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摘 要 ：科研是一项以探索性、创造性为主的脑力劳动,伴随着各学科发展中的相互交叉、渗透、影响和促进.这些特殊性,需要我们针对单位的实际情况,规范科技项目管理工作流程,实现科技管理的制度创新.流程是制度的灵魂,制度是流程得以执行的保证.本文总结科研院所科技管理多年的工作经验,针对科技管理部门职责分工以及科技项目、科研协作合同、科技奖项申报与质量安全管理体系认证审核的管理工作进行梳理,总结出一套较为完善的工作流程,优化管理制度.
关 键 词 ：科技管理 工作流程 规范化
“工作流程”和“管理制度”是同一个事物的两个侧面,彼此之间具有密切的联系,并不相互隔离也无法彼此取代.一方面,工作流程是管理制度的灵魂.如果管理制度不能反映流程,就像失去了灵魂,它的执行一定会出现问题.另一方面管理制度是工作流程得以执行的保证,通过管理制度的执行能加强对工作流程执行的约束[1].虽然工作流程与管理制度既有联系又有区别,但是其本质是完全一致的,工作流程与管理制度同等重要,是单位管理的核心.本文总结科研院所科技管理多年的工作经验,梳理出较为规范的一套工作流程,供同仁参考.
1.科技管理部门职责分工
一般科技管理涉及科技工作的方方面面,包括：科技项目的申报、组织实施和质量监控、实验室和野外基地的管理、国际合作与外事活动、重要学术活动、质量管理体系的管理与运行、资质管理、成果资料的统计、各类科技奖项的申报等等.科技管理部门岗位职责如图1所示.
此分工明确了科技部门的职责,做到事事有人负责、协同合作、互相补台,为做好科技管理工作打下了基础.
2.科技项目管理工作流程
科技管理的重点是科技项目管理.科技项目从立项――实施――结题评审――汇交资料――成果转化（或再立项深入研究）的过程,需要一个系统的管理制度,在每个环节需要做工作流程.让科研工作者从一开始就明确每个环节的管理流程.
2.1 科技项目立项阶段管理
在科技项目立项阶段,必须做好科技项目的筛选和顶层设计,坚持科技项目服从并服务于国家、单位学科发展战略；确保科技成果的实用性.在公平、公正、公开的环境下,发挥科研人员的作用,积极参与立项活动,并做好科技项目储备.科技项目立项申请工作流程见图2所示.
图2 科技项目立项申请工作流程
随着社会、市场的需求,科研院所研究的内容和类型越来越复杂.主要分为科技研究,应用研究两个部分；侧重点也有所不同,主要分为技术攻关、技术现场试验、高技术科业化以及科技平台建设等,有区分、有交叉.
项目申请材料完成后,按照工作流程,单位组织申报材料的初审活动,技术专家必须认真、公正,确保申报材料符合本单位的研究方向和定位、符合项目上级主管部门的成果要求和科研技术的先进性.审查的重点包括：项目的目的、意义、重要性、必要性、创新性,对学科的发展、国内外技术现状和发展趋势的探讨,研究的方向、内容、技术路线和经费预算、预期成果等.进行全面审查后并提出修改建议.
科技管理人员对编写的申请材料按照申请指南等进行形式审查.做到详细了解项目主管单位对项目的立项政策导向及相关信息,仔细阅读、理解申报通知,如《项目申报指南》和《项目申请书填写说明》等技术文件,同时查阅国内外相关领域的最新动态,结合科研院所自身需求,尽量做到有的放矢,提高科技项目立项的成功率.
2.2坚持项目实施阶段的质量管理
当申报的科技项目获得批准立项后,各项目组按照任务书、设计的要求,开展项目实施活动.为确保项目研究工作的质量,实现项目的预期目标,必须实行质量检查,即：自查、互查、单位组织抽查.建立项目工作进展情况的定期报告、质量检查、年度的技术总结评估制度,年度部门成果交流、原始资料检查制度.科技管理部位通过这些管理制度,及时协调解决项目进行过程中出现的问题,矛盾,为项目正常运作创造良好环境,为按时完成项目结题起到保证作用.科技项目野外、原始资料质量抽查工作流程如图3所示.
2.3 加强科技项目结题阶段的管理
根据项目进展实施时间的安排,科研项目进入结题阶段.项目结题质量,能反映科研项目水平、项目管理的能力和本单位科研水平.能为以后项目的延续研究和申报奠定基础.因此,研究管理部门和单位要高度重视项目的成果审查工作.
根据工作流程,科研管理部门要组织项目成果初审,邀请相关的专业技术专家对照项目任务书或设计书对项目的完成情况和原始资料进行认真检查.包括：技术路线、任务目标、实验数据等,并提出整改意见和建议.对需要更为深层次研究的项目,提出继续申报下次课题建议.推动科研项目的延伸和管理水平.科技项目结题工作流程如图4所示.
科研管理人员在这个过程中,了解项目基本情况和项目评审的基本过程,积极配合上级主管部门对项目进行评审工作.
图4 科技项目结题工作流程
3.其它工作管理流程
3.1科研协作合同管理流程
在科技项目整个过程中,外协是一个重要过程.外协包括：科研、实验测试、工程、施工、购买软件、设备加工等.必须有一个完善的合理的合同管理制度和工作流程.合同管理流程分为合同书的签订和外拨经费用的过程.科技管理部门不仅要了解国家的法律法规,还要了解科技研究的工作过程,有为单位、科研人员负责的工作态度,按要求组织好合同的签订活动.合同管理流程如图5所示.
图5 科研协作项目合同管理流程
3.2科技奖项申报工作流程
科技奖项的申报是科技项目成果的重要体现.一方面可以充分调动科研人员积极性和创新能力,推动科技项目出成果、出人才、出效益.另一方面加快科技成果转化,整合和集成重要科技成果,扩大科技成果的应用前景.每年国家、省、部、局、院和专业协会开展各类的科技奖申报工作,科研院所应遵循“公平、公正、公开”的原则,确保申报质量.研奖项申报的科技奖项申报工作流程如图6所示. 3.4 质量安全管理体系认证审核流程
为达到科技项目承担单位资质的要求,应开展GB/T19001-2008《质量管理体系要求》和GB/T 28001-2011《职业健康安全管理体系要求》认证审核,以促进单位质量管理科学化、制度化、规范化,整体提升质量、安全管理水平.质量安全管理体系认证审核工作流程见图7.
图7 质量安全管理体系认证审核流程
4.与时俱进,创新管理思路
科研院所做好科技管理必须从五个方面入手：分别是管理理念、管理结构、工作流程、管理的手段和人.管理理念是单位追求的目标,一个明确的目标,决定了管理的内容和管理的效果,采取相适应的管理结构和架构；工作流程和制度好比法律,可以起到强制性的作用；科研管理部门制订制度的目的是规范、指导员工的行为,制订工作流程是明确自己行为过程.随着社会的不断发展,科技的不断进步,为了科研院所的学科建设能适应新形势,需要我们科研院所与时俱进,不断改进管理思路.
作为科研管理人员,是科技管理是一门综合性学问,涉及社会科学、自然科学领域、专业知识、国家法律法规等等.为了与时俱进、管理创新,管理规范化,搞好科研院所的科研管理工作.第一,要关注世界科技发展的动向,积累各方面的知识,学习新科技管理理论和技术方法,增加遵守法律法规意识.第二,在科研工作过程中,做合作单位、研究处室、项目组、各部门之间的“调合剂”、“润滑剂”.第三,必须要加强服务意识、事业心和责任感,善于学习,不断提高自身素质,针对单位的实际问题,实现科技管理的制度创新,制定切实可行的管理规定,对科研事业的发展起到推动作用.