扁平化管理在生日常管理中的应用

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【文章摘 要 】

在扩招的大背景下,各个学校的研究生在校规模日渐扩大,很多学校都配备了专职的研究生辅导员,但是师生比例的不平衡,在研究生的日常管理中出现了很多问题,本文以扁平化管理的相关理论为切入点,通过对扁平化管理理论的梳理,结合笔者在研究生日常管理中遇到的问题,以期概括出扁平化管理在研究生日常管理中应用中的可实施措施及其优缺点.

【关 键 词 】

扁平化；研究生；日常管理

随着研究生招生规模的日渐扩大,研究生日常管理问题逐渐突出,本文通过对扁平化的相关理论的梳理,结合笔者日常工作实际进行分析,以期将扁平化管理理论应用在在研究生日常管理中.

扁平化管理作为传统组织结构理论的创新,其本质就是优化组织管理的层次,减少管理环节,实施任务和目标分解,强化责权对等,采取分权式管理,以提高管理效率.扁平化管理的创新和变革,完全是应实践的发展需要、理论的发展创新要求在信息技术发展的支撑条件下形成的.中国有着五千年的传统文化,传统思想与现代管理思想由于思维方式和时代环境的影响难免在有多地方有不协调的地方.金字塔式的封建王朝和森严的等级制度,形成了“民可使由之,不可使知之”的“上智下愚”的封建思想,自上而下的命令链的巨大惯性和等级文化,严重制约着扁平化管理的分权管理和横向的有效运行,同时,传统文化中的“木秀于林,风必摧之”、“不求有功,但求无过”等思想根深蒂固,加之实施扁平化管理后中层管理者权限受到削弱,基层管理者的责任加大,所以在中层基层推进扁平化管理也会受到自觉或不自觉的抵制.

传统的组织理论主要包括古典组织理论、新古典组织理论和系统组织理论.古典组织理论主要包括泰罗的科学管理理论、法约尔的经营管理理论和韦伯的行政管理理论,虽然三位“管理理论之父”在组织理论上各有建树,但作为古典管理理论体系,主要贡献是奠定了组织内部分工的合理化和职能安排以及组织内部制度建设的理论基础,建立了劳动分工、等级、结构和控制幅度的四大管理支柱.新古典组织理论主要是以科层结构为基础,汲取了心理学、社会学的理论观点,更注重于人在组织中的主要作用,主张分权和激励,提倡组织成员参与决策.其主要研究成果包括马斯洛的“需求层次论”、赫茨伯格的“双因素理论”、麦克莱兰的“激励需求理论”以及麦格雷戈的“x-y理论”等.系统组织理论是以社会系统学派、社会技术学派和权变系统理论等构成的理论系统,他们的共同点就在于把企业组织看作一个系统,管理的根本目的就在于谋求系统的优化.扁平化管理汲取了传统组织管理理论的营养,旨在通过分权降低集权化程度,努力调动基层的创造性、积极性、提高管理效率.扁平化管理绝不是对传统管理理论的否定,而是面对新的管理环境的一种管理创新和发展.管理跨度越小,指挥的人数越少,那么管理层级就越多,这正是企业金字塔结构的理论基础.传统理论认为,管理跨度以3～6人为好.现代管理由于信息技术和其它科学的生产经营管理技术的应用,管理人员的综合管理能力可大幅度提高,因而管理跨度增大,相应管理层减少.

以上两个理论的应用,促使企业组织由金字塔结构转变为扁平化的管理结构.扁平化管理具有如下特征：强调系统.一个企业组织是一个许多相互作用的部分组成的开放系统,管理人员应用系统方法阐明系统目标,确定评价系统工作成绩的标准,并把企业同各种环境系统更好地联系起来.减少中间层.管理学家指出：组织结构上的基本原则是,尽量减少管理层次,尽量形成一条最短的指挥链.加大控制幅度.在现代企业中,管理者可能是间接控制和指挥下属.而且信息化、计算机化等也使企业管理、管理幅度的加大成为可能.近年来,趋势是加大管理幅度,构造扁平化的结构.强调灵活指挥.统一指挥原则似乎成为管理的金科玉律.当组织相对简单时,这一原则显然是合乎逻辑的.事实上,在大型组织里,统一指挥原则经常无法实现.如由于专业知识逐渐增加,组织中的参谋日益增多,高层主管为了使这些参谋发挥效用,常授权他们去控制某些部门,产生了矩阵式组织结构.

结合笔者在研究生日常管理中遇到的问题和扁平化管理的优缺点,下边简述扁平化管理在研究生日常管理中可采取的措施,并对这些措施的优缺点做出相应分析.

扁平化管理在研究生日常管理中的可实施措施及其实现手段：第一,减少传达的层级,利用新传媒手段.学校安排学生活动或下发通知,一般由校团委或学生处下发文件至各学院,学生辅导员再安排班级干部或学生会干部进行具体操作.一般活动某一环节的具体实施传达某位同学时一般都经过多次的信息转递.这样经过层层的转递,信息失真度就会大大的提高.而某一环节出现的问题,进而可能影响整个活动的开展.另外,在某些重要通知的信息发布环节,如各类就业招聘信息,学校发布的紧急通知,如果层层转达,就会造成信息发布的滞后,从而产生不可预期的不良后果.所以积极利用新媒介,如,微信,飞信等,有利于信息的即时发布,同时形成一点对多点的传播,能够及时有效的将信息发布给广大同学,同时减少多层传递造成的信息失真.第二,对某些要求进行细化和量化管理.辅导员在进行具体活动的安排时,首先要保证不犯大的原则性错误,并对活动的各个步骤进行梳理,从而进行合理的安排布置.并可以对某些步骤和环节进行细化的布置,从而可以使学生干部更好的去执行完成.但是这样虽然可以增强学生干部的执行力,但却容易约束和限制学生干部的创造性和积极性.其次可以引入量化管理,如,学生活动前进行活动的经费的预算估计,保证经费的合理使用.第三,对某些重要活动进行全程式的追踪管理.这样既可以督促活动的顺利进行,同时也可以使得辅导员深入学生群体中开展工作.使得辅导员能够及时了解学生的思想状况,把握学生的思想动向,同时通过与学生的广泛接触,掌握学生思想状况的第一手资料.

扁平化管理在研究生日常管理中的可实施措施的优点：第一,有利于信息的迅速传达,通过群,飞信,微博可以迅速的将各种信息、通知发布出去,同时可以有效避免信息的失真.第二,细化和量化管理的考核依据,可以作为学生干部日常表现的考核依据,在进行学生干部评优,奖学金评优时作为其中的参考依据.第三,掌握学生干部日常工作的第一手资料,作为考察学生干部的依据.辅导员进行学生工作,很多时候需要学生干部去具体执行完成,甚至在一定程度上代表了辅导员,所以辅导员通过扁平化的管理手段,增大与广大学生的接触面,从而更加客观的评价学生干部在日常工作中的表现.

扁平化管理在研究生日常管理中的可实施措施的缺点：第一,加大辅导员工作的工作量.实施扁平化的管理,对辅导员的工作要求必然是很多事情需要“亲力亲为”,许多细节的问题都要一一过问,势必加大辅导员的日常的工作量.这就要求,在某些管理上,需要做出甄别,既不能事事放手,任由学生干部去做；也不能事无巨细,大包大揽,一定要把握有度,有张有弛,方能做好日常的管理工作.第二,对某些实际情况的掌握有偏差,不能对学生开展活动进行有效的指导.辅导员指导学生开展各类活动依据的是工作经验,但是未必能够了解某些具体的细节情况,进而影响到工作的开展.第三,全程式的追踪管理,使得辅导员在开展工作时过分追求细节,从而忽视对全局的把握；同时由于实施扁平化管理后辅导员（中层管理者）权限受到削弱,学生干部（基层管理者）的责任加大,在辅导员（中层）,学生干部（基层）推进扁平化管理也会受到自觉或不自觉的抵制.辅导员对学生的管理其实更多的是一种宏观性的指导,由于一个辅导员要带几百个学生,完全实行一对一式的辅导和日常管理,并不现实,对于学生活动的开展也是如此,辅导员事无巨细的过分干预,反而会降低工作效率,同时也不能充分发挥学生干部的积极性和创造性.

【参考文献】

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[3]章峰,王沈莉.组织结构扁平化管理探析[J].当代广西,2008（6）上：52.

[4]张延华,刘璞.实施扁平化管理的利弊分析[J].中国信息科技,2010（12）：181.

[5]范康健.浅论高校组织扁平化管理[J].信息科技,2007（33）：466.

【作者简介】

马军强（1982—）男,河南洛阳人,助教职称,所在单位：西北政法大学,研究方向：马克思主义基本原理,思想政治教育.