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[摘 要 ]土地档案是一种重要的信息资源,必须引起相关部门的高度重视.要强化基层土地管理部门的档案意识,建立健全土地档案管理制度,提高土地档案管理的信息化程度,加强档案干部队伍建设,并加大指导和监督检查的力度,确保基层土地档案的规范管理.
[关 键 词 ]土地档案；档案意识；规范管理
土地档案是在土地管理活动中直接形成,具有保存和查考价值的文字、图表、音像等不同形式的历史记录,是国家档案的重要组成部分,它记载着土地的征用、划拨、出让、土地调查、用途管制调整、土地确权发证等工作的全部过程,是一种重要的信息资源.从2010年6月2日《法治周末》刊登的《安徽太和县国土资源局大量土地档案失踪》一文中,却让我们看到了个别地方基层土地档案的管理现状：随便乱扔乱放,无专人管理,丢失毁损严重,其管理状况之差令人吃惊.由此看来,加强基层土地档案的管理工作已刻不容缓,必须引起土地管理机关和档案行政管理部门的高度重视.
一、强化基层土地管理部门的档案意识
安徽太和县国土资源局之所以出现大量土地档案失踪的状况,最主要的一个原因就是有关人员特别是领导者的档案意识薄弱,在思想上根本没有认识到土地档案管理工作的重要性.加强基层土地档案管理工作,首先要强化基层土地管理部门的档案意识.各省市土地管理部门要联合档案局,通过举办培训班、下发文件、宣传典型实例等形式,加大对《档案法》和《土地档案管理工作暂行规定》的宣传力度,增加基层土地管理部门全体人员特别是领导者的档案意识和法制观念,使他们从思想上真正重视、关心并支持档案工作,切实把档案工作列入年度工作计划和领导工作的职责范围,及时分析研究解决档案工作中遇到的问题,安排专职档案管理人员,加大对档案工作的经济投入,配备专门的档案管理场所和必要的管理设施,为做好档案管理工作创造良好的前提条件.
二、建立健全土地档案管理制度
各省市土地管理部门应按照《土地管理档案案卷构成的一般要求》、《土地档案管理工作暂行规定》、《县级土地管理档案分类方案(试行)》的要求,建立健全土地档案管理规章制度,明确规定档案资料的归档范围、组卷、装订、编目、保管、利用等方面的详细规定和要求.还要把档案管理工作纳入年度考核范围,制定一定的奖惩制度,做到责任到人,奖罚分明,确保土地档案的规范化和标准化管理.要特别注意做好土地档案的交接工作,建立完善的土地档案交接制度,使档案交接工作及时完整、手续严密,确保土地档案的完整性.
三、提高土地档案管理的信息化程度
近年来,随着土地价值的日益突显,土地价格的不断攀升,人们越来越多地参与到土地活动中来,由此导致土地档案的数量越来越多,档案的类别越来越丰富,其利用率也越来越高,传统的土地档案管理方式目前已无法满足社会全方位、多层次的利用需求,必须引进先进的技术,尽快建立土地档案信息管理系统,实现土地档案的信息化管理.省级土地管理部门要按照国家档案局颁布的档案行业标准和土地档案工作自身的特殊性,选择开发出适当的档案资源管理应用软件系统,建立起统一的建设平台,使用统一的信息处理技术、缩微技术、多媒体技术、光盘技术及网络通讯技术,采取严密的安全措施,做好电子档案的安全备份工作,并设定一定的使用权限,确保档案数据的安全性和可靠性,逐步实现土地档案信息的网上公开查询,使人们能够随时随地申请查阅土地档案信息,从而更好地满足社会各方面的利用需求.
四、加强档案干部队伍建设
要加强土地档案管理机构建设,充实人员,强化职能,稳定队伍,克服目前存在的机构虚设、队伍不稳、职能弱化等问题.要深化土地档案管理人事制度改革,努力拓宽用人视野,选拔引进那些既熟练掌握档案管理知识,又能了解土地管理工作具体实践,还能熟练运用现代信息网络技术的人才.要抓好对现有档案人员的业务培训,通过定期与不定期、送出去与请进来的培训方式,对土地档案管理人员进行有关法律、法规、政策及具体工作方法的集中培训,使他们准确理解政策界限,全面掌握工作程序、工作规范及建档管理中的具体要求,不断提升档案人员的业务素质,为更好地做好土地档案管理工作提供良好的人才保障.
五、加大指导和监督检查的力度
虽然大部分省市土地行政管理部门都对土地档案的管理提出了一定的要求,但由于没有对具体执行情况进行严格的监督检查,致使一些基层土地管理部门有令不行、有禁不止,土地档案管理制度形同虚设.对此,各省市土地行政管理部门要联合各档案局,不断加强对基层土地管理部门的监管力度,指导他们对土地档案进行规范管理,并对其具体执行情况进行定期的监督检查,对于不依法管理土地档案的单位和相关责任人进行处罚并限期整改,对构成犯罪的,要依法追究其刑事责任,确保基层土地档案的规范管理,维护土地档案管理工作的严肃性.