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中图分类号：F270.7 文献标识码：A文章编号：1008-925X(2012)02-0051-01
摘 要 ：公文是一种文书形式,是一种具有法定效力和规范体式的公务文书,每个单位都有公文,它是各单位实施管理的重要工具,能否对其进行规范化、制度化、科学化的管理,不仅体现着各单位的管理水平,而且直接影响到各单位管理职能的实现,同时还关系到单位良好对外形象的树立,因此,做好企业公文管理的规范化尤其重要,本文简要从公文管理的必要性、易发生的问题及原因,谈谈规范企业公文管理的方法.
关 键 词 ：公文管理；规范；方法
1.企业公文管理的必要性
企业公文和公文的概念差不多,它是企业在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,它同样是企业意志和规范管理的集中体现,关乎着企业形象,强化公文规范管理,势在必行,是绝对有必要的.
2.公文管理易发生的问题及原因
伴随着公文的管理,在管理过程中容易发生的问题也存在,如公文格式不规范,这表现在发文字号不规范（体现在发文机关代字不规范和公文编号不科学两个方面）,公文标题不规范,标号使用不规范,数字使用不规范,主题词标识不规范,主送、抄送范围不规范等等一些格式上的不规范.在公文用语上也不规范,如语句模棱两可,易让人产生歧义,严重影响文件的庄严性.在结构上也不规范,如结构层次不清晰,思路不明,条理不清,观点不鲜,逻辑不强等,同时还会出现文种使用不规范的问题,表现在将“请示”一词误用成“请示报告”,这是两个不同的文种,不能放在一起使用,另外就是该用“通知”而误用“决定”.个别企业问题突出,与标准格式相差较大.
出现以上这些问题的原因在于,一是对公文格式掌握得不清楚,部分内容一知半解,导致公文格式不规范.二是公文规范管理意识不高,不能按照公文规范标准行事.三是未能执行公文归口综合部统一管理的规定.
3.规范企业公文管理的方法
前面讲到了企业公文管理的必要性及其产生的问题和原因,有问题,又找到了问题的原因,就要想办法解决,在强化公文规范管理的方法上,应该做到以下几点：
3.1 深化与企业实际的结合,加强公文运行制度化.要做到这点,企业必须不断加强制度化建设,与企业发展同步,才能使公文运行管理始终保持有章可循、平稳有序.
3.2 深化与办公自动化系统的结合,做到公文运行规范化.要做到这点,企业必须不断将公文运行管理工作与办公自动化系统相结合,只有这样,才能提高公文运行管理的科学性、促进规范化.
3.3 强化归口管理.企业公文必须归口到一个管理部门集中管理,具体从事文件管理的机要人员,必须强化责任意识和保密意识,认真负责地管好每一份文件,扎实细致地做好每一个环节,避免出现任何差错和疏漏.
3.4 严格落实制度.要做好公文保密工作,不要把重要的公文随手乱放,要及时上锁.同时要完善登记签字手续,另外还要规范文件的复制汇编和清退销毁.
3.5 抓好素质培训.文件管理工作是一份需要细致和谨慎的工作,又是一份繁琐的工作,很容易让人产生麻痹、懈怠心理,稍有不慎就会出错,一点小错可能就会酿成大祸,因此工作人员的素质对公文管理质量起到决定性的作用,企业应该抓好素质培训,经常组织公文管理的培训或开展研讨活动,提升公文管理和办理人员的综合素质,做到对文件运行的程序、范围、内容、方法等各个方面、各个环节都烂熟于心,了如指掌.同时公文管理人员还要积极主动地拓宽知识面,增加阅历,努力成为公文管理和办理工作的行家里手.
3.6 建立考核机制.要定期对公文规范情况进行综合分析,并根据实际情况给予通报、奖励和惩罚,奖优惩劣,这样可以有效激励企业和员工抓好公文规范管理,调动他们的积极性.
4.结束语
公文是具有法定效力和规范体式的公务文书,基于它的这个特性,在公文管理上,企业要下的功夫很大,能否成功规范化、制度化、科学化的管理公文,决定了一个企业、一个单位的实力,决定了企业是否能在众多企业中脱颖而出,树立良好的企业形象,可见公文管理对企业来说多么重要,尤其是规范化地对公文进行管理,这对企业来说是一个挑战,同时也是一个机遇,如果企业能够很好地规范化管理公文,它的各方面的指标都会有所提升,这对企业来说就是一个机遇,但是规范化、科学化、制度化地管理公文,这项工作不是一蹴而就的,它是细水长流,任重而道远的,伴随着公文规范化的管理,它会随之产生一些问题,这些产生的问题需要企业去找出原因并对症下药,而在这个对症下药的过程中,检验的是企业的综合实力,检验的是企业中员工的凝聚力和职业素质,上面讲到的企业规范公文管理的方法,作为一个企业,在具体实施公文规范化管理上都可以用来借鉴,总之,公文管理工作要有大局之眼,细致之心,责任之感,严格执行公文管理程序,不断探索公文管理工作的新途径、新方法,切实提高公文质量,只有这样,才能为公文规范化管理打下坚实的基础,才能充分发挥公文应有的效用,才能使公文管理为企业发展提供优质高效的服务,这些需要企业和员工的共同努力.