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摘 要：科研档案是指在科学研究活动中形成的、经过整理的、具有保存价值的、可归档保存的文字、图表、数据等各种形式和载体的历史记录.随着我国市场化进度的加快,科学技术成果对生产力的推动作用越来越大.在当今的形势下,如何加强高校的医学科研档案管理,更好地发挥科研档案的自身价值,促进档案资源的开发利用,已成为一种迫切的需要.本文通过阐述高校医学科研档案的重要性,针对高校医学科研档案管理的普遍现状,提出了具有现实意义的对策和建议.
关 键 词：医学科研档案；高校；管理；对策
中图分类号：G647文献标志码：A文章编号：1674-9324（2013）15-0010-03
一、高校医学科研档案管理的重要性
1.医学科研档案是医学研究的基础和条件.医学科研档案直接反映高校医学研究水平层次、国内外学术地位、人才、设备、学科发展主攻方向、整体医疗、科研、教学发展规模、科研辐射范围等情况.医学工作者特别是中医药高校科研工作者搞科研,“传承”与“发扬”紧密关联,通过继承前人科学研究的成果,吸取有益的经验教训,并在此基础上有所创新和发展,这些都离不开利用档案资料的信息资源.因此,科研档案是科学研究的基础和条件.
2.医学科研档案是保持医学研究延续性的有力工具.医学科学研究是建立在前期工作的基础上,吸取和借鉴已有的成果,优化科研设计,以前人未解决的医药关键问题为研究对象,开展更深层次的研究.在医学的科研活动中,必须要有完整准确的科研档案作为支撑,以便科研人员最大限度地利用科研档案这一继承、借鉴、传递和交流的工具,指导医学研究向着高层次发展.做好对科研档案信息的挖掘和利用,有利于把新的科研成果加以推广、应用于临床,让精神财富转化为物质财富,对提高医院科研水平和核心竞争力,促进我国医疗卫生事业的发展,保障人民群众的健康具有重要的意义.
3.医学高校科研档案是人才考核、职称晋升的重要依据.医学科研档案不仅记录了科研活动的最终成果,同时也记载着科研活动的研究过程、科研人员承担的科研任务、科研项目完成后发表的学术论文以及获得的成果奖励等信息.因此,医学科研档案的系统性、客观性、完整性、真实性和连续性,能够帮助高校考核部门对科研工作人员各方面的素质深入了解.高校在人才考核、职称晋升的过程中,除了参考医疗、教学量化考核指标以外,医学科研档案更是作为对科研人员考核的重要依据.
4.医学高校科研档案有利于推动社会发展.在产、学、研一体化的今天,科研成果最重要的是要转化为生产力,要推动科技事业的进步,推动社会的进步.一套完整的医学科研档案不仅可以真实、完整、准确地记录该项目的研究过程,更重要的是在社会医学科技的转化和推广中起着重要作用.因此,加强医学高校科研档案的管理,不仅仅是对医学科研成果的转化,更是对一种巨大的社会资源的积累与利用.以我校为例,校市合作和产学研基地建设有力推进,先后与清远、阳江、中山、东莞等市政府签订合作协议,建立中药规范化种植基地16个,辐射带动种植面积20多万亩,新增产学研基地14个,签约横向项目394项,合同总额7426.25万元,使得校市产、学、研合作迈出坚实步伐,这些成果,都离不开我校对医学科研档案的密切跟踪和有效管理.
二、高校医学科研档案管理普遍存在的问题
1.医学科研档案管理意识有待增强.目前高等医学院校档案管理工作普遍存在科研人员缺乏归档意识的现象,通常认为科研档案是自己多年科研工作的心血和结晶,把自己的研究成果视为个人私有财产,许多珍贵资料不愿上交,一方面怕归档后得不到有效保存；另一方面则担心以后要做进一步的研究时查阅不方便.这些都直接影响了科研档案的内在质量,既不利于后续研究的创新,也不利于国家知识产权的保护.
2.医学科研档案管理制度执行不得力,科研材料归档不完整.医学科研档案管理工作与科研项目申报、科研成果申报工作相比,不能引起医科院校领导重视,尽管有一些具体的管理制度和办法,但缺乏切实有效的制约手段,还未能实现有效的管理,导致科研档案材料通常具有如下特点：（1）存档材料多为成果性材料,缺乏过程性材料；（2）一般性材料较多,缺少创新性的关键技术材料；（3）归档材料类型单一,多数为纸质文档,其他载体的材料少；（4）人才培养、教育技术教育、教育教学研究、人文社科类等科研项目收集较难.在科研成果归档工作中,尽管《档案法》明确规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何个人不得据为己有.”但实际上项目负责人交与不交管理人员无法控制.项目负责人提交什么材料就归什么材料,档案管理人员对归档也只能在口头上作一些要求说明、解释而不能强求,监管力度不够大.造成很多管理制度形同虚设,执行和落实力度都不足.
3.科研材料集中统一管理难,归档质量还有待进一步提高.随着我国社会经济的高速发展,科技、教育事业的突飞猛进,政府加大了在高校整合、拆分的投入和建设.以广州大学城为例,大学城校区的投入使用（有些学校是主体迁入）,办学条件整体水平突飞猛进的同时,现实的问题也相继显现,大学城的规划使得高校及其附属院校及机构（医药院校的附属医院）分离太远,加大了建档归档的难度,科研人员为方便研究利用,有意保留一些重要的关键性技术材料,导致材料收集不完整,难以集中统一管理.另外,科研档案反映的是科研人员开展科研工作所取得的成就,其质量的高低尽管在很大程度上取决于科研人员开展科研的质量与水平,但也与档案管理工作有着较为直接的关系.目前,科研档案专项管理人员不能确保专人专管,大多数身兼多职,无法对项目进行系统的监控跟踪与收集,造成科研过程中的材料流散缺失.然而,对于科研档案质量总的要求包括：研究水平在有一定高度,数据准确,研究方法设计科学,材料齐全,格式规范,案卷归类合理,标识完善准确.在实际当中由于上述原因,无论是科研档案的内容质量,还是案卷质量,都存在着不够规范、不完整的问题.三、加强高校医学科研档案管理的建议
1.加强宣传与交流,提高医学科研人员的档案意识.医学科研材料的收集工作仅靠档案人员单方面的努力是难以完成的,还需要科研人员的理解、支持和配合.要做到这一点,关键是要提高科研人员对档案工作的重要性、必要性和严肃性的认识,增强档案意识.因此,组织和开展高校医学科研档案协会学术交流与合作,积极开展科研档案知识的宣传活动,通过知识讲座、板报宣传等多种形式,使科研人员明确科研档案归档的范围,强化其科研档案归档意识,使他们真正认识到将医学科研材料毫无保留地交给档案部门是自己应尽的责任.
2.完善医学科研档案管理制度,提升医学科研档案管理水平.完善医学科研档案管理制度是提高医院科研档案管理水平的保障.高等医学院校的科研管理部门、档案部门和科研课题组成员应密切配合,建立一套完善的《科研档案归档制度》,进一步明确归档范围,保证科研文件和合同的完整性、系统性和时效性.高校的科研管理部门应根据国家有关档案及科研资料管理等有关规定,制订详细的归档范围和归档的各种要求及相应的档案管理实施细则.一方面要充分利用计算机信息技术,在利用传统手段管理科研档案的同时,加大经费投入,保障硬件设施建设,建立相配套的现代化设备,如办公自动化设备和专业软件等,建立科研原始档案数据库、科研成果档案数据库、科研立项文件、论文、奖励等数据库,利用档案管理系统,推进科研项目档案归档说明、项目重要文件信息全文检索,逐步实现档案工作的现代化管理.
3.利用档案法规加强统一管理,提高归档科研材料质量.在实际归档工作中,加大对归档工作的重视,切实执行《科学技术研究档案管理暂行规定》,根据规定适合自己的一套科学的管理制度、办法和相应的制约手段.普及档案管理的信息化与现代化,对于高校与附属机构及医院的项目档案统一管理问题,可采用电子认证的方法,对归档材料进行扫描和认证,统一上传电子数据库,以减少科研人员因提取、利用归档材料带来的不便,提高科研人员提交档案的自觉性.另外,根据《科学技术研究档案管理暂行规定》第九条：“凡重点科研项目鉴定、验收,按照专业分级管理的原则,其档案应由相应的档案管理部门审查验收.未经档案部门验收的科研项目,各级科技管理部门不予承认.”建立完善的医学科研人员考核评价体系,增加专职档案管理人员,规范其职能范围,把科研档案的收集和管理纳入考核范围,各档案管理部门对已获得奖励或正在上报的科研成果,如检查发现其档案不符合要求,有权建议有关部门推迟或撤销对该项成果的奖励.总之,应强化科研人员在从事科研过程中档案整理和存档意识,激发其重视科研档案的主动性和积极性,切实提高高校医学科研档案质量.