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【摘 要】“灰色文献”是党校系统召开的各种理论研讨会所形成的各种文献资源,本文从党校系统“灰色文件”的分类、存在问题等方面出发,对更好地发挥党校“灰色文献”的作用提出了建设性建议.
【关 键 词】“灰色文献”；图书馆；收藏
在党校图书馆文献资源体系中,有一类文献资源至今未能引起人们的高度重视,这就是“灰色文献”.那么什么是灰色文献呢?“灰色文献”这个概念出现于本世纪七十年代,是英文“GreyLiterature”的翻译语.一般来讲,对那些公开正式出版的文献资料称之为“白色文献”,对那些完全不公开出版的秘密性质的文献资料称之为“黑色文献”,“灰色文献”就是那些既非公开正式发表又非机密文件的半公开性的文献情况资源.这部分文献情报资源一般来讲,它的出版发行都不是通过正式渠道来进行的.
下为就党校文献资料情报资源中的有关“灰色文献”的问题进行初步的探讨.
一、党校“灰色文献”的分类
根据对“灰色文献”的定义,在党校的文献资源系统中,属于“灰色文献”的主要有以下几个方面的内容.一是各级党校主办的校刊（1998年经国家规定,由内部刊物一律改为报刊型内部资料）,这是党校主办的内部资料；二是由党校系统召开的各种不同内容形式的理论研讨会所产生的各种会议材料和作者向会议提交的论文以及编辑的各种论文集；三是由党校大专班、本科班和研究生班学员撰写的各种毕业论文,或将毕业论文汇集后而编辑成的毕业论文集；四是党校教研人员承担的各种国家或省市科研课题为而形成的未能出版发表的科研课题论文、调研方面报告和各种科研资料等.这四个方面就构成了党校“灰色文献”的主要方面,下面我们来详细讨论之.
第一种“灰色文献”是党校主办的校刊即内部资料.就目前我们所了解的情况看,目前全国地市党校,以及一些大型国有企业系统的党校,都办有自己的校刊.这种校刊根据1998年国家的规定,它叫刊物,但实质上是内部资料,它的性质被国家规定为报刊型内部资料.这种内部资料正式的名称,有各级新闻出版机关颁发的准印记号,是连续或半连续的出版物.它在外在形式上与正式出版、有正式刊号的杂志刊物是一样的,但它的性质则是非正式出版物,不能公开售卖、征订,不能公开发行,更不能登广告等,也不能从事其它的营利性活动.只能作为本单位、本系统研究工作,交会经验,传递各种信息情报之用.它也没有正式的发行渠道,只是作为内部资料在全国各兄弟党校间相互交换,起到一个传递信息,交流科研成果的作用.
党校办的这种内部资料,虽然只是一种“灰色文献”,但是在党校教学科研中所发挥的作用是十分重大的.通过党校自己创办这种内容资料,不仅对外界来说,对党校起到了一个很好的宣传作用,而且对于党校内部来讲也提供了一个很好的刊发本校教研人员教学科研成果的一个重要理论园地.对于推动本党校的教学科研工作,调动广大教研人员的科研积极性,把本党校的教学科研所取得的成果推向全国各兄弟党校的一个重要手段.而且通过党校创办这种内部资料,与全国各地党校建立起庞大的文献信息相互交流网,能收到全国各地各级各类党校交流来的内部资料（有时交流来的不仅是学校主办的校刊即内部资料,而且还有其它各种形式的非正式的出版刊物、印刷品）,通过这种党校间内部资料的相互交换,我们能够得到全国各地党校科研工作、教学工作、社科信息动态的情报信息,以及有关当地社会经济发展、历史人文资源等各方面的信息资料.把这种含有丰富信息内容的内部资料提供给本校的教研人员,对本校的教学、科研工作等各方面都会起到极大的促进作用.
第二种“灰色文献”是党校系统召开的各种理论研讨会所形成的各种文献资源.我们知道,科研工作是党校工作中的一项重要内容.为了推进党校的科研工作,每年党校系统内部都要召开各种类型的科研会议和理论研讨会,其中有党校主办的全国性的理论研讨会、有各省委党校主办的全省性的理论研讨会,还有各地市委党校主办性的理论研讨会,另外还有各大中型国有企业系统党校举办的理论研讨会.这些理论研讨会无疑会有大量的会议交流论文和各种会议文件和材料,有的会后还在会议交流论文中筛选出一部分编辑出版会议论文集,作为会议材料发给与会者.会议论文都是各级党校教研人员的科研成果,其中包含有新观点、新思想.至于其他的各种会议文件,有些其中也包括有一定的理论动态、科研信息.因而在进行党校文件情报资源建设中,对于这一部分“灰色文献”资源也应尽力收藏.由于这一部分“灰色资源”不是通过正式渠道发行出版的,它只能作为会议资料而发给与会者.因而收集起来是有一定的难度的.这种“灰色文献”资源对于传递理论信息、科研动态,促进党校科研工作的发展,开阔党校教研人员的理论视野、科研眼界都是很有帮助的.
第三种“灰色文献”是党校内部各大专班、本科班研究生班等班次学员所撰写的毕业论文.目前全国地市以上党校大都开办有大专班和本科班,有条件的省级党校还开办有研究班,党校还有硕士、博士研究生.按照党校正规化学历的要求,大专班、本科班和研究生版的学员都要做毕业论文.我们知道,党校的学员大都是各级各类的在职干部,既有理论战线上的干部,也有从事政治、经济、文化教育等各方面实际工作的干部.因而他们在党校学习所作的毕业论文,既有进行理论思维创新的,又有探讨和研究各种实际工作的,对当地的经济、政治、文化等方面存在的问题和解决问题的办法进行全面深入的研究和探讨.因而,这些毕业论文充分反映了当地社会经济政治文化等发展的历史现状、存在的问题及一定的解决问题的办法.它对于我们党校教研人员深入了解本地区的各种实际情况,开展各种形式的对策性研究,为当地党委政府的科学决策服务,为本地区的经济社会文化的发展起到了十分重要的作用.因而,我们认为,党校各种学历班次的毕业论文就必然成为党校图书馆文献资源建设中的一个内容.
第四种“灰色文献”是指那些党校教研人员各种未能正式发表或出版的研究课题论文,撰写的各种社会调研报告以及一些对策性研究题目.随着党校教育正规化的发展,党校的科研工作也必将走上正规化的道路.党校教研人员在进行自己的科研工作的同时,还经常能申报到一些省市县级的各种科研课题.除此之外,还在发挥为地方党委政府科学决策中承担许多研究本地区社会经济政治文化等发展的科研课题.这种科研活动最终形成的各种形式的论文科研成果,调研报告主要的目的是为了解决实际工作中存在的问题而进行的对策性研究.只是为党委和政府的决策起到一个参考咨询的作用.在这些调研报告和课题论文中,包含了丰富的科研信息和实际工作的信息材料.近年来随着党校科研工作的发展和科研工作在党校工作中的重要性不断被认识,党校教研人员参与社会科研活动的积极性大为提高,这方面的科研文献也越来越多,也同样成为党校图书馆文献资料的一个重要方面.
二、存在的问题
“灰色文献”显然是党校图书馆文献资源的一个重要方面.但是多年来,人们由于受到传统观点的影响和作用,认为只有正式出版和发行的各种图书和报刊才是真正意义上的文献资源.讲文献资源建设也只是指的这一部分内容.而对于非正式公开发表或出版的各种社会调研报告,内部资料,毕业论文,学位论文等“灰色文献”,则不认为是真正的文献资源.因而对于“灰色文献”引不起高度重视.从党校内部来讲,不仅是引不起党校领导、教研人员的高度重视,就是图书馆资料室,这些文献资源单位也引不起应有的高度重视.因而在实际工作中,在对待“灰色文献”上就必然出现偏差.一是没有制度保障,管理不规范.在“灰色文献”的管理中,党校图书馆没有制定出统一的管理制度,在管理范围上是各自为政,党校主办的校刊和通过授刊而交流来的全国各兄弟党校的校刊等文献资料,则主要由出版编辑部门自行管理,而参加各种理论研讨会所获得的会议论文集,各种会议材料,则由出席者占为己有；学员的毕业论文,在学员毕业后则仅作为学员档案材料由教学组织的管理部门即教务处（科室）自行保管,而各种课题论文、社会调研材料、科研报告等,则作为研究人员的个人成果自行保存.这样一来,就使得在对“灰色文献”的收藏和管理中,没有统一的规章制度,政出各门,使工作陷入无序化,工作带有很大的盲目性.对“灰色文献”的管理,没有提高到党校文献资源建设的高度来认识；二是得不到应有的开发利用,“灰色文献”自身的文献信息价值开发不出来.既然“灰色文献”引不到人们的高度重视,因而对它的开发使用上必然也是不屑一顾.
学员一毕业,所撰写的毕业论文、便束之高阁,再也无人利用.其它诸如各种理论研讨会之论文集,会议材料、各种社会调研报告、科研课题、各种研究资料,既然都被与会者居为己有之资料,成为个人财产,别人要充分利用之那就更不可能了.而对于通过校刊交流来的全国各党校的校刊和各种科研信息资料,借阅者更是寥寥无几.由于对“灰色文献”的极为不重视,“灰色文献”在党校教研人员的头脑中是极为淡漠.使得“灰色文献”这校资源建设中的宝贵财富长期以来被白白浪费掉了.
三、如何更好地发挥党校“灰色文献”的作用
通过前面的分析,我们可以看到,党校“灰色文献”在党校的科研和教学活动中具有十分重要的作用和意义.然而对于“灰色文献”资源的开发利用则又是毫不重视的.这种状况应当得到纠正.我们认为应从几个方面着手.首先应端正思想认识.应当充分认识到,在文献资源体系中,不仅正式出版的图书报刊和电子出版物是文献资源,而且那些非正式出版、半公开的内部资料、研究课题
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、社会调研报告、研讨会论文集,也同样是很重要的文献资源.要充分认识到“灰色文献”在党校教学科研工作中的重要作用.我们对它不应有偏见,应当与正式出版文献资源一视同仁.尤其是对图书馆工作人员来讲,更应当对“灰色文献”资源有一个正确的认识.并在实际工作中要十分重视对“灰色文献”的收藏.二是要在党校的教研人员中进行广泛的宣传工作,使广大教研人员重视运用“灰色文献”资源,使“灰色文献”这个概念在广大教研人员头脑深深地扎下跟.从而真正发挥出“灰色文献”的巨大作用.三是在对“灰色文献”的管理上,要制定统一的科学的规章制度,进行统一管理.尽量将各种不同的“灰色文献”统一起来进行管理.党校在对“灰色文献”的管理中,应当投入一定的人力物力,最好能配备专门的管理人员,开设专门的收藏所和借阅场所.建立党校内部的呈徼本制度.一年内校内编辑的内部资料,交换来的内部资料,参加各种理论研讨会所获得的各种理论文集和会议材料,学要集中收藏到图书馆.以便图书馆进行长期有效的保存和利用.四是要通过图书情报专业人员做好对“灰色文献”进行二、三次文献资源的开发工作.在开发利用上,图书情报专业人员出了要对“灰色文献”进行题录,分类编目以供教研人员使用外,还应当对“灰色文献”进行深加工,将其中有价值的情报信息资源开发出来提供给教研人员.五是应当与正式的文献资源一样,建立“灰色文献”资源库,开展“灰色文献”资源的计算机检索工作.总之“灰色文献”是党校文献资源中的一个重要方面,我们对此应有高度的重视和开发利用.
【作者简介】
蔡祁明,供职于宝鸡市委党校.