门只有顺应时展需要不断调整工作要求,不断研究解决电子档案管理和利用中存在的问题,才能实现安全、高效的管理和利用电子档案的目的.