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[摘 要]本文从加强财会人员会计档案管理及操作技能培训、配备专人管理会计档案、加强往来款管理、加强财会部门与档案管理部门的沟通等方面提出了完善财会档案管理工作的措施.
[关 键 词 ]财会档案；管理；措施
财会档案是否真实、齐全、准确、完整,直接影响到财务档案管理的质量以及事业的发展.如何管好财务档案,以及在管理过程中如何采取相应的措施,寻求解决的办法,是档案管理工作中所面临的一个重要问题.本文仅就完善财会档案管理工作应采取的措施做一探讨.
一、加强会计人员对会计档案管理及操作技能培训
面对千人千面的档案收集装订现象,使用专人负责,无疑是一个很好的解决问题的方法,但在不具备人才条件的情况下,加强会计人员培训,更是一个可具有操作性的方法.会计人员是会计档案整理的第一责任人,会计人员对会计档案规范化管理的熟知、熟练程度,决定了会计档案案卷质量的高低.因此,将会计档案管理及操作技能培训作为会计人员的岗位培训及继续教育内容,且长抓不懈,使其熟练掌握会计档案管理的基本知识及操作技能,进而从源头上做好会计档案管理的规范化与标准化工作,提高案卷质量.
二、依据法规,配备专人管理会计档案,实现会计档案的有效管理
档案管理工作包括档案的收集、整理、立卷、归档、保管、统计、利用、编研及鉴定销毁等一系列环节,由于会计档案工作未配备专人负责,实际上这一系列工作有的环节由人,有的环节就根本没执行,根本就谈不上会计档案的管理.并且在现在档案规模不断扩大、档案数量不断增加的前提下,配备专人管理会计档案尤显必要.会计管理机构应加强对档案工作的重视,只有领导重视了,才能保证管理工作所需的人力物力,只有领导重视了,具体管理人员才能具备工作的热情与积极性.因此依据法规,考虑实际工作需要,重视档案工作,配备专人管理会计档案,是加强会计档案管理,提高管理质量,发挥档案价值,实现会计档案管理的有效性的根本保证.
三、加强往来款管理,及时结清债权债务,减少各账务经办人的查询要求
财务部门为了自身查询的方便,使其不能及时向档案管理部门移交会计档案.而查询需要产生的一个主要根源就是债权债务的清理,由于债权债务清理工作的不到位,报帐经办人主动性不够,致使很多往来款项长期挂帐,没有一个统一的清理期限,从而加大了查询需求.因此,财务部门应加强往来款项管理,及时结清债权债务,尽量做到当年债务当年结清,也减少各帐务经办人的查询要求,使会计档案能按规定及时向档案管理部门移交.
四、会计档案管理工作应根据会计制度体制的调整而做及时调整
加强档案管理,会计制度体制的调整不能忘了会计档案管理制度的调整,会计档案管理工作应始终作为会计人员职能的一部分.加强会计人员业务的学习不能忘了档案知识、档案意识的培育,只有建立了合理及时的管理制度,及具备了充分档案意识档案技能的会计人员,才能打下实行档案管理的基础.同时档案管理部门应主动介入,加强同财会部门的合作,进行业务指导与监督.
五、加强财会部门与档案管理部门的沟通
财会部门与档案管理部门的交流沟通,不仅有利于档案价值的开发,而且沟通对于档案资料收集移交范围及时调整确定具有不可估量的作用,只有沟通了,财会部门才能及时收集应收集的资料,只有沟通了,档案管理部门才能了解财会部门的资料收集是否齐全,从而做好监督工作.
六、财会档案管理人才应具备复合型知识结构
加强人们对财会档案管理工作的重视,一个重要渠道就是充分发挥档案的价值,只有当人们认识到档案有用即有价值,才能提高人们对档案的重视程度,才能加强人们对档案的管理力度.其实这是一件相辅相成的事,意识决定于对价值的认识,反过来价值又增强了人们的意识.在现在在一个人们对档案价值认识不够的情况下,管理者应加强对财会档案管理人才的建设,配备一只具备复合型知识结构档案管理队伍,以开发档案价值为目的,以为决策者提供决策有用的信息为主导,积极开发,主动服务,让使用者在使用中充分体会到档案的价值,从而加强其对档案的重视程度,提高档案的管理力度.
七、理性看待会计档案的鉴定销毁
会计档案的鉴定销毁是会计档案管理的一个不可缺少的环节,要制定切实可行的鉴定销毁制度,使鉴定销毁有据可依,规范实行；严格往来款项及债权债务管理,对于超过一定期限的未能追偿款项,应提前做好单独立卷管理；加强档案的信息收集整理,收集到的档案信息应作为长期的资料保存；加强财会档案管理工作力度,财会档案管理工作应长期规范开展,以便及时发现问题,完善财会档案管理工作.