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摘 要 ：当今时代,管理医院档案需要适应新增内容的全新要求,电子档案管理应运而生.只有努力增强医院档案的电子化管理,才能有助于提升现代化档案管理的整体质量,以适应经济的迅速发展和信息的灵活应用.
关 键 词 ：医院；电子档案；管理
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）07-0-01
在科学化的医院管理体系中,档案管理是一项极为重要的基础性工作,理应受到管理层的重视.作为医院管理的工作重点之一,档案管理在科学研究、医疗教学等方面影响甚广,工作人员也越来越重视在档案管理的过程中采取创新资源、利用信息等形式.医院主要参与药品管理、预防保健、医疗卫生、科研教学和其它相关活动,期间以医院档案形式记录各种具有研究价值的图表影像、文字声音等应用到多种载体的历史内容.传统管理形式无法满足医院档案的庞大储量,需要管理部门针对部分失效档案进行材料提炼和信息加工,这个过程中不可避免地存在着一些不完善之处,造成一系列信息错置或资源浪费的现象.如今社会逐渐步入信息时代,传统模式难以满足档案管理的数字化需求,而科技的高速发展也拉动了电子档案的广泛应用,为医院档案的管理工作带来福音.传统的医院档案多采用文书文档的存储形式,随着医疗信息技术的进一步发展,档案管理范围扩展到一个新的台阶,管理模式也随之转化为层次丰富的存储形式.医院管理体系已经正式将医院信息系统列入建设重点,在不断灵活化的应用中发挥其重要作用.
一、电子档案的基本特点
以数据形式记录各种各样的电子化归档文件,存储在包含大量参数和相关信息的软件里,即为电子档案.传统档案具有社会性、联系性、回溯性、本源性,对于以上特性电子档案都能有所体现,并且涵盖了更多电子化特征：集智能检索、海量信息与标准加工于一体；能够分离解析载体与信息；具备集成性的文件分类；在短时间内收获较强的实际效果；过度依赖与硬件设施和软件系统.
二、医院电子档案管理中存在的问题
1.档案管理分工不明,多头管理.无法准确区分档案管理各个层次的职责,导致管理达不到应有标准,严重影响了档案的安全性和完整性.目前,医院档案管理是一个多部门管理档案的格局.比如医院的综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、财务档案等,而医疗文书档案、各种检查影像等又分属其他医务部门管理.
2.医院电子档案管理的意识和制度不健全.缺乏规范化的电子档案管理制度,相对滞后的医院管理电子化进程,都大大拉开了档案管理水平与需求之间的距离.目前,医院还没有订立出纳入管理范畴的档案类别,没有建立合理的归档程序,也没有列出统一化的管理标准和科学化的管理模式,管理层忽视了档案管理培训,工作人员尚未通过多种形式的宣传活动深入了解档案管理的真实内涵.
3.档案管理人员素质有待提高.由于医疗是一门专业性很强的专业,目前医院的档管理人员在文化程度、医疗技术知识、医疗管理流程、电子信息技术、档案专业知识等方面均有待提高.档案管理人员知识结构单一,缺乏系统的档案知识培训,致使许多档案管理人员的综合素质和管理水平跟不上形势的发展,主动性和创新性不够,不适合现代化的档案管理要求.
4.档案管理设施不全,档案管理软件不能满足要求.医院涉及的档案内容相当庞大、繁杂,这就意味着电子档案管理科室的覆盖面是极为广泛的,虽然计算机技术日益成熟,但医院的档案管理尚未达标,阻碍了档案的信息化发展,整体速度较慢,完成度较低.重复建设相当常见,像是影像检查系统、检测化验系统、病历病案系统、统计收费系统等部门合作的一致性很低,规格不同无法通用,也就难以实现档案信息的资源共享,脱离档案的信息化管理范畴.
三、改进医院电子档案管理的思考
1.健全档案管理制度,规范档案管理行为.此举能大大减少随意管理档案的现象,确保档案管理的持续工作与健康发展.例如：建立电子档案收集和归档制度,电子档案的利用、保管制度,制订电子档案的保管期限、归档范围等规定等.
2.建立标准化、规范化档案管理体系.就现阶段而言,应尽早将数字化管理需求纳入档案管理的工作中心,从传统的实体文档管理进一步转化为现代化信息管理,如此一来,管理对象就是信息资源,就能以数字化载体对档案加以处理,创新技术,优化资源,合理管理档案信息.
3.加强培训,提高认识.负责档案管理的工作人员应具备的知识包括医学管理、医疗规律、信息技术、网络安全和工作流程,应具备的技能包括网络管理安全、数字化医疗设备与管理,尤其是数字化信息技术的医疗手段,电子档案管理亟待知识更新与技术更新,与时俱进方能满足日新月异的时代需求.医院科研人员应自觉提高自身对于电子档案的科学认知程度,做到完整收集并保存各种电子档案.医院监督人员要努力学习国家颁布的相关法规,深入理解档案管理相关的条例规章,结合各个单位的实际规定,有效提高工作效率和管理质量.
4.加大档案管理的投入.电子档案管理的质量直接影响到医疗安全,只有保证完整性的档案信息,才能真正有助于医院开展科研、教学活动,进而促使档案管理能够发挥其最大效力.医院管理层要加强对档案管理的重视程度,加大对硬件设施和软件系统的资金、技术投入,优化计算机和刻录仪器的性能配置,及时更新软件版本和存贮空间.另外,网络安全势必要加强防范,保证数据加密和防火墙的稳定性,保障电子档案运行过程的安全性和秩序化.
医院的电子档案管理可以实行档案管理与其他信息管理分开的方式,这种方式主要由信息科和综合档案室两部分组成,信息科负责医院病案统计管理、图书管理和计算机管理,综合档案室主要对各种门类、载体的档案进行统一管理,并对本单位的档案工作进行监督、指导和检查.只有融合两个部门的专职专责,才能协调配合,达成完美的合作效果.
四、结束语
当前,科技时代要求信息技术做出更高效更迅捷的回应,医院也应更新档案管理观念和制度,时代步伐不断提醒着医院档案管理,从传统的、老旧的、单一的模式中脱离出来,结合现代化的信息技术手段,进一步提升档案管理水平.相关工作人员也要不断创新,完善自身技能,积极参与到医院档案管理事业中去.