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加强高职院校的档案管理已是大势所趋,势在必行.长期以来,档案管理一直是高职院校各项管理工作的薄弱环节,是何原因造成的?应采取何种措施解决问题?该文对此进行了分析.
高职院校；档案管理；原因；措施
高职院校挡案管理是学校各项管理工作中的一个薄弱环节,必须加强.现在愈来愈多的人认识到这一点.高职院校档案是学校发展过程中积淀下来的各种历史资料,通过它我们可以了解学校的昨天,从而对学校的过去有一个确切的认识.学校的发展每天都有新的变化,一天天过去,我们的学校究竟干了什么?留下记忆的东西只有档案.我们可以通过它把学校过去所走过的历程进行还原.
档案的价值可以从很多方面体现.比如在学校搞教学评估时,就需要很多教学、科研等方面的档案资料；学校进行楼堂馆所维修时,就需要查看基建档案中的设计图纸；学校搞校庆时,就需进行校史展览等.如果我们没有相关资料,就无法满足相关方面的需要.尽管学校的档案部门在收集档案时,还不能确定哪些是有价值的,哪些是没有价值的.很多档案的价值在未来使用时才能显现出来.如连战访问北京大学时,北大以他的母亲在北大上学的档案资料复印件作为礼品送给他,这份礼品就显得弥足珍贵.由于年代久远,这种档案资料能保存下来实属不易,而这份档案资料在这时才充分体现它的价值.所以对于未来来说,什么档案有价值,什么档案没有价值,很难说.学校档案部门应在力所能及的范围内,加大收集档案资料的数量,提高收集档案资料的质量,使档案资料符合未来需要.
从以上分析可以看出,档案管理是高职院校一项有意义、非常重要的工作.那么为什么它会成为学校管理工作中的薄弱环节呢?究其原因,有以下几点：
档案作用发挥的迟滞性导致学校领导不重视,是使档案管理成为学校管理薄弱环节的根本原因.长期以来,学校档案以藏为主,藏而不用,使学校收集上来的档案资料,越藏越多,占地方,费人力,花钱多,所收集的档案资料到底有什么用,从当下说还看不出来.学校领导一般都是现实主义者,对在任期内出不了政绩,也暂时不起什么作用的档案管理,很容易产生轻视思想.由于领导不重视,这项工作就很难做好.
资金投入、设备购置少.这也是导致档案管理力量薄弱的一个原因.由于领导不重视,在档案管理方面学校拨给的经费少,使之添置的设备不多.由于力量不足,所以学校有很多该收集上来的档案资料没有收集上来,影响学校档案管理工作的有效开展.
从事档案管理人员素质不高,也是制约高职院校档案管理工作发展的一个原因.由于档案管理被看作是一项不重要的工作,所以学校在人员安排上多是,或是专职从事这项工作,也是学历比较低,缺乏做好档案管理工作的知识和专业技能.
没有很好地运用现代计算机技术提高档案管理的科技水平,也是档案管理工作发展缓漫的一个原因.学校应该是高科技手段运用的前沿阵地,为什么在档案管理方面计算机技术的运用反而落后呢?主要是学校重教学、行政、科研的管理而轻视档案管理造成的.
总之,高职院校把档案管理放在一个无足轻重的地位,若有若无.如何改变这种现状,笔者认为可以采取以下措施,解决问题：
领导要转变思想观念.学校领导要认真学习档案管理的专业知识,明确档案管理工作的重要性,要以对党和人民高度负责精神,坚持以理论、“三个代表”和科学发展观为指针,从战略的高度去审视档案管理,不能急功近利.要认识到档案管理是学校发展的百年大计,非一朝一日之功,是学校各项管理工作的重要一环,不能轻视,要给予高度重视,并把它纳入到学校重要工作的议事议程,当成头等大事来抓.要具有古玩收藏家的眼光,能够认识到我们今天所收藏的挡案资料在未来所具有的价值,不亚于古玩收藏家手中的古董、珠宝的价值.只有领导给以档案管理工作高度重视和支持,档案管理工作才能真正抓好.
要加大档案管理的经费投入,为学校档案管理添置新设备,实现网络化管理创造条件.新时期高职院校发展迅速,所形成的档案资料越来越多,没有足够的档案馆舍建设,设备更新,是不能够适应高职院校快速发展要求的.在此方面学校要舍得花钱,建设档案馆（室）,购买计算机、摄像机、照相机、编辑剪裁设备、防盗设施等,对学校档案管理工作给以足够的财力支持.
要着眼于提高档案管理人员的素质.学校应高度重视档案管理工作,要选拔任用档案专业毕业的专职人员从事这项工作.如果安排的是非专业人员,就要加强对他们的培训,通过培训让他们掌握档案管理知识和计算机知识,使他们成为既懂得档案管理又懂得计算机技术应用的复合型人材.这样才能为高职院校发展配备一支素质高、责任心强、业务精、技术过硬的档案管理人员队伍,为学校档案管理未来发展注入强大的生命力.从根本上说,档案管理人员的素质高低决定了学校档案管理水平的高低,这是关键.学校要搞好档案管理工作,就要从提高档案管理人员的素质抓起.
加强计算机网络化建设,建立电子档案,注意档案的合理存储和有效开发利用.现代科技的发展为档案管理提供新的技术手段,计算机技术为档案管理网络化建设创造条件.大量的档案资料可以存放在计算机里,可以节省大量的物理存放空间,便于查阅和利用,也便于进行国内校际间、与国外友好学校间等的对外开放交流.当然要注意信息安全问题,对于保密的档案信息不能对外开放.在这方面档案管理人员要具有档案信息安全责任意识,防止和杜绝学校的商业机密对外泄漏,损害学校的利益.对重要的档案信息要进行加密处理,防止遭到攻击,也要进行备份存放,防止遭到病毒入侵而使重要数据丢失.总之,必要的防范是理所应当的,不可或缺,一旦出了问题,后悔晚矣.对于重要的学校档案信息,属于机密级的,如果确实需要对外交流的,也必须经过学校主要领导的同意才能进行,否则不能将信息泄漏出去.如果没有经过主要领导同意,档案管理人员私自将重要的档案机密泄漏给他人,属于严重失职行为,学校应依校规给予处分,甚至交司法机关追究其刑事责任.
应拓宽档案管理的视野,加大档案管理工作的力度.档案管理牵涉到学校的方方面面,孰重孰轻,档案管理人员应做到心中有数.笔者认为在以下几方面应注意拓宽工作思路：
校史的收集与整理.校史记录了学校产生和发展的大概脉络（包括产生的背景和时间、重要人物、重大事件等）,这份档案资料可以在每年新生入校时反复加以利用,把它与学校发展现状同台展出,让新生对学校发展历史和现状都有所了解,这样新生对学校的了解才比较全面和深刻,才能知到学校发展到今天确实不易,它倾注了学校先辈们大量心血和聪明才智,也确实能感受道学校今天发生的巨大变化,从而为学校的发展感到自豪,为学校未来产生美好憧景,更为自己成为这所学校的新生感到骄傲,由此更加珍惜在校的大好时光,更加努力地学习,以报答母校对自己的培养和教育.这时才能体现校史档案的价值.
档案部门应加大对毕业之后学生的信息收集.毕业生通过学校教育走向社会,经过自身努力打拼取得事业成功.档案部门可以从中找出若干典型进行信息收集,将他们的成功故事的完整信息留档保存.他们的成功说明学校教育的成功,应认真加以总结和分析,去发现我们教学的可取之处,以便在今后的教学工作中发扬光大.也可以把这方面的档案资料在新生入校时进行展览,让他们了解学校过去培养出来的优秀人才的事迹,从中受到教育,从中受到鼓舞,以明确今后的学习方向,激发他们的学习积极性,使他们将来毕业走向社会也能取得成功,产生一种成功效应.档案部门做好这项工作可以说是功德无量的.
如果能做到以上几点,学校的档案管理工作就会步入健康发展的轨道,就会充满生机和活力,充分在学校发展中体现其价值,就会走出薄弱得到加强.