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【摘 要】电大教务管理目前分为新旧两系统,而且两系统都在使用,教务管理人员需要记住多组用户名和.成绩管理可以用“五花八门”来形容,有电大和省电大出题的考试成绩,网考成绩,学位英语成绩,实训作业成绩,论文成绩.在管理的过程中出现学生毕业后因开课不足未能修满学分,因而不能按时毕业.也出现过教务未通知学生及时补考影响按时毕业等等管理纰漏.究其原因发现教务管理信息系统兼容性和开放性不足,数据管理的安全性有问题.针对教务存在的问题,通过深入了解和分析,进一步完善电大教务的信息管理,最大程度的使用计算机解决人工失误提出了技术解决方案.
【关 键 词】教务管理分析问题对策方案
一、目前存在的问题
因电大系统办学,从中央电大到省电大,再到市级电大和县级电大,形成了业务上的垂直管理.因学生毕业总成绩分不同部分,电大和省管课程的考试成绩,网考成绩,实训作业成绩,学位英语成绩和毕业论文成绩,在实际管理及成绩汇总过程中存在许多手工操作,由于各电大的具体情况不尽相同,在信息管理方面凸现出一些影响学生正常按时毕业的问题,主要有以下方面：
1.教务管理信息来自不同软件系统,相互不兼容.
教务管理人员有时经常忘记不同系统需要输入的用户名和,原因很简单,因为每一个系统都有不同的用户名和,如果采用统一的用户名和,保密性大打折扣.教务管理中的需要的基础数据,如学生成绩、教学资源管理信息均来源于不同部门,各部门的信息管理系统彼此独立不兼容,从而很容易造成多系统间的数据数据类型和格式设定的不统一.工作人员通常需要将原始数据做大量工作,整理成自己电大习惯的格式.在手工操作的不仅容易出错,而且极大的增加教务管理的工作量.由于软件间有时出现软件之间的不兼容,系统瘫痪和类似死机情况时有发生,造成计算机运行性能严重下降.
2.开课计划和学生学分是否足额依赖人工检查
电大实行学分制,只有学满规定数量的学分方可取得毕业资格.以选课为核心,教师指导为辅助,通过绩点和学分,衡量学生学习质和量的综合教学管理制度.与班建制、导师制合称三大教育模式.但现在电大系统的教学运行机制很难实现学满学分提前毕业,因为开课计划和考试报卷都是按计划进行,期末考试的学生考试科目不能超过六门,包括补考科目.实行学分制的优点没有体现出来,而学分制的缺点倒是全部接受了,比如负责开课计划的教务人员必须统筹全部在校读书时间,合理的安排各专业和班级的开课,稍有不小心都会影响学生按时毕业,这就注定了电大教务工作的特殊性.
3.教务管理软件开发和服务没有实行市场机制.
教务管理软件目前开发而后完善都是闭门造车,而且软件功能更新缓慢,给日常的运行和维护带来了很大的麻烦.在安装过程中有时候需要提供低版本的控件造成安装过程过分繁琐和不便,甚至出现运行不稳定状态.软件的更新没有和硬件同步,从而无形增加了教务工作负担.教务管理软件走市场化道路,突出市场需求,提高服务质量,是电大教务管理软件生存和发展的根本.教务管理系统软件作为一个特定行业使用,业务管理垂直化管理,软件使用对象比较单一,大量增加电大特色需求服务的研发与投入研究,加快教务管理软件产品的更新换代,不断得到一线教务工作人员的反馈和改进,拓展服务教学为主的教务管理模式,将是电大教务管理软件的出发点和归宿点.对于电大系统来说,针对教学管理中的实际需求,比如排课系统,学籍模块,成绩模块,考务模块,课程资源模块,招生模块等不同功能需求,可以和有资质的软件公司寻求外包服务合作开发,将技术层面问题由软件公司解决,走市场化开发和管理机制,既节省人力物力,又能把握软件的更新,实现教务管理不断改良.
二、解决问题的方案
从完善目前教务管理系统角度出发,从不同系统下载数据,采用统一的数据库格式和标准,研发一个辅助系统,帮助教务管理人员统计和分析,如下图：
学分检查模块：检查学生已经取得的学分数量,包括哪些通过考试的科目清单.
班级开课检查模块：该班级已经开课和未开课的情况,对于开课不足的班级该班级毕业前两个学期提出警告提示.
毕业条件检查模块：列举毕业的条件以及完成部分,比如：论文,实训作业,是否满足取得学位条件,检查毕业学分是否够额,学分分布和不足部分提示.
成绩检查模块：学生考试成绩的具体情况,包括形成性考核成绩,网上作业情况.
电大要切实加强和改进教务管理工作,必须建立一支稳定的教务管理队伍,领导要重视提高教务管理员的工作素质,发挥和激励教务管理人员的智慧,加强培训使教务工作者的管理模式转变为现代信息管理的管理模式,充分利用计算机,使电大系统教务管理更加系统化,规范化,高效化,以适应国家建立开放大学教育的发展.明确和细化彼此工作职能,盘活教务工作的工作机制.随着教务管人员的变动,要确保电大教务核心岗位不能动摇,发挥其核心作用,电大系统必须建立一支人员素质高和能力强的教务管理团队,另外,建立科学合理的内部业务工作分配机制和物质激励机制,以充分调动电大系统教务管理人员的工作高效性.电大教务管理以服务于教学为目的,为社会培养和提供职业人创造以人为本的和谐管理环境.电大教务管理软件要不断升级,不断更新和适应系统办学的管理制度.