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摘 要：本文通过对高校二级学院教学档案管理作用、存在问题和教学评估关系的分析,提出规范二级学院教学档案管理工作的对策.
关 键 词：高校二级学院教学档案管理教学评估
二级学院教学档案是高校一线教学管理机构和师生在教学管理活动和教学实践活动中,直接形成的、保存备查的文字、图表、音像及电子载体等各种不同载体的历史记录.二级学院教学档案管理主要包括档案的收集、整理、保护、管理及利用等工作.在教学评估活动中,二级学院教学档案发挥着重要作用.结合几年来的教学管理工作和我院教学档案管理现状,有以下体会.
一、教学档案的内涵和作用
我国《高等学校档案实体分类法》明确规定,教学档案主要内容包括：学校学科、专业、实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、毕业生工作、教材建设与管理,还包括教育评估和教学评价等教学活动或教学管理过程中形成的有保存价值的文字、图表、声像载体等材料.这些材料是教学内容、教学方法、教学途径和教学效果的真实记录,是教学管理和教研活动不可缺少的参考依据,而教学档案管理工作则是教学管理的重要组成部分,是进行教学研究、教学改革、教学经验交流和课程建设的重要平台.完整的教学档案反映学校教学管理、教学过程和教学质量的流程、历程.对推动高校教育改革、提高教学质量、开展教学研究、加强教学评估等都起到重要作用,是科学化教学管理的重要保证.其作用主要体现在以下几方面：
1.为教学工作和教学计划提供依据和借鉴.
教学工作是在继承中发展的,因此,教学计划、大纲等依据性文件可沿用多年.即使要改进,也是在原基础上修改.学院新申办专业可以查用同类培养目标的教学档案.它既为现行教学工作提供执行性文件和工作依据,又为以后教学文件等提供借鉴.院系党政领导及教学管理者通过了解和掌握过去和现存的教学资料,有的放矢地制定决策、措施、计划,便于教学改革和教学秩序在原有制度和现实情况上稳步推进,切实保证教学管理的连续性、稳定性,保证教学质量稳步提高.
2.为教学实践和教学研究提供信息平台.
教学档案凝结着广大教师从事教学实践和研究活动成功的经验和失败的教训,记载着学生求知和探索的成果,对教师从事教学实践活动具有广泛的参考和借鉴作用.如在课堂教学、专业实习、毕业实习、社会实践等活动中形成的各种形式、各种载体的教学文件材料,不仅可以反映出教学和管理中的成功和不足,而且能为改进教学工作提供依据.广大教师的教学实践中不断产生新教学文件、材料,这些文件和材料随时进入教学档案,源源积累而形成数量浩大、内容丰富的信息库,这既是教学管理、教学实践和教学评估的信息源,又是师生传递信息的重要工具.依托这一教学档案的信息库可以组成一个教育教学信息网络,供广大师生查询和进行信息交流,为教学、科研服务,为进一步扩大校级与院系的交流提供信息平台.
3.为教学评估提供有力支撑.
教学档案是反映院系教学活动最富有特色的方面.它保存的资料是院系办学特点和办学水平的真实体现.根据教育部教学评估的指标体系,评估主要从办学指导思想、师资队伍、教学条件、专业建设和教学管理、学风和教学效果等方面对教学质量进行分析.教学档案作为基础和依据性材料可以静态再现教学流程和过程,充分展示教学效果.评估专家组可以通过查阅原始教学文档的真实性对院系的教学管理和质量做出可靠的定性结论.
二、目前二级学院教学档案管理中存在的主要问题
1.对教学档案的重要性认识不足,归档制度不完善.
目前,在我国教育行政管理部门对各高校实行五年一周期的教学评估的背景下,从学院领导到教职员工始终把教学工作放在首位.但大部分二级学院缺乏对教学档案管理重要性的认识度,没有认识到二级学院教学档案管理工作对学院及学校知识积累和开发利用的作用.在评估检查时临时“抱佛脚”,突击应付差事、草率整理的情况仍有存在.
2.材料收集不及时,收集整理不规范.
二级学院教学档案管理不到位、不及时.档案收集工作规范程度低,师生员工的档案意识不强.甚至有人认为档案放在自己手中是最放心的,导致教学档案散存于部门或个人手中,造成档案材料不齐全、不完整、质量不高.同时,这种不规范的行为缺乏有力人员进行及时的监督检查,没有及时更正错误,最终使教学档案缺失.
3.学校档案与二级学院档案所保存的教学档案的界线不清.
在教学档案管理中,档案种类繁多,每一种档案都是一个点,将多个点连成片才构成完整的教学档案管理,才能使每种档案发挥自身作用.但是由于学校档案和二级学院档案间衔接不当,没有很明确的界限,导致有的档案该保存的没有保存,或重复收集、保存.另外,由于大多数高校采取高度集中的管理体制,各二级学院在教学档案管理方面的主动性和积极性难以发挥,统一管理、分级管理的力度缺少适当的衔接点.
4.二级学院教学档案信息化管理不够完善、缺少创新.
信息化早已被应用到二级学院教学管理的各个方面,但是档案管理信息化进展缓慢,主要有以下几点因素制约：学校缺少教学档案管理信息化的共享平台,如很多职能部门重复收集、统计二级学院的教学资料、教学文件等,降低工作效率：高校教学档案管理仍然以传统的封闭式管理为主,很多教学档案信息停留在传统纸质档案管理方式.这些都制约了二级学院档案信息的传播和交流,从而使二级学院教学档案信息化得不到充分利用.
5.教学档案管理人员素质不高.
目前,由于受人事编制的限制,二级学院的教学档案管理人员基本由教学秘书兼任,他们有的身兼数职,对待教学档案管理工作只能应付,很难真正履行职责,有些二级学院的教学档案管理人员属于临时指派,谁有空谁干,缺乏责任感.由于二级学院教学档案管理工作起步晚,学校教学档案长期集中管理,导致二级学院的档案员档案意识薄弱,不知道什么是档案,对教学档案及教学档案管理工作在整个教学管理中的重要性认识不足,对二级学院档案工作的职责、要求、范围不清楚,像过去一样依赖学校教学职能部门,缺乏教学档案收集、整理的积极性和主动性.很少有机会接受档案专业培训,从事教学档案管理的专业水平匮乏,不懂得如何归类整理,不善于挖掘和利用教学档案信息资源.客观上对二级学院教学档案管理工作造成很大影响.6.教学档案管理工作岗位职责范围狭窄.
教学档案管理是一种容易不被人们重视的无形劳动.不是职能部门,只是为教学、科研、学生服务的管理部门,他们的劳动难以用固定形式加以评估,人们认为教学档案管理很轻松,谁做都可以,导致用人的随意性,不利于学院今后教学、科研、体制改革及其他各项管理工作查阅利用,进而影响教学档案管理水平和效率的提高.对教学档案管理如何进行研究没有明确规定及具体要求,没有教学档案管理工作方面的“通则”及“条例”规章,没有明确的职责范围和要求等.
三、完善院系档案管理工作的建议
1.增强档案意识,提高管理水平.
增强广大教职员工的档案意识,是教学档案材料收集完整、标准化管理的有力保证.教学评估中暴露出来的档案问题,主要症结在于思想上不重视、观念落后.因此,高校领导必须高度重视档案工作,借评估之东风,加大档案工作的宣传力度,使广大教职工树立正确的档案观念,充分认识档案和档案工作的重要性.在日常教学中重视档案的收集和管理,以免评估时浪费大量人力、物力、财力“做材料”.
2.做好基础工作,有序推进档案建设.
档案收集是档案工作的起点,是档案管理的基础性环节.档案收集是否完整、齐全,直接影响其他各个环节工作能否开展,影响档案工作质量高低.因此,规范档案管理首先要规范档案的收集,保证档案收集齐全完整,这是提升档案管理水平的基础.如果归档的文件材料不完整、不齐全,也就失去了档案收藏的基本价值,这样的档案无异于一堆废纸,很难在工作中发挥应有作用.如“教学日历”、“教案”、“听课记录”、“学生对教师的教学评价”、“同行听课评教的反馈材料”、“教研论文”、“教学改革研究成果”、“各级教改立项和科研立项”等,这些材料都是围绕教学产生的,有的材料是结果性的,有的材料则是进行中的、使用着的,但都是教师在业务活动中每一个环节的真实记录.只有完整收集教学工作和其他活动中的材料,才能反映教师业务能力的全貌.所以,档案工作人员要时刻注意各种文件及材料乃至实物的收集、积累、保管,为最后的归档工作打下良好基础.
3.将档案进行网络化管理.
网络环境下,采用计算机管理是实现档案管理现代化的必由之路,我们要将计算机技术、信息技术、数字技术和网络技术与档案工作理论和方法相结合,实现档案信息的数字化、网络化.具体设想是利用学校办公系统,建立院系档案管理系统,采用目录树的方式展现不同材料的内在联系.并建立搜索功能,可根据主题、关键字和资料性质等组合查找,方便定位资料,提高查阅效率.最终,将全院及各教研室档案和学校档案馆联网,达到资源共享的目的.
4.提高对教学档案的利用效率.
档案本身具有潜在价值,档案信息资源只有被合理开发应用,满足人们和社会的需求,它的价值才会实现.只收藏不利用,档案就会失去其应有价值.学院教学档案真实地记录了教学工作内容、方法、途径和效果,是衡量一所学院工作水平和质量的标志.因此,我们可以把教师的教学大纲、教学计划、教学进度表等教学文件放到教学交流平台上,供教师们互相借鉴,以促进教学水平的提高.同时可以把学院教师的科研成果发布到学院办公网上,供科研机构、企业参考、联系,使科研成果尽快转化成直接生产力；可以把各种教学课件、学习资源放到课程建设网上,供教师和学生查阅,等等.
四、结语
教学档案是高校档案的主体和重心,其最终目的是服务于学校的教育教学工作.院系教学档案管理体现了学院的整体管理和教育水平,在改革不断深入的新形势下,学院的档案管理不仅需要领导的高度重视,而且需要各办公室紧密配合,更需要档案管理人员的努力.
高等教育评估对高校档案管理工作是一个严格的考察,学院的档案管理人员责无旁贷.以本科教学评估为契机,在今后日常工作中,我们要坚持重视档案的持续性收集、整理、归档和借阅等各个环节,使院系教学档案管理再上新台阶,变得更规范、更有序,以适应高等教育体制改革和教育创新的办学发展需要.
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