示范性基层电大评估为契机加强电大档案工作的管理

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摘 要：档案工作是各项事业不可缺少的重要环节,电大系统示范性基层电大评估凸显出学校档案工作的重要作用.本文分析电大系统档案管理的现状,提出了加强档案建设、服务电大发展的建议.

关 键 词：评估；档案；管理

档案是历史凭证,学校档案是学校教育教学及其相关工作的真实记录.“电大师范性基层电大评估”正在电大系统各基层试点展开,作为整个试点工作的重要见证――档案资料,也就成为评估活动中考核评价试点项目的重要依据.通过评估,进一步认识学校档案工作的作用,并采取得力措施加强档案管理,应是电大系统落实“以评促改,以评促建、以评促管理、以评促发展”的一项重要工作之一.

一、电大系统必须进一步增强做好档案工作的自觉性

今年,示范性基层电大评估试点项目进入总结阶段,也就是以总结评估的方式,通过对其“历史陈迹”的实地考察,进行全面检查、评估和验收.因此,我们可以说,此次对各级电大试点项目的评估,在一定意义上也是对电大系统档案建设和档案管理工作的一次大检验.凡是研究过“示范性基层电大评估指标及标准”的同志都明白,其中所包含的6个一级指标、12个二级指标、25个主要观测点,除了四、五个观测点需要直接查看硬件设施外,绝大部分观测点都必须通过查阅相关档案资料进行评价.随着评估工作的展开,各地电大加强档案工作的“甜头”、忽视档案工作的“苦头”已经或即将尝到.为了办好新时期的电大教育,切实做到规范办学、科学管理,加强电大系统的档案建设已是一项刻不容缓的工作.

二、电大系统档案管理存在的主要问题

(一)档案意识和档案法制观念还淡薄,依法治档、依法办事的自觉性欠缺

一些学校的档案工作还没有引起足够的重视,档案建设落后于电大教育事业的改革和发展；档案设施十分简陋,影响档案的安全管理和有效利用；档案工作机构不健全,专（兼）职人员不落实,工作不到位.

(二)档案资料严重缺损

档案的完整,是学校档案管理工作的物质基础.否则,就谈不上提供利用.所谓完整,从数量上讲,要保证档案资料的齐全,不使该集中管理的档案缺文短页；从质量上讲要保证档案的系统性和内在的有机联系,而不是对档案资料人为地加以割裂和零乱堆砌.在这次迎接评估验收的准备工作中,大家感受到很多工作都做了,但无材料记载,或有材料已经散失,或事后“苦心”编造材料等等,屡见不鲜.

(三)学校档案尚未集中统一管理

集中统一管理学校全部档案,是学校档案管理工作的基本原则.其内容主要包括两个方面：（1）学校全部档案由档案室集中统一管理；（2）各学校的档案工作由各级政府档案事业管理机构统一进行指导和监督.但是,目前不少学校的党、政、工、团等组织以及各职能处（科）室所形成的文字、图表、声像等档案资料,往往是各自捏在手里,杂乱堆放,无专人保管,更谈不上立卷归档,定期移交.遇到有人查阅、利用档案,学校内部各部门总是互相推诿,严重影响办事效率和电大的形象.

(四)学校档案偏重管理,忽视利用

学校档案管理工作要便于各项工作利用,为电大的改革和发展服务,特别是为现代远程教育的发展和研究服务,这是档案管理工作的根本目的.但是,由于档案工作的许多薄弱环节所造成的档案利用价值不大、利用率低下的问题,一直没有引起足够的重视.如果不是这次试点电大评估给档案管理出了个“难题”,电大档案工作还有滑坡的趋势.

三、以评估为契机,加强电大档案系统档案建设

1.集中统一管理学校全部档案

当然,所谓集中统一管理也是相对的,也不是要把各部门的所有的档案资料全部集中起来,对于那些只需短期保存的档案和一些重要的、无关紧要的档案,就不应该包括在集中管理的范围之内.比如,在试点电大评估中,关于教学过程的监控,评估专家组是通过查阅历次教学检查以及年报、年检实施情况来评判的.如果教学检查活动的全过程没有文字、图表、声像等记录不完整、不实在,专家组凭什么认定学校认真执行了教学质量保证制度呢?诸如此类对日后实际工作和科研活动有一定查考利用价值的文件,均有必要作为档案资料容易统一保存和管理.

2.维护学校档案的完整

维护学校档案的完整,有两个方面的含义：一方面要保证档案的齐全,使应该和实际保存的档案不能残缺不全；另一方面,不能人为地割裂分散,或杂乱凑集,更不能事后涂改勾划,使档案失真.这两方面是互有联系、相互相承的.档案材料数量齐全,才能保证档案的系统完整；只有保证档案的有机联系,才能使数量齐全有科学依据,促使人民自觉地维护它.

3.便于学校各项工作对档案的利用

学校档案管理工作之所以能够延续下来并得到不断发展,就是因为它对学校及其各项工作有一定的利用价值.电大的档案管理工作不仅要为电大办学过程中的各项工作所利用,而且要便于利用,主动提供利用.只有这样,学校档案管理事业才能得到各个方面的重视和支持,才能得到进一步发展.

1.做好学校档案的基础工作

学校档案的基础工作主要体现在文书处理上：只有在文书处理工作中对文件收回及时,收集齐全,保存完整,才能保证学校档案的齐全、完整.做好档案工作,必须从文书处理环节做起,否则,档案管理就是无源之水,无本之木.

2.坚持立卷归档制度

对文件材料进行立卷,应该贯彻以下几条原则：第一,以本学校形成的文件材料为主,避免重复立卷.第二,保证文件材料齐全完整,防止对反映学校重大活动的文件材料的遗漏.第三,尊重文件材料的历史联系,反映学校工作的真实面貌.第四,以文件材料反映的问题为主线,便于查考利用.第五,组成的卷宗厚薄要适宜,便于管理和查阅.经过整理立卷的档案,必须定期交档案室集中保存.3.树立服务意识,做好档案利用工作

学校档案的利用工作,就是以广大利用者为服务对象,以档案信息资源为服务手段,采取多种形式和方法,向利用者介绍档案情况,提供档案资料,为学校各项工作服务.

1.加强档案信息化建设,提高现代化管理水平

档案信息化建设是信息社会发展对档案管理工作的迫切要求.也是广播电视教育所特有的系统优势和网络技术优势对档案建设的必然选择.我们电大系统具有建设数字化档案的强劲优势,只要广大教育工作者尤其是学校领导进一步强化档案意识,加强领导,充分发挥自身的优势,做到档案数字化管理“先行一步”,是完全能够实现的.从基层电大试点评估验收所暴露出来的问题看,电大系统的档案建设无论在技术手段、管理水平、利用能力等方面,都严重滞后于具有独特办学优势的现代远程开放教育的发展水平,这种被动的局面势必影响电大社会形象的树立、服务功能提升和可持续性发展实现,“问题出在档案上”,这是评估验收后电大不少同志总结的教训,档案是是历史的真实凭据,基层电大项目评估是人才培养模式和项目实施情况的真实记录,是事后考察工作过程、评价工作成效的主要依据,所以,只有作为试点工作“真迹”的档案,才具有无可辩驳的证据作用.为了完整地保存和利用好这些“证据”,我们必须努力营造良好的档案工作环境,在档案信息化建设山加大力度,尽快提升现代化管理水平.

2.培养高素质并相对稳定的学籍档案管理队伍

网络环境下的学籍档案管理,要求管理人员要掌握相关的计算机技术和网络技术,能熟悉地运用计算机进行学籍档案管理.为此,学校应有计划地安排管理人员进行必要的资格培训和业务进修,要努力提高管理队伍的政治素质,忠于职守、爱岗敬业、廉洁奉公、秉公办事,要耐得住寂寞,甘当人梯,也要注重提高业务素质,不断更新管理知识,及时了解最新计算机网络知识,提高办公自动化和管理信息化素养,最终实现管理人员持证上岗.

综上所述,在广播电视大学的评估过程中,特别是有关档案管理方面出现了许多新问题,很值得我们思考和面对.我们要认真分析广播电视大学在人材培养模式改革中,尤其是部分电大与其他院校合并后,电大档案管理工作出现的新情况,以与时俱进的精神,坚持以人为本的原则,开拓创新,积极探索新形势下电大档案管理模式,努力建设档案信息网络,使信息高速化,为电大今后的各项管理工作提供可靠的依据,以推动学校教育事业向更高的目标发展.

责任编辑赖俊辰