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摘 要：“高级筛选”通常用于条件比较复杂的筛选操作,筛选的结果可显示在原表格中,不符合筛选条件的记录暂时被隐藏起来.筛选结果也可以在新的位置显示出来,所有的记录都保留在原来的位置,这样就更加便于进行数据对比.在“高级筛选”中将筛选条件要放在条件区域中.
关键字：高级筛选；条件区域
在中职计算机应用基础教学过程中,我发现多数学生在学习excel的“高级筛选”时对条件的书写不太好掌握.EXCEL中的“高级筛选”是从数据清单中找出满足条件的记录.它常常用于条件较复杂的筛选操作,筛选的结果可显示在原数据表格中,也可以在新的位置显示,所有的记录都保留在原来的位置,这样就更加便于进行数据的对比了.利用高级筛选,我们可以快速地从数据清单中按照某些复杂的条件来查找符合条件的记录.它的操作过程虽然很简单,但操作的关键是要写好筛选条件,如何书写呢?下面我来讲一讲筛选条件的书写问题.
书写筛选条件时要先划分一片条件区域,条件区域可以选择数据清单以外的任何空白处,只要空白的空间足以放下所有的条件即可.在书写筛选条件时必须要遵守的规则是：
1.一定要在条件区域的首行写上条件中要用到的字段名.
2.一定要在字段名行的下方书写筛选条件,条件的数据要和相应的字段在同一列.
3.条件区域上方至少有一个空行,条件区域下方至少有一个空行.
4.条件区域中不允许有空行,但可能有空单元格,空单元格表示接受所有数据.
如果在书写条件时,同时有多个条件,那么,这些条件是个什么关系,又怎么在条件区域中分布呢?
我们平时所用的逻辑条件,如果有多个,它们之间总是会存在两种关系,一种是“或”关系,一种是“与”关系.
“或”关系是指几个条件中只需有一个成立,结果就会成立的情况,比如一句话“小张和小王,你们谁来把你们的邮件取回去?”这样表达的是他们两个人的邮件要往回取,“去人取”是条件,“取回邮件”是结果.这里存在三个条件,一个是“小张去取”,一个是“小王去取”,再一个是“两个人都去”,那么,在这三个条件中,只要有一个成立,结果“取回邮件”就会成立,那么这些条件之间的关系就是“或”关系.当然在考虑这个关系的时候,我们只要记作“小张去取或小王去取”就可以了,表示两个条件中,只要有一个成立,结果就成立,当然两个都成立,结果更会成立了.
“与”关系是指在几个条件中,必须这些条件都成立,结果才成立的情况.比如一件事“如果明天不下雨也不刮风,那我就出门.”这里有两个条件,一个是“不下雨”,一个是“不刮风”,只有这两个条件都成立,结果“我出门”才会有,那么我们就称这两个条件为“与”关系.可以记作“不下雨与不刮风”,表示两个条件要同时成立结果才会成立.
回到高级筛选中,我们在书写条件时,要学会分析好所有条件之间是什么关系.假如是“与”关系,这些条件要写到同一行中；假如是“或”关系,这些条件要写到不同的行中.也就是说不同行的条件表示“或”关系；同行的条件表示“与”关系.
比如再举例：我们需要16岁以上的男性.“年龄在16岁以上”和“性别是男的”是两个条件,在题目的含义中我们看出这两个条件要同时成立,是与关系,所以条件区域写法如下表：
把两个条件写在一行,表示他们是与关系.这里第一个条件“16”写的时候在前面加了一个“>”号,表示在16以上,我们平时用的不等关系有大于、小于等几种,它们在EXCEL中应换成这样的符号,如下所示：
大于>,小于<,大于等于>等于,小于等于<=,不等于<>
还有表示相等关系,则直接写值,不需加符号.
我们还要注意的是,符号必须在纯英文状态下输入,不可以是全角符号,应是半角符号,否则EXCEL不会认识它们.
下面举几个具体的实例,看一下筛选条件的写法：
1.选择出语文、数学、专业课三门成绩中至有少一门不及格的学生.
分析：这3门课程中至少有1门课程不及格,我们可以这样理解：一位学生,如果语文不及格就选出来,或者数学、或者专业课不及格都把他们选出来,很显然这3个条件是“或”的关系.
2.查找出工具软件、数据库、网页3门课程都及格的学生.
分析：3门课程都及格,要求工具软件、数据库、网页同时在60分以上,这些条件是与关系.
3.查找出工具软件、数据库、网页三门专业课程中只有一门不及格的学生.
分析：只有一门不及格,我们可以这样考虑：如果工具软件不及格,肯定要数据库、网页及格；如果数据库不及格,肯定要工具软件、网页及格；如果要网页不及格,肯定要工具软件、数据库及格.这样三个大条件,每个大条件中又包含三个小条件,这些条件是个什么关系呢,我们先分析其中的一个大条件“工具软件不及格,数据库、网页及格”,这个大条件中有三个小条件,三个小条件要同时成立才符合我们的要求,所以它们之间是“与”关系.而三个大条件之间只要有一个成立,该学生就是只有一门不及格者,所以它们之间是“或”关系.
4.筛选出“系别”为英语系、中文系,“年龄”在20岁以上的“籍贯”是北京、天津的学生.
此条件区域写法如下,读者可以自己分析条件的含义.
高级筛选的条件写法并不难,只要我们把所需的问题认真分析,再分解成最小的逻辑条件,把条件之间的逻辑关系弄清楚,就能够写出正确的条件区域.
【责编张景贤】