气象档案信息化的管理和应用

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摘 要：本文结合重庆市梁平县气象局气象档案信息化过程中的工作经验,论述了气象档案信息化过程中档案管理方面的主要职责、处理办法以及气象档案信息化的过程中资源站的建设,分析气象档案信息化中亟待解决的问题.

关 键 词 ：气象档案；管理；应用；信息化

中图分类号：TP311.52 文献标识码：A

1.重庆市梁平县气象局在档案管理方面的主要职责以及处理办法

1.1 重庆市梁平县气象局在档案管理方面的主要职责

重庆市梁平县气象局负责全县气象记录档案和工作档案的收集、归档和贮存管理；负责信息化气象资料的归档和贮存管理；负责气象档案资料服务工作；负责档案信息化管理系统的建立和管理、运行,建立规范化的气象档案管理系统和流程；承担历史资料整理的有关工作.

1.2 重庆市梁平县气象局在档案管理时采用的具体措施

1.2.1 做好“四化”工作

重庆市梁平县气象局为推进气象档案工作规范化、装具标准化、管理现代化、文件材料信息化工作,县气象局领导班子更加关心、重视档案工作,及时研究解决档案工作中的实际问题,把档案工作纳入单位同步发展规划；提出尽早做好市气象局档案“四化”工作,通过科技事业单位档案工作规范化管理市一级认定.

1.2.2 明确工作责任,规范工作步骤

重庆市梁平县气象局加强档案管理规范化工作,档案接收、移交记录清楚；档案统计账实相符、数据准确；档案鉴定、销毁程序规范,手续齐全；档案库房温湿度测定记录准确,利用空调、除湿机确保库房温、湿度符合要求.局领导经常关注档案的安全管理,督促制定了安全管理规章,做到责任明确.

1.2.3 关注经济建设,与社会信息化进程相适应

重庆市梁平县气象局气象档案工作紧紧围绕地方社会经济发展、重大工程项目建设、新农村建设,防灾减灾决策、气象现代化建设、气象科研工作,开发利用气象档案资源,进行深层次档案资料编研工作,提供翔实可靠的气象档案信息,为我县社会经济发展发挥了重要作用.

1.2.4 科学管理,培养专业人才

为建立规范、科学的气象档案管理体系,全面准确地记录和反映工程项目建设与发展的历史过程,重庆市梁平县气象局准备举办气象档案管理人员培训班,县气象局内设机构、直属单位及县气象局的项目主管领导、及档案管理人员都要参加该培训.气象档案管理人员培训班要采取理论讲解、典型案例分析、现场学习答疑相结合方法,对项目档案的含义,档案意识的法律涵义,项目管理办法、管理流程,档案的归档、整理、分类及档案的信息化管理等课程进行全方位地培训.通过培训,各单位充分认清档案管理的重要性,高度重视档案管理工作,将充分发挥档案信息服务作用.

2.注重信息资源的建设

在气象档案信息化的过程中,一定要注意与档案馆进行交流和沟通.这样才能够充分认识到,气象档案的信息化是一个系统性工程,需要统筹规划、分步实施.气象档案的信息化不仅仅是馆藏档案的数字化,也不只是停留在整个档案工作业务流程的计算机化,而是涉及到一系列标准规范的制定和在相关联业务单位的推行、软硬件基础设施构建、应用系统开发、人才队伍培养等各方面的内容.气象档案业务与先进档案管理模式还存在较大的差距,要以建设档案目录管理系统的契机,整合自身档案工作业务流程,处理好与数据处理业务平台的互相衔接,加快现代化的气象档案管理系统和气象档案的信息化.

3.气象档案信息化的过程中需要注意的问题

3.1 解决气象档案信息化过程中存在问题的重要性

气象档案信息化过程中,还存在着一些亟待解决的问题,需要注意气象档案信息化是一个系统性的工程,在工作的前期需要经过充分研究和调研,结合于气象档案信息化相关技术标准规范体系建立数字资源.

3.2 在气象档案信息化的过程中突出重点,气象档案要分层次处理

气象档案信息化过程中首先就要做好数字资源的建设.随着气象部门数字化项目工作的深入开展,以纸质为载体的档案内容已经采用图像扫描等方式以数据集的方法存储,对于这种数字化档案的数据应该首先提供利用,确保用最短的时间内以最快的速度达到气象档案信息化在实际生活中的应用.

3.3 注重对专业人才的培养

气象档案信息化的过程中,气象部门一定要注重对人才队伍的培养,这样才能够从根本上改变了传统档案的管理模式.应该重新对档案管理岗位以及管理模式流程做出定位,聘用专业知识过硬的、有工作经验的复合型人才.另外,气象部门内部也可以对知识结构进行思考整合,一起解决气象档案信息化过程中存在的问题.

3.4 气象信息系统存在的安全问题

信息系统的安全不单单是一个技术问题,还与系统的管理以及法律法规的保障有关.另外,信息系统的稳定性也是系统安全的重要保障,信息系统除了应该具有处理大量数据而且在短时间内快速处理数据的能力之外,还要能够提供最好的措施来解决系统灾难性恢复,最大限度地避免因为系统的不稳定性所带来的安全问题.

3.5 对数字化档案信息进行管理时存在的问题

在工作人员对数字化气象档案信息进行整理存入档案时,比较普通的资料保存为一般平台都能使用的TXT文本格式就可以了,但是对于特殊格式的资料就必须要在归档信息中存储能够打开该特殊格式资料的软件以及改软件如何使用的说明.对已经整理存入档案的电子文件每隔一段时间就要尽心抽查巡检,如果出现文件存储载体损坏的现象时,就要在短时间内对存储数据进行修复处理,对存入该软件的存储载体要进行刻录备份.气象档案信息化是通过不断努力一步一个脚印,一步一个阶梯来实现的,因此,在气象档案信息的过程中就要经过不断的实践探索和发展,期间一定要遵循实用性的原则,这样才能够实现气象档案管理的跨越式发展.

4.结束语

重庆市梁平县气象局档案管理工作人员通过学习钻研,熟练掌握档案管理软件,目前建立起数十年历史的档案电子目录,其中包括永久、长期、短期、30年期和10年期5种保管期限.近期归档文件实现了纸质文件与电子文件同步归档.重庆市梁平县气象局文书档案管理信息化,使文书档案管理业务水平得到跨越式提升,为文书档案信息化的全方位覆盖奠定基础,必将极大地提高档案管理和利用服务的现代化水平.