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一、煤炭企业传统的物资管理状况
(一)物资计划工作
一般由需求单位按生产计划安排及相应的消耗定额指标要求提出物资消耗计划,报矿供应科,供应科汇总后结合本矿仓库的库存情况,编制矿物资需求计划,上报公司供应处.公司供应处根据各矿上报情况及总库库存情况,综合考虑其它影响因素,编制全局物资需求计划.
(二)物资采购工作
公司供应处根据已编好的物资需求计划,并按预先划分的采购权限,分解采购任务,再由有采购权的局供应处、矿供应科、区(队)的小库,分头编制采购计划,并分别实施采购及相应的结算等业务.
(三)物资仓储工作
各采购单位所采购的物资到货后经过简单的验收,分别存放在各自的库房.公司供应处采购的物资通常存放在公司总库,各矿通常按需求计划提前将所需物资由局总库办理提货手续后运回并存放在矿仓库.各直接生产单位从矿供应科办理提货手续将物资领出后存放在小库.
(四)物资发放工作
公司供应处及矿供应科等物资管理部门,通常是按生产单位提出的需用计划在办理相关手续后直接发放物资.使用消耗由各生产单位自行控制,生产过程中多余的物资则分别存放在各级库房中.
二、煤炭企业传统的物资管理工作中存在的问题
由于煤炭企业的供应体制,导致在长期的生产和实践过程中出现了很多对煤炭企业竞争能力产生很大影响的问题.主要有：多头管理,多头采购,层层设库,责任不清；库存物资资金占用量大；采购不规范,采购成本及流通成本高；储备不合理,易形成库存积压；各单位各自为政.互相之间难以横向调拨物资,在出现生产急需时难以保证；内部相对封闭,与社会资源难以实现共享；供应信息沟通不畅,“牛鞭效应”现象严重.在多数煤炭企业,物资管理的基础工作还依赖于工作人员的手工操作,有些单位即使有了计算机,由于各种原因也只是打印报表的工具而已,并未实现真正意义上的信息化管理,管理效率低下.
三、现阶段加强煤炭企业物资管理的对策思考
(一)建立物资供应信息化管理与控制系统
目前,国有大中型煤矿应该采用集中统一的采购管理运行体制,对物资采购进行比价、招标、定点等方式来保证物资的供应价格、质量、交货期和售后服务等.这就要求建立信息化物资管理控制平台,根据煤炭生产企业需用物资的特点,把计划管理、采购管理、库存管理、质量管理、成本和资金管理等纳入物资信息化管理中(比如ERP),形成全面覆盖物资供应业务链的管理系统,达到全面跟踪物流业务过程的目的.而且高层管理者可以通过信息查询来监督业务过程,加大职能部门依据计划进行业务活动的责任,减少管理成本.
(二)加强物资计划管理
为了准确掌握煤矿生产物资总需求,合理组织货源,有效使用流动资金,发挥规模经营优势,努力降低材料采购成本,提高经济效益,必须加强物资计划管理工作.物资计划管理是物资供应部门管理工作的基础,它是依据仓储量、用量、渠道、价格等制定的,是以季度计划为准执行的,是考核计划执行情况的主要依据,通过计划管理,发挥物资供应部门的主要渠道优势,规范市场主体物资计划采购行为,提高供应环节的经济效益,及时均衡地保证煤炭企业生产的物资供应,实现最少的资金占用和劳动消耗.
根据需要,物资计划内容按时间分年度计划、季度计划和月度调整计划：按资金来源分生产用料计划和各类专项资金工程用料计划.计划管理是物资部门采购和供应工作的基础,根据计划管理进行有计划的采购和供应,加强归口管理、净化采购渠道.
(三)加强物资采购的管理
采购管理是加强物资管理的重要一环,做好采购管理可以最大限度地降低成本.一是建立规章制度.要以“计划严谨,采购及时、质量保证、价格合理、降低成本、保障供给、堵塞漏洞”为主要目的,制定比较完整、科学、规范、合理的工作程序和规章制度.通过建章立制,规范运作,强化内部监督和管理.二是要规范采购,控制采购成本.物资采购环节应当以管理价格为中心,对价格实行分级分权管理,大宗物资采用招标采购,由供应部门、财务部门、管理使用部门等共同考察,坚持“先厂家,后批发；能批发,不零购”的原则.三是加强对供应厂商的管理.煤炭生产企业通过对供应厂商的质量、价格、售后服务等比较,选择生产质优、价廉、售后服务好的供应厂商,建立供应商档案,资质评定等,结成长期的供需合作关系,避免“人情货”.
(四)加强物资仓储的管理
煤炭物资库存从狭义上讲是为了暂时闲置,但可用于未来生产的需求储备.保证现在或将来煤炭生产的顺利进行.那么如何合理安排库存既不影响生产又不过多占用企业资金呢首先.改变周转库存,即当生产或订货是以每一批而不是一件时根据生产计划和统计资料的预测.整进整出.规避因批量安装或进货形成的库存.第二,规避安全库存.安全库存是煤炭生产者为了防止需求的不确定性和供应的不确定性带来缺口而设置的一定数量的库存.第三,消耗性材料库存.对于煤炭生产日常需求的物资,如钢材、火攻、支护、截齿等等根据生产进度以120％的数量储备.对于大型设备如综采机、掘进机、皮带运输机的配件以随货备件库存.第四,ABC分类法.又称巴雷托法是将库存物资管理按品种多少和资金占用额大小进行分类,将库存物资品种累计占全部品种5％――10％而资金累计占全部资金总额70％左右的物资定为A类物资,对于这类物资因严格控制储备之额,制定尽量低的保险储备量.制定储备定额采用经济订购批量.采用短的间隔期检查库存时间比较短,一般1-3天,统计时应详细统计.即严格管理,严格控制.反之,将库存物资品种累计占全部品种的70％而资金累计占全部资金总额的10％以下的物资定为c类对于这类物资储备之额采取一般控制.制定相对较高的保险储备量.将库存物资品种累计占全部资金总额均为20％左右的物资定为B类,制定储备量采取加权平均法,检查库存以每月、每周为主.对于这类物资应在A、C类之间.库存是实际存在的,现实是没有不行.多了绝对不好,有利有弊.
(五)加强生产部门的物资管理
各生产部门根据当月生产计划,结合实际地质条件制定当月物资领用计划,对物资领用计划进行严格审核,避免物资领用过程中多领、重复领用物资的现象.同时,煤炭企业要制定物资消耗考核办法,对各生产部门严格考核、奖罚分明,做到“三到位、一及时”.即现场管理到位、监督到位、考核到位、兑现及时.各生产部门也要建立严格的材料奖惩制度,明确各种物资的考核指标,层层分解.逐级落实、逐级考核.
另外,对于集团化的煤炭企业可采取信息化、数字化仓储式管理.首先,对所有煤炭物资进行信息化采集.即对所有物资进行分类.分级编号.其次.建立一个大型的立体化物资仓储库.所有物资全部由电脑按编号信息化储存,电脑发出指令后由专业的物资管理人员操作天车、叉车以及机械电子手对于不同的物资采取不同的取货方式.