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摘 要：文章从国家对学历证书电子注册和新生入学注册的要求方面进行了解读,探索和研究新时期成人学籍管理要从提升管理手段,打造内部数字化学籍管理平台；衔接招生源头,夯实基础数据；注重平时积累,时刻维护变动学籍；连接中间环节,掌握多方状态；留存过程材料,造册存档等方面进行系统性建设,从而形成人学籍管理的新思路.
关 键 词：电子注册；成人学籍管理；存档
中图分类号：G637文献标识码：A文章编号：1674-9324（2012）07-0076-02
国家教育部在2001年2月5日下发了《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》（教学200[1]4号）的通知,为适应高等教育改革的需要,有利于高等教育健康发展,保证高等教育质量,维护国家学历制度和学历证书的严肃性,维护高等学校毕业生的合法权益,特建立高等教育学历证书电子注册制度.暂行规定对证书的内容、规范、责任等方面提出了明确的要求和技术指标,同步要求加强对学历证书和学籍的管理,对违规操作、弄虚作假的,追究有关人员和单位的责任.2002年开始全国各类高等学历教育发放的书均需在教育部指定的《学籍学历信息管理》（http：//.chsi../）平台上进行电子注册.同时对1991～2001年高等教育学历证书发放进行了10年回登,为了进一步衔接学生领取的证书进行电子注册,在2007年规定新生学籍电子注册暂行办法和有关事项.这就对各类从事学历教育的学校从源头、过程、毕业等方面的学籍管理提出了更新、更高的要求,从而建立了与教育数字化平台数据相衔接的内部管理数字化平台.学籍管理从入学与注册、考核与成绩记载、变动（转专业、转学、休学、复学、退学等）、离校（毕业、结业、肄业）、证书发放、电子注册等方面进行管理,每一环节都不能有一点差错.电子注册是要求新生入学报到信息、书发放信息及学生电子数码照片信息在教育部指定的《学籍学历信息管理》平台进行上传核对,涉及到学籍变动的同学信息,要及时准确地在平台《在校生信息维护》模块进行相应的信息变动,通过审核的学生信息学籍或毕业资格有效,否则,不能在教育部指定的网站通过电子注册,会造成学生辛苦几年,拿到的书信息与本人信息不符,按教育部规定,就没有学籍资格,更没有毕业资格,不仅没有大学毕业时领取证书的开心,反而给自己添堵,这就要求我们从事学籍管理者重视平时的积累和信息的维护,不能造成信息滞后.
一、提升管理手段,打造内部数字化学籍管理平台
成人高校应由主管领导牵头,根据教育行政主管部门相应的文件或规定要求,制定高校内部成人高等教育学生学籍管理规定,成立相关的学籍管理部门、负责人及责任人,按相关规定从事学籍方面的管理工作.在实际情况中,成人高等教育的学生情况不同于普通高等教育,学生处于动态变化中,情况纷繁复杂,对于特殊情况或学籍管理中没有指明的情况,可由经办人进行情况分类汇总,提交学校主管继续教育部门办公会议进行讨论,做到学籍管理及变动的公开透明.为了确保管理流程落实和过程的高效运转,势必要打造教务、成绩、学籍、证书、电子注册等模块功能的衔接.继续教育内部数字化学籍管理平台,含成人高考号（zkzh,c）、姓名（xm,c）、（zh,c）、专业名称（zymc,c）、学习形式（xxxs,c）、成绩状况（cjzk,c）等关键信息元素在内,只要有网络覆盖的地方均可以操作,是一个集总管理员、功能模块管理员、函授站（点）用户、学生用户等用户集群为一体的数字化综合管理信息系统平台.
二、衔接招生源头,夯实基础数据
所有发放的成人高等教育的学历证书信息必须在教育部指定的《学籍学历信息管理》平台上进行电子注册,这就要求学籍管理人员具有对原始的数据收集处理的能力,从成人高考录取现场开始,就注意进行下一环节基础数据的衔接,走进招生录取源头,从录取系统中获得第一手学生信息数据及成考照片,制成包括成人高考号（zkzh,c）、姓名（xm,c）、（zh,c）等19项信息元素在内的DBF文件,还有成人高考报名时的照片和专升本学生专科资格承诺等相关数码信息,利用数字化平台进行信息处理,输出相关的信息核对表,在新生入学时认真较对每项信息元素,做到一一对应.根据掌握好的招生源头数据,按数据源代码进行内部信息处理,结合教育部《学籍学历信息管理》平台,每年3～5月份要求学校下载新生注册名单进行比对,然后加上学号、班级等信息上传进行注册,录取信息与报到入学信息必须一致才可以上传成功,上传不成功的信息进行梳理.对于要修改信息元素的学生,须在新生入学注册后,按规定提出申请,经过审核后才能在《在校生信息维护》项进行信息变动,得到系统平台审核通过才能有效.
三、注重平时积累,时刻维护变动学籍
在衔接招生源头、夯实基础数据后,要时刻维护变动信息元素.新生入学后,因成人高等教育学生的特点,变动较多,除了成人高考号（zkzh,c）不能申请变动外,学生本人的基本信息、专业方面的信息元素都有可能申请变动.在审核学生申请变动学籍的情况时,学籍管理者必须严格把关,遵守规定,规范管理流程,在规定时间内严格进行相关事务申请审核,学生要变动或姓名等关键信息元素时,应让学生到当地户口所在地出具修改相关信息的证明.招生录取时以（z+zkzh）.jpg命名的电子数码照片上传到《数字化综合管理信息系统平台》内,照片大小可以修改,但不得修改照片的原始图像内容,新生入学后要采集高清度符合要求的后续电子注册用的数码照片,像片为背景为蓝色、白色免冠上衣的彩像,不得进行化妆；成像区：面积48mm×33mm的标准二寸照片,头部的宽度为图片宽度的2/3、人体像长为整个图片长度的80%；图片尺寸：宽150像素,高210像素；保存命名：zh.jpg.学籍管理者要利用photoshop对照片有关技术指标进行修改,照片的文件命名可以通过VFP命令进行操作renamealltrim（原始名）toalltrim（zh）,然后上传到系统内,但录取时的照片和在校照片的命名不要相同.
四、连接中间环节,掌握多方状态
学生是否能够正常进行证书发放、电子注册,除了学生自然基本信息的准确还不行,还要结合学生在校期间是否按规定完成教学计划要求的课程模块、社会实践模块、毕业设计模块,政治思想学习、在校的表现、缴学费等情况是否达到了毕业的要求.在中间环节中,按日常教学管理目标完成学习取得合格成绩的及时登记,不符合毕业条件的同学做到及时筛选,通知相关学生及时进行后续学习.学籍管理者在学生毕业名册正式上报前6个月,将预毕业名册下发到各个功能管理者,让他们进行毕业资格初审,然后规定时间节点,通知涉及的学生进行校内课程的补考或出具相关证明材料,在截止时间前完成相应的信息或成绩处理,运用好功能小程序,对中间环节的有关数据简单处理.
五、留存过程材料,造册存档
令第27号《高等学校档案管理办法》指出,高等学校应当建立、健全档案工作的相关制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作,应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档.为了保证电子注册的严肃性,时刻要求学籍管理者对每一环节所依据的材料进行登记存档,做到变动审核有据可依,招生时的录取花名册、学生注册入学时的有关材料、学生申请变动提交的材料、学生在校期间的课程学习试卷及成绩、社会实践报告、毕业论文（设计）材料、提交电子注册的学生名册等材料归类登记存档.今后凡持有合法证明的单位或者持有合法明的个人,在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后,均可以查询在校读书期间的档案.
六、结语
随着国家对高等教育新生入学和毕业学历证书要求进行电子注册的深入,促进高校继续教育部门内部的学籍管理数字化的进程,一方面,高校继续教育部门应严格学籍管理的流程规范化、细致化,严肃成人学籍管理；另一方面,要促进与管理相适应的网络数字化学籍管理的建设,做到学籍管理可监控、快捷.以电子注册为主轴,探究成人学籍管理新思路、新手段,打造与教育部《学籍学历信息管理》平台相衔接的内部数字化管理手段势在必行.