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摘 要：该文阐述管理电子文件的措拖,并从保证电子文件的真实性、完整性、可读性和安全性出发,提出对电子文件实施科学管理的具体措施和技术手段.
关 键 词：电子文件；产生；特点；管理；措施
中图分类号：F273文献标识码：A文章编号：1006-3315（2012）08-178-001
电子文件的管理如何适应信息化时代的步伐,做到与时俱进,不断创新发展,已成为日益关注和研究解决的新问题.
1.电子文件的产生
由于办公自动化的进一步发展和深化,特别是电子计算机和通信技术相结合形成了信息技术产业,使过去用纸墨、照像等形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、图形、图像、文献资料、商业信息等,都可以用电子计算机进行,由此而产生了电子公文、电子图书、电子图形图像、电子文献资料等,这些都是属于电子文件.具有档案保存价值的电子文件,必须要归档保护.
2.电子文件的特点
电子文件是指能被计算机识别、处理、存储在磁盘或光盘等介质上,并可在网络上传递的代码顺序,是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体上,依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件.将电子文件归档后即形成电子档案.由于电子文件的传输快捷性、可复制性等优点,使得无纸化办公成为现实.电子文件的主要特点可概括为：电子文件不再是直观的纸质文件,需要利用现公设备才能阅读.电子文件可以直接由计算机等现公设备迅速地处理传递.电子文件是可共享,不受时间、地域的影响,保存环境对温湿度、防磁性要求较高.
3.电子文件的保管
3.1电子文件必须以脱机方式进行保存.实际用于电子文件保存的介质主要有磁带、软盘和光盘等,其中光盘属首选.光盘作为新型的存贮载体,比磁带、软盘更具有抗干扰能力和结构稳定性,有利于归档电子文件的长期保存.因此,提倡档案部门配备光盘刻录仪,将归档电子文件转储到光盘上.
3.2光盘的存放和使用必须规范.应将光盘置于盒中直立放置,避免大量堆叠,以防光盘翘曲.在使用过程中应避免磨擦和划痕,造成光盘损伤和数据丢失.存放电子文件光盘的环境应保持良好的温湿度,高温会使光盘氧化、变形或老化,潮湿会使光盘片霉变.为此光盘存放温度宜控制在14-24℃,相对湿度宜控制在40%-65%.
3.3电子文件的保管需要不断地更新设备.当电子文件使用某种电子信息技术和设备将其记录于存储载体之后,就永远离不开支持这种载体的技术和设备环境.
4.使用和管理电子文件中遇到的困难
目前电子文件的签署技术不普及,不能为每一份电子文件印章或亲自签名,也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件.在网络上传递的电子文件也有可能被非法截获或更改.
电子文件制作过程的虚拟化使得电子文件容易被修改,对其原件的界定难以实现.在不同时间不同地点由不同人获得同一内容文件可以毫无区别,无法区分其中哪个是“原件”和“复印件”.电子文件不再具有特定的字迹,人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出,无法从字迹上分辨其原始性.
5.解决存在的电子文件信息安全的管理技术
电子文件是高科技的产物,信息安全技术对于维护电子文件的原始性、真实性至关重要.目前这方面的管理技术主要有：
5.1身份验证.为了防止无关人员进入系统对文件或数据访问,有些系统需要对用户进行身份验证,如果验明他为合法用户,可接受他进入系统相关的业务访问,如果验证不合格,该用户就会被拒之系统门外.
5.2加密技术.采用加密技术可以确保电子文件内容的非公开性,因此第三者很难从截获的密文中解出原文来,这对于传输中的电子文件具有很好的保护效果.
5.3防写措施.即在软件中采用的将文件设置为“只读”状态,在这种状态下,用户只能从计算机上读取信息,而不能对其做任何修改,有效地防止了用户更改电子文件内容,保持电子文件的原始性和真实性.
5.4签署技术.对电子文件进行签署的目的在于证实该份文件确实出自作者,其内容没有被他人进行任何改动.电子文件的签署技术一般包括证书式数字签名和手写式数字签名.
上述技术措施在信息网络中的广泛运用,对于证实电子文件内容的真实、可靠,保证电子文件在存储、传输过程中的安全、保密,防范对电子文件的非法访问和随意改动,都具有很好的效果.
6.加强电子文件管理的主要措施
信息技术和网络技术的迅速发展,使得电子文件在各个领域发挥着越来越重要的作用,如何加强电子文件的保存是电子文件管理者急需解决的问题.
6.1解决好电子文件的保存问题.电子文件的载体材料是磁性物质和光盘.磁性物质极易受外磁场影响而导致退磁、消磁,光盘是利用激光进行信息存取的,它由盘基、记录介质和保护层等部分组成,而目前光盘常用的记录介质不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应.所以要长久保存电子文件,需要定期进行复制,以防止信息损失.
6.2建立电子档案.目前,正处于纸质文件和电子文件并存的过渡期,认真做好归档的电子文件的技术处理工作显得尤为重要.新型电子文件材料的归档势在必行,要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域,从保护电子文件的原始信息入手,通过技术处理,将已归档的电子文件改为“只读性”文件,即只能读不能写的不可更改的文件,从而识别和保护电子文件的原始结构,保证电子文件的可靠性.
6.3提高电子文件管理人才的业务素质.面对调整发展的信息时代,管理者必须拓宽知识面、优化知识结构,既要具备电子文件管理的基础知识,不仅要熟练地掌握管理工作的基本原则和方法,又要熟练掌握微电子技术、电子计算机软硬件技术、数字通信技术等,努力成为适合信息时展的复合型人才.
电子文件与传统的办公条件下产生的纸质文件相比具有独特的优越性,它对文件信息传递、数据共享提供了极大的便利,在很大程度上提高了办公室工作的质量和效率,电子文件的管理与利用已成为今后努力的发展方向.随着实践的深入和发展,我们将不断加深对电子文件的认识,不断完善归档电子文件的管理,更好地服务于地方经济建设和社会事业发展.