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1.档案管理信息化及其内容
档案管理信息化的终极目标是实现信息资源的社会共享.《全国档案事业发展“十五”计划》明确提出了档案信息化建设的主要任务是：制定档案信息化管理的有关标准,研制、推广档案管理应用软件；加强电子文件和电子档案的管理,做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用,保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效,建立、规范、联通各区域网络,建立全国档案信息网络,并入国家信息网.档案管理信息化的内容：
1.1 基础设施建设. 档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础,其核心是档案信息网络.
1.2 信息资源建设.档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一,对其开发和利用是档案信息化的核心任务,是档案信息化建设的实效所在.
1.3 标准规范建设.标准规范建设是档案信息化建设的重要基础之一,是电子档案管理以及档案信息的资源标识,是描述、存储、查询、交换、管理、使用等内容的一套标准规范体系.
1.4 应用体系建设.这是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障.
1.5 人才队伍建设.这是档案信息化的成功之本,对其他各个要素的发展起着决定性作用.
2.档案管理信息化现状
2.1 对档案管理信息化重要性认识不足,档案管理仍存有“为保管而保管,重保管轻利用”的思想.
2.2 档案管理的标准化水平低.档案自动化工作尚无统一标准,仅着眼于某一个馆或某个专业系统,无法全面实施、推广统一标准.
2.3 档案管理的硬件条件薄弱.档案管理部门的计算机内存和所使用的软件小；硬盘容量与本部门的档案的拥有数量不相当,没有达到数据交换的机读目录档案系统.
2.4 档案管理人员信息化专业水平低.很多档案管理人员计算机操作能力较低,不能够熟练掌握有关使用的命令和使用技巧.从纸质管理改变成电子化、无纸化管理,更需要相对专业的管理人才.
3.档案信息化管理的对策
3.1 提高对档案信息化管理的认识.建立新的信息化档案管理模式,提高档案信息的时效性,有利于节省能源和时间.一次性投入即可,实现多次产出,完全改变经费限制的局面.
3.2 提高档案管理标准化水平.从形成到归档,确保收集到的档案信息的真实性、完整性和有效性.必须在电子文件的形成、流转、处置、归档等各个环节,实行标准化、规范化、制度化管理.在此基础上,严格控制电子档案管理的各个环节,包括其生成、加工、保管、借阅的程序等,做到归档统一、保管安全、使用有序.传统纸质档案的数字化处理可采取扫描的方法快速地将档案信息数字化,并根据具体要求实现进一步的信息加工.
3.3 加大档案资源开发力度.档案资源的信息化建设是档案信息化建设的核心要素.在进行数字化时,不仅要把现成的档案数字化,还要对分散的档案信息整合、加工,把经过二次加工的信息数字化.
3.4 提高安全意识和防范意识.严格按照《全国档案信息化建设实施纲要》的要求,采用、防火墙、数据备份等安全防护措施,不断提高档案管理人员的安全意识,确保档案信息化的开放安全.要增强安全意识,防止人为地毁坏和破坏,力争让无权用户进不来、看不见、改不了档案,保证档案的真实性.设电子口令,防止被人盗用,定期对所用计算机进行杀毒,防止电脑病毒对电脑系统的攻击和的威胁.严格管理,专机专用.一些永久保存的资料属性可改成“只读”,防止一些不期而遇的破坏带来损失.
3.5 提高档案管理人员的素质.加大定向培训力度,有计划地对培养对象进行高层次学历教育,以丰富、加深培养对象的基础理论和专业知识.加快复合型的档案专业人才的培养,档案管理者要掌握文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业知识,涉猎一定的历史知识、古汉语知识和与档案管理有关的其他专业知识和管理科学,熟悉各种有关的业务规定和自己所从事的业务.
（作者单位：河南大学 来稿日期：2012-04-18）