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【摘 要 】高校档案管理是高校管理的一个重要环节.随着信息技术的发展,高校档案的收集、管理、应用都随着发生了重大的变化,如何适应这一历史性变化,使高校档案管理适应当代科技化、信息化、现代化的要求,适应高校广大教职员工的需要,适应高效快速发展的新趋势,是高校档案管理工作面临的新课题,需要认真探索创新.
【关 键 词 】高校；档案管理工作；发展；信息化；创新
高校档案,是指高等学校在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料.档案不仅是历史的记录,对了解历史情况,总结经验教训,进行科学研究,都具有广泛的研究和参考价值.随着信息资源网络的发展,改革传统的档案管理模式已成为摆在我们面前的一个重要课题.
一、高校档案管理工作的发展进程
高校档案管理工作,是伴随着我国高等教育事业的发展而不断前进和发展壮大的.1954年之前,我国档案管理尚没有专门的管理机构,档案管理的法规不健全,高校档案管理也处于无序状态.这一时期的多数高校档案管理,既没有档案管理的专门机构,也没有档案管理的专门库房.档案管理基本上由校内各部门自己完成.管理分散混乱,整理方法不科学、不统一,有些档案甚至得不到及时有效的整理,损毁、散失、泄密等现象普遍存在.
1954年11月,国家档案局设立,有了专门管理档案的机构,相应的档案管理政策和法规也陆续出台,这也有利促进了高校档案管理工作.这一时期,高校加强了对档案管理工作的领导,城里了专门的管理机构,配备了专门的管理人员,高校档案管理工作得到了大大的加强.这是我国高校档案管理工作的一次飞跃.需要说明的是,受历史和条件的局限,当时所谓的专门机构也只是根据需要把档案管理分成了两大块,一块是文书档案室,这一块一般由党委办公室负责；一块是技术和科技档案室,这一块多由校行政负责管理.这种管理模式,分散了领导力量,也分散了人员和财力、物力,不利于档案的利用和规范化管理,档案管理缺乏系统性和完整性.
进入20世纪80年代,伴随我国改革开放的深入,高校发展得到重视,高校档案管理工作也相应得到快速发展,许多学校都建立了专门的档案馆,理顺了管理体制,加强了人员特别是专业人员的配备,可以说,这是我国高校档案管理工作的第二次飞跃.
进入90年代,高校档案管理日趋规范和完善,管理人员的配备也更加专业化,管理工作的信息化、现代化也初见端倪.
2000年后,现代信息技术飞速发展,高校档案管理工作出现新的重大变化,一是先进技术和先进管理理念广泛引入档案管理工作；二是档案信息化快速发展,出现了许多新的档案保存形式,如磁盘、光盘等储存介质；三是档案信息的获取更加方便快捷；四是档案的查询利用功能日益突出.
二、高校档案管理工作面临的新变化
现代社会已经进入了快速发展的信息时代,人们传统的生活方式正在经受着深刻的变革,作为记录历史的档案工作,也在经受着信息时代带来的冲击,主要表现在：
（一）档案存储的变化.过去大多使用纸张作为载体记录史实,其他载体的档案只占极少部分,而今计算机和网络的大量使用,绝大多数的馆藏被制成了电子文件.档案的存储方式将逐渐走向“数字化”趋势.
（二）档案管理方式的变化.档案载体的变化自然引起了管理方式的变革.机械化、电子化正逐步取代以往的手工操作,档案文件的产生、传递、保存、再现可以全部在网络上完成,真正实现了文档管理的一体化.
（三）详细的线索,通过复杂的检索目录,才能调出所查档案和材料.而现在,用户可以在网上直接下载、拷贝网上内容.可谓是快捷、方便、高效.网络化为高校档案信息资源的共享提供了发展空间.电子档案上网后,其信息的复用性特点充分的展现出来,使同一时间不同地域的人们可以同时受益,大大提高了信息的服务功能和利用效率.
（四）档案安全保密工作的变化.在传统的档案管理方式下,只要档案存储在合适的环境中,一般不会造成认为的破坏、泄密等.但是随着计算机技术的应用,这方面的副作用也逐渐体现了出来,病毒、的侵袭,计算机自身系统的不完备,经常会造成重要的档案材料被盗、被毁坏以及造成个人的隐私无意的等.
三、加强高校档案管理,在模式上、思路上和手段上创新
(一)模式创新
高校档案馆虽属机关部门,但大多属于非独立结构,一般情况下靠校办,或者是校办的一个科室,其职能主要是执行而非决策.这种管理模式已难以适应新时期的要求.随着高校管理体制改革的深化,高校管理者应深刻认识到档案管理工作的地位和作用,在高校机构改革中,先后将档案馆从校办分离出来,独立起来,升格为直属单位,变成档案管理的职能部门,由被动执行变为主动决策,对促进高校档案管理变革具有重要意义.
高校档案工作的主体地位形成之后,就要注重学校的未来方向,把握前瞻性的特点,在档案资源、档案人力、档案开发、外部环境等方面进行全方位创新,这就能使档案机构高效、安全、有位.各项工作从维持性向创造性发展,为档案工作创造一个良好的氛围.只有这样,才能实现高校档案工作的超越,呈现高校档案事业不断发展的前景.
(二)思路创新
首先必须解放思想,更新观念,彻底改变旧观念,牢固树立新观念.观念创新是管理创新的前提.管理创新的过程将始终贯穿着观念创新的思想,观念创新就是使管理创新得以成功的保证.管理创新必须确立现代化管理意识,特别是档案管理知识化、网络化、社会化,把知识和创新作为档案工作的管理目标.本着“以人为本,服务至上”的服务理念,把满足全社会用户和学校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向,以创新理念和创新行为来加强档案管理,开辟档案管理发展的新途径.在对档案的管理上要有目的、有重点、有计划地采集用户的需要的档案资源并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成,使其系统化、规范化、有序化,及时、准确、高效地为用户提供服务.除此之外,要针对档案专业人员成长和工作特点,努力营造一种尊重个性,鼓励创新,信息理解的良好环境,在实践工作中培养多层次复合型专业人才队伍,造就一支政治强、业务精、作风正、工作实、纪律严的专业人员.
(三)手段创新
由于长期以来受计划经济运行和行政模式等特点的影响,高校的档案管理模式存在着较为严重的传统性的倾向,其管理方式或手段是手工的,这对高校发展所带来的影响,已越来越多地为人们所认识.加强这一行为的转变,应成为高校档案管理改革的重点.要用现代化管理手段替代传统的手工管理,尽快做好库藏条目录入工作,实现档案条目检索自动化,以提高工作效率和服务质量.技术的更新已成为衡量档案工作现代化与否的标志之一.因此,档案部门要积极参与机关办公自动化系统的设计与建设,提出档案管理方面的要求和建设.认真研究解决档案现代化管理与学校办公自动化的衔接问题,研究解决文档一体化问题.采取多种形式,主动地把档案工作重点与学校中心工作结合起来,为教学、科研服务,使高校档案管理走上主导地位,实现管理手段方式的社会化、多元化和优质高效化.
高校档案工作是高校工作中不可缺少的重要组成部分,完善高校档案管理制度,锐意创新,既是办好学校的重要基础工作之一,又是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志.