档案的现代化管理问题

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摘 要：在现代化发展需求下,档案管理也必须实现其现代化管理模式,但是目前在档案现代化管理中,还存在一系列问题.为了能够有效促进档案管理现代化发展,必须要对其中存在的问题进行有效解决.下面本文就对档案现代化管理问题和解决对策进行分析.

关 键 词 ：档案；现代化管理；问题

[中图分类号]：G270 [文献标识码]：A

[文章编号]：1002-2139（2013）-36--01

档案现代化管理中的电子档案存储方式,是通过计算机磁盘等设备,其与纸质档案相对应,相互关联的通用电子图像文件集合,通常以案卷为单位.它具有以下特点：信息存储的高密度性,信息与载体之间的可分离性,信息的非人工识读性,系统依赖性,多种信息媒体的继承性.随着计算机技术与档案现代化管理的不断融合,所传达的档案信息越来越多元化,将以往纸质形式的储存方式做出了更为方便的调整.但在档案现代化管理中问题的出现是必不可少的,只有明确问题的所在,才能更好地完善现代化档案档案.

一、档案现代化管理中存在的不同问题

（1）电子文件存在的问题

电子文件也不是具备十分完善性能,它的问题主要表现在以下几个方面：首先,不完善的电子档案准备基础工作；档案工作规范化和标准化是档案现代化管理的前提与基础,现在许多大型企业的档案管理措施质量都不过关,相应的检索方法和工具极度缺乏,管理档案的工作人员没有按照国家档案局所制定的相关条例来工作.其次,设备问题；各地区使用的储存设备规格与型号因为地区时展的不等性都大有不同；对电子档案的重视程度各个大型企业也没有做到.因此,对实施档案现代化管理所需的设备,投入资金比例也有很大的出入,配备的存储设备都不一样,甚至有的企业为了节省资金而选择购买老式的设备来进行电子档案的管理,这些阻碍了档案现代化管理的发展.

（2）档案现代化水平不高,管理人员素质有待提升

首先,档案管理职能部门或管理档案的人员积极性不高,对企业档案管理工作的知识及制度不能正确认识,档案管理者自身的综合素质不达标,没能及时补充、掌握新知识,采用传统的管理方法,造成档案管理工作开展效率低下.相关的管理人员没有对档案管理形式保密意识,肆意的将档案信息往外泄露,影响这些因素的产生都是由于档案管理人员的业务素质没有达到相关要求.其次,没有一套系统的电子档案管理规范,一些音视频、文书格式的电子档案管理不符合要求；缺乏电子档案的认证标准,随意更改办公系统上的文件资料,影响了电子档案信息的真实性；没能做好电子档案光盘、软盘的保护工作,造成存储文件损坏,丢失电子档案信息,一些档案管理机构的设备条件较为简陋、条件差,造成档案资料的老化、霉化,导致档案信息有效利用受到影响.

二、档案现代化管理问题的解决对策

（1）创建电子文件管理系统

在电子信息系统中,电子文件系统是一种特殊的类型,保存文件的各种特殊需要它都需要考虑到.其中活动凭证的安全存储,它都需要及时的产生、跟踪和检索.从而保护那些具有利用价值的档案能受到良好的保护.创新电子文件管理系统一般需要注意以下几个问题：①在文件管理系统中该如何确保活动记录能有效的记录下来；②当电子信息系统完成事务活动时,活动记录的形成该如何确保；③电子记录的传送如果在超过规定的时间,该如何越过硬件和软件的管理继续工作；④电子文件作为一种可靠活动事务凭证其真实性和完整性该如何保证.⑤如何简化电子档案的搜索程序.

只有在明白了上述需要注意的问题,才能实现电子文件管理系统设计功能的必然要求.首先,对文件管理系统的任务应负起相应的责任；提出具体的要求和承诺在文件形成机构方面；文件记录的收集要具有可靠性、可用性、完整性以及可辩性；其次,对文件记录的保护；最重要的一点是保持文件记录的完整性不受损害,使其具有更改性和审计性.最后,文件记录的可用性；要做到活动凭证可以二次编辑和修改,可利用和检索.

（2）更新档案管理思想意识

科学的档案管理理念对于现代的档案信息利用意义重大,现代档案管理工作开展面临了信息技术应用、电子档案形式、新型档案载体保管方式等多方面挑战,要求档案管理工作者要充分完善个人综合素质,不断进行创新,以全新的观念迎接挑战,突破传统封闭思想束缚,从手工型向现代化管理形势转变.对阻碍档案管理工作开展的旧制度进行完善改革,促进档案管理新技术的应用,全面提升工作效率、效益.同时改革那些与档案现代化管理发展不相符的工作理论和模式,善于用新的思路来解决档案管理中遇到的新问题,把档案管理工作提高到一个新的层次.

（3）档案管理与科技有效结合,规范化和标准化档案管理

实现档案现代化管理的基础条件通过计算机技术的不断普及.电子档案的自动分类、编辑、统计等工作都可以通过计算机技术来有效地进行.文件、图像等数据的转化产生的电子数据,可通过扫描仪工作来进行整体,使计算机技术的使用效率大大提高.电子档案信息的网络化与共享化通过利用互联网所建立的贡献平台来实现.甚至不同地域的电子档案信息都可通过网络来进行汇总.在需要调取档案时,只需在相关的平台上对所需档案进行检索,相关档案信息便可得到.档案现代化管理的工作必须要标准化和规范化；这是一个较为漫长的过程,想要实现其标准化和规范化,不是一时之间就可完成的.如像管理人员的手工操作就可运用到档案管理的基础工作中.在进行此项工作时,档案部门所颁布的相关条例条规是档案工作人员必须给予严格参照的.对档案现代化管理有时不一定全权依靠档案局,相关部门也应该给予关照和帮助,从而使档案现代化管理可以更快更好的实现标准化和规范化.

三、结语

档案现代化管理是时代的需要,也是历史的必然结果.档案管理人员必须深刻认识到自身的职责,更新工作观念,在档案现代化管理当中最重要的道具就是计算机技术,应积极创造投入计算机管理新设备和技术,最大程度发挥计算机技术的功能.但也不能忽视传统的纸质档案形式,只有将两者有机的结合,使之发挥出更为有效的管理效果,更好地服务于社会.