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[摘 要]本文从客户、价格、信用、销售过程管理及权限管理方面浅述了企业ERP管理中销售分销模块的功能应用,整体介绍ERP的销售管理职能.
[关 键 词 ]ERP 客户 信用 价格 订单
ERP是Enterprise Resource Planning 的缩写,中文译作企业资源计划,是一种企业软件管理系统,在ERP系统中,销售管理的职能是由销售与分销模块（英文Sales and Distribution ,简称SD模块）为核心来完成的.本文以中石化沧州分公司为例,从客户、价格、信用、销售过程管理以及权限方面出发,浅述集中服务器企业SD模块如何实现销售管理和控制功能.
一、客户管理
ERP系统中销售管理的思想是从客户需要出发来规划企业的生产经营活动,完整的客户信息不仅是销售活动的需要,而且是企业全部生产经营活动的需要.每一个客户的信息以客户档案的形式存在,在ERP系统中称为客户主数据,包括一般数据、公司代码数据和销售区域数据.一般数据包括：客户代码、客户名称、地址、税务代码、银行信息、地区市场等基本信息,这些信息与金税集成作为开具的信息.一般数据在中石化ERP系统是唯一的.公司代码数据则是基于分公司自身业务要求的信息,包括统驭科目、管理组、付款条件、往来单位属性等相关财务信息.销售区域数据是维护销售组织下特定信息,包括销售地区、售达方、收票方、付款方与送达方等相关信息.通过三方面视图来管理客户信息,既可以保证中石化客户代码的唯一性,也可实现分公司下对同一客户实行差异化管理.正是由于客户主数据的这些要求,一般在客户准入必须提供相关资质信息,如税务登记证、法人营业执照、组织机构代码证和开户银行信息等相关,这样在一定程度上杜绝了与不具备资质的客户发生业务关系,规避了一定的经营风险,保证了经营的合法与合规.
二、信用管理
在一定程度上,信用的风险是销售管理中最大的风险.信用的管理在ERP系统中通过信用主数据来实现,针对不同的客户在一定信贷范围内可以给予客户一定的信贷限额.同时设定下次复查日期为信用有效期.根据公司销售政策的不同,可以给予不同客户一定的信用额度.如采取赊销的客户,在信用额度范围内可以先发货后付款；而对于风险较大的客户,则信用额度完全设置为零,也就是说必须货到付款.在中石化沧州分公司SD模块中,一般在销售订单中启用客户信用检查.对超过信用额度的客户在ERP系统中根本不能完成销售订单.这样业务也就不可能进行下去,从而有效规避货物发出,而货款不能收回的风险.
三、价格管理
价格管理在ERP系统中通过价格主数据来实现,价格主数据ERP中用条件类型表示,用于存储产品销售的价格、折扣、装车费、管输费、过衡费、租赁费等.一般情况下,价格主数据的管理由专人负责负责,须按相关定价文件在系统中维护价格主数据,ERP线上价格主数据与线下审批文件要一致.对于过期的价格主数据在ERP系统中及时做删除标记,这就保证价格执行的有效性与及时性.同时,ERP系统中对同一条件类型给出多种不同的定价方式,可通过关键字组合来实现,如可以针对不同客户定价,可以针对不同装运条件条件定价,也可以针对不同销售单据类型来定价,这在一定程度上保证了定价的灵活性,也保证了销售政策的灵活性.
四、销售过程管理
一项完整销售过程一般包括销售合同、销售订单、发货及开票等环节,前一过程是后一过程的基础和条件.各环节相互关联,这些凭证都记录了销售事件的各种事务,通过ERP系统可以看到完整的凭证流.
销售管理是从产品的销售计划开始,是对其销售产品、销售数量和销售客户等信息的管理,一般认为销售合同为中长期销售计划,而销售订单为短期销售计划.以中国石化沧州分公司为例,销售合同有长期合同和短期合同.长期合同一般为年度销售计划,而短期合同一般规定一个月有效.订单一般是当日有效,根据业务实际也可扩大有效期限,但是一般不能超过一个月.在合同管理上要求ERP合同和线下纸制合同一一对应,在签纸制合同的合同在ERP系统中同步创建销售合同.
销售订单中一般包括客户名称、销售数量、销售价格及有效期等信息.销售订单输入的同时,也是对订单逐步确认的过程.一般情况下,在创建订单时候自动根据价格主数据执行定价并检查客户信用,订单中定价日期与实际销售业务发生日期要相符.另外,销售分销模块提供了不同销售订单类型,如合同订单、零星订单、寄售订单、代保管订单及退货订单等,这就满足了不同业务的需要.
销售订单确认后,就进入了发货阶段.发货单是产品发运计划,货物发出后需要仓储人员在ERP系统中发货过账,以确认货物移动,发货过账后,自动产生物料凭证,更新库存数量,销售货物库存减少,销售成本增加,实现与物料管理和财务管理的集成.
货物发出并过账后,根据实际情况必须开具.开具的过程也是销售收入形成的过程,开票同时自动过账到财务会计,作为财务清帐和后续处理的依据,实现与财务管理的集成.开票人员在ERP系统中开具电子后,然后导出文本到金税系统,生成金税,有效地实现了ERP系统与金税系统的结合和统一.
五、报表管理
在ERP系统中为销售管理提供了各种客制化报表,即企业可根据自身需求各种报表.如生产企业出厂日报表,生产企业销售日报表,生产企业运输方式统计报表以及合同、订单、清单等各种报表.通过这些报表,可以查询一定时间范围内的销售数量、销售额、价格、运输方式等各种信息,这些报表直观明了,便于销售统计和分析,可以有力地为销售决策提供数据支持.
六、权限管理
对于销售分销模块中不同权限或身份的用户,可以在ERP系统中相应配置不同的权限.销售分销模块权限包括价格主数据、客户主数据、合同、订单、发货、开票的权限等,基于实际业务需要可根据不同用户管理权限的不同在ERP系统中分别配置不同的权限.如销售计划人员可以给予销售合同和订单的权限,仓库发货员需给予发货的权限,而开票员则需要给予开票的权限.对于合同、订单的审批权限也可分别赋予不同的人.同时,基于权限不相容管理原则,不要配置某个用户过大的权限,如一个用户同时具有主数据创建及合同、订单、发货及开票的权限,这样整个销售过程可以单独一个人完成,存在较大的销售风险.