和谐管理理在人事档案管理的应用

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【摘 要 】在人事制度改革日益深入的今天,人事档案管理工作如何主动顺应时展的要求,越发的考验着每一个档案管理者的工作智慧.随着地质行业春天的到来,每一年都有大量的人才引进和交流情况出现,我单位档案资源激增,档案利用程度也空前频繁,传统的档案利用方式和方法已越来越难以适应现代社会利用的需要和档案信息现代化的需要,探索使用科学的档案管理方法,使繁杂的档案工作得以有序展开,变得迫切而又必要.

【关 键 词 】和谐管理理论；档案管理；应用

0.引言

人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动.人事档案是人事管理活动中形成的,记述和反映个人经历和德才表现,以个人为单位组合起来,以备考察的文件材料.主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的,是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录,是个人参与社会方方面面活动的记载.

1.新形势下人事档案管理工作存在的问题

（1）对人事档案管理的认识存在误区.长期以来,相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区,认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作,不是单位的主要工作,能应付外调、查档就行了.正是这种认识上的误区,才使得原来越多的单位和部门忽视档案管理工作.

（2）档案收集制度不健全,使得档案缺乏完整的记录,丧失了部分利用价值.大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训,对档案的重要性、管档要求,档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解,档案收集意识淡薄.

（3）档案保管制度不健全、基础设施不完善等原因造成档案损毁和档案遗失现象屡屡发生.档案管理人员大多不是专职的,所以在离岗或调动工作时,移交档案、手续不按程序办理,该检查的不检查,该清理的不清理,该签字的不签字,导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清.

（4）档案利用制度不健全,造成有的档案没有发挥其应有的价值.这些都极大地影响了对档案的研究和利用.

（5）人事档案管理手段落后.在档案管理手段上,没有单独的计算机和档案管理软件,查阅人事档案信息仍采用手工查找.档案的存储依旧使用古老的铁皮柜,占地面积大,使用空间也不能完全合理应用.

（6）档案管理人员的素质亟待提高.大多数档案管理人员身兼数职,对档案工作精力投入不足.完善各行各业档案工作人员的专业素质,打造一支优秀的档案管理团队,也是现阶段工作面临的主要问题.

2.应用和谐管理理论进行档案管理的理论基础

2002年席酉民教授提出了和谐管理理论.和谐管理理论是和谐理论在管理学领域的发展和应用.和谐理论的基本思想是如何在各个子系统中形成一种和谐状态,从而达到整体和谐的目的.和谐管理理论中,和谐管理的定义是：组织为了达到其目标,在变动的环境中,围绕和谐主题的分辨,以优化和不确定性消减为手段提供问题解决方案的实践活动.

在和谐管理中,“和谐”具有两种价值内涵：

第一,和谐的技术价值,它体现了“谐”的精神,效率的原则.和谐首先定义的是系统在要素上、组织上、结构上的总体协调,它反映了系统在一定输入下输出极大化（或在一定输出下的输入极小化）的一种技术要求.在这里,系统输出指的是狭义的系统产出,并不包含系统本身精神状态的改变.这里的效率是指用最少的资源去提供最大的服务.

第二,和谐的价值包含一种系统成员的精神利得的意义,它体现了“和”的思想,对于一个企业成员而言,企业不但为他提供一种物质的生存手段,同时也是他实现自身价值,寻求集体归属感的最理想场所.因此精神和谐的追求,不仅是出于效率的考虑,也是系统成员的直接目标之一.实际上,这两方面价值是相互依存的,忽视了哪一方面的因素都不可能达到整体的系统和谐,效率与精神价值构成了一个和谐的统一体.

和谐管理理论将组织系统视为基于规则和单元自治的整体,来考虑组织如何在急剧变动的外部环境中发挥整体优势而非部分的改进.该理论的主要特点在于,它认为管理问题的有效解决必须遵循双规则,即用优化思路解决客观科学的一面,用减少不确性的思路解决主观情感的一面,并设法使二者有机地结合起来,以提高组织有效性,从而形成了一套独特的组织管理理论.

3.和谐管理理论实际档案管理工作中的应用

（1）建立健全档案管理机构的职能建设,明确分工,提高组织保障能力,弱化人事档案管理中的情感因素,为领导重要人事任免提供准确工作的信息.

（2）强化档案管理信息化步伐,最大限度弱化“人”这个不确定因素在档案管理中起到的作用,建立健全电子档案数据库.电子档案是现代科技产物,它的生存和可读性依赖于计算机的硬件产品和软件产品,并要通过计算机技术将其主动融入单位办公自动化系统,方便调档、查档,便于领导决策.

（3）严格按程序交接.人事档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作,应按程序办理,使得交接工作可以无缝操作.

（4）人事档案保存做到对号入座,并制定相应管理制度,以简便易行、可操作性强为目标.既约束领导又约束职工,以便更好地发挥制度的指导和规范作用.

4.结语

综上所述,和谐管理理论的提出使得和谐的概念从单个的人的和谐发展转向了复杂的企业的和谐发展,进一步提升了和谐的高度.将其应用于人事档案管理过程中也取得了十分理想的效果,为日后档案工作的发展提供了科学的指向.但这些还远远不够,档案管理是一项复杂的系统工程,要求新一代的档案工作人员应该深入加强服务理念和意识,拓展服务方式和内容,提高专业技能和综合素质,只有这样才能应对现今社会人事档案管理的复杂局面,才能适应档案事业的发展,并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献.　[科]

【参考文献】

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