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【摘 要 】本文从疾控机构档案管理的现状入手,分析疾控机构档案管理存在的问题,由此从提高管理人员专业水平,建立完善的管理制度,加强现代化管理建设等方面来探讨疾控机构档案现代化管理的改进措施,为疾控机构档案的现代化管理提供借鉴.
【关 键 词 】疾控机构；档案管理；现代化
doi：10.3969/j.issn.1004-7484（x）.2013.07.645文章编号：1004-7484（2013）-07-4036-02
1疾控机构档案管理现状
现有的疾控机构档案管理是用现代化的信息技术对档案进行有效的管理、存储和调用,应用于档案管理活动中,提高工作效率,减少人为误差.档案管理作为领导指导工作的依据,为疾控机构工作中重要组成部分,不仅真实记录疾控机构的主要职能活动,还为疾控事业的发展提供重要的信息资源,是疾控机构长期积累的宝贵财富.随着机构改革和现代化技术的发展,为疾控机构档案管理注入新鲜血液,对疾控机构档案管理的重视有助于提高全社会疾控意识,控制突发疾病蔓延,在疾控机构决策部署以及应急事件的处理中所起的作用不可替代,面对严峻的疾控形势,完善疾控机构档案管理,发挥其最高效业务效益是如今面对的重要课题.
2疾控机构档案管理存在的问题
在疾控机构中,档案管理关系到单位和服务对象的根本利益,它大多包括疫情和公共卫生档案,还有一些行政人事档案,收集归档的程序十分复杂,其作用至关重要,在科学技术飞速发展的今天,现代化信息技术广泛应用的条件下,运用现代化技术管理疾控机构档案是势在必行的,它不仅能对档案信息及时处理、存储,还能为疾控机构档案管理工作提供便利,提高了工作效率.现就疾控机构中档案管理存在的问题作出一些分析.
2.1重视程度不够在现目前,许多地区的疾控机构未成立特有的档案管理,有的档案工作则由办公室来承担,单位领导对此也未加重视,在疾控机构的档案管理人员中大多是那些非专业的、关系户等不能从事医疗工作的人被安排到此工作上,对于这些人员在编制方面也无明确规定,有的是疾控机构管理者或行政人员对档案进行管理,这些现实情况体现出对疾控机构档案管理的不重视,管理人员的欠缺,这明显影响到疾控机构档案现代化管理的发展.又加之档案管理的工作不仅繁琐,而且短期内没有显著效益,人们并不重视此项工作,在单位中处于边缘地位,且人轻言微,疾控机构对此无论从人力还是物力财力方面都投入不够,还受到各方面条件的限制,导致档案管理人员积极性不高,在工作中缺乏,没有相应的创新精神,这让档案现代化管理的难度加大,限制其发展,还有的工作人员没有档案管理意识,对于工作中形成的文字资料不注意保存,归档不及时等问题时有发生.
2.2管理人员水平不一疾控机构档案管理工作如果没有投入一定的人力就无法保证档案管理的质量,目前来自体制改革的影响,导致疾控机构人员编制缩减,因此档案管理人员大多身兼数职,有的单位一人就肩负着行政、人事等职位,每天的时间只够办理一些大事和十分紧急事情,根本没有时间来进行档案管理的工作,这种由人员来管理档案,自然缺乏档案管理的专业性,不知道档案的类别、保存期限等,致使许多重要材料没有归档,查阅归档材料也相当费事.档案管理对工作人员的要求较高,必须具备的疾病预防、控制等知识,还要具有相关写作能力,从这可以看出,档案管理人员的素质较低,而且交流学习机会少,很难从其他方面来提高自身素质,与实际业务的工作需要有差距.
2.3档案管理不规范在疾控机构档案管理中管理人员在材料的分类时随意性较大,不规范,为档案查找带来麻烦,在材料的制作上也缺乏统一性,未使用规范的材料.在档案管理的制度上不够完善,而且落实不到位,在档案的交接上不细致,出现大量的档案在交接过程中丢失,导致无法归档.档案管理的设施陈旧,库存量大,年代久远又需要永久保存的档案在长时间不规范的放置下出现损坏等情况.
3疾控机构档案现代化管理改进措施
疾控机构档案管理中要充分认识到档案能够对疫情的预测,病学的分析,保障公共卫生安全的指导意义,因此要提高意识,认识到疾控机构档案现代化管理对疾控工作的深远意义,能够让档案在疾控工作中有效利用.
3.1提高管理人员专业水平疾控机构档案管理十分重要因此对管理人员的水平要求较高,需要相关专业的人员,这就要建设一支作风优良而且业务能力强的档案管理队伍,不仅能保证档案管理工作的质量,还能提高档案的使用效益.首先对档案管理人员要求有责任心,能够热爱档案管理工作,具备其基本素质,是保证收集材料的重要方面,还要对相关工作人员进行培训,定期组织参加讲座等学术讨论活动,还要引进档案管理的相关专业人员,从而提高档案管理人员整体的质量和专业水平.
3.2建立完善的管理制度要做好档案现代化的管理工作,就要建立完善的管理制度,促进档案工作规范管理,结合单位档案工作实际,档案划分范围和单位主要活动,确定符合档案管理内容的范围,制订科学且操作性强的档案收集、保管使用等制度,包括岗位责任制、考核制度等方面,以确保档案管理的规范,还要定期对管理人员进行考核,还将档案材料的归档质量列入对相关人员的考核评比中,对其实行严格管理,真正实现档案的现代化管理,做到全面收集材料,并规范整理归档,提高管理水平.
4总结
随着信息化的不断发展,疾控机构档案管理重心也向现代化管理转移,加强现代化管理建设是档案工作发展的必然趋势.因此在档案管理工作中改变以往的模式,提高管理人员专业水平、建立完善的管理制度,大力推进档案工作信息化建设势在必行,有效协助疾控工作的开展,有必要在工作中找出适合单位情况的管理模式,为单位档案现代化管理的建设和发展提供高效服务,使疾控机构档案管理水平迈上新台阶.