浅探人事档案管理

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[摘 要 ]人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、作风品德等个人情况文件材料,起着凭证、依据和参考的作用.从人力资源开发与管理的角度来看,人事档案又是社会公共信息非常重要的一个组成部分,而规范管理人事档案是档案管理部门的重要职责,但是就目前来看,档案管理不规范、不科学、不专业的现象大有存在,文章着重探讨一下人事档案管理工作存在的普遍问题.

[关 键 词 ]人事档案；管理；普遍问题

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1006-0278（2013）03-253-01

随着人事制度的改革,人事代理政策在全国的推行,人事档案管理工作显得特别重要.当前,各档案管理部门或多或少存在着一些问题,这些问题影响了档案托管人员的利益和合法权益,也不利于人事档案管理部门的长远发展.在新闻媒体和网络舆论已形成强大维权武器的信息时代,各管档部门更应不断提升自己的业务水平,紧跟时代步伐,借用科技手段,创新管理模式,促使档案管理的规范化、科学化、专业化.

一、人事档案管理人员的认识不够

保管人事档案是一项重要的职责,专职档案管理人员不仅仅要遵从保密原则,保管住档案,更要保管好档案,这是新时代的必然要求.近几年来,我国各机构改革力度大大加强,尤其是引进竞争机制的用人制度的改革打破了“铁饭碗”时代,为各用人单位和社会各类人才提供了双向选择的机会,人才流动性大大加强,人事变动更加频繁,这就要求从事档案管理工作的部门积极、主动地为托管人员提供跟踪服务,档案管理人员的意识也要改变.仅仅停留在过去的“就档案管档案”的层面是不够的,管档人员还应具备“就人才管档案”的认识,以人才为焦点,确保人才档案的完整性和系统性.如果没有这方面的意识,档案管理创新的步伐就无法迈开,也难以适应新形势下的新要求.

二、档案管理配套设施不完善

档案库房设施简陋,档案室建设不标准、不规范、“六防”设备不配套的现象大大存在,有些部门连档案管理的基础设施都极度缺乏,这些配套设施的不完善不仅增加了档案管理人员的劳动强度,直接影响了档案的美观整洁和完整性,也大大降低了管理的效率,更增加了管档风险.因此,管档配套设施应紧跟科技的步伐,以确保安全、方便、快捷、高效地管理档案.利用电子信息平台和新兴软件技术登记管理信息势在必行,系统化甚至网络化管理措施的推行是现代化档案管理的助推剂,是与人力资源公共信息市场化接轨的有力装备,档案管理的信息化水平依赖于配套设施的完善.

三、管理措施及收集工作力度不强

档案管理人员在调阅档案时都是采取手工方式,反复的手工接触使档案遭到磨损,人工的操作也容易导致档案放置排列失误,因此,借用先进技术手段,充分掌握现代化管理技能,提高档案管理的信息化程度是做好档案管理工作的新要求和档案管理部门发展的必然方向.此外,收集、归档工作不到位、执行不严格也严重影响了档案的质量,材料收集的全面性、完整性、及时性是充实档案和提高档案质量的前提.管档部门应积极、主动地与各单位密切配合,做到随时收集和定期收集相结合,尽可能充实丰富文件资料,避免归档遗漏,为用人单位和各类人才提供齐全、准确、可靠地档案信息资源,使得滞留的死材料变为有效的活信息.

四、档案管理人员素质不高

人事档案至关重要,管档人员也应是素质较高且有专业管理知识及计算机水平较高的人员.但是,就目前来看,大部分管档人员都未进行严格选用,这就影响了管理的水平和效率.要拥有一支专业的管档队伍,各部门就必须严把选人关,例如,实行岗前培训、定期考核、目标责任制等多种细则.优化自身队伍建设是实现现代化管理的必备要求,也是提高人事档案管理水平的原动力.

五、对人事档案转移渠道的宣传解释不到位

人事档案属保密材料,不得经由个人保管,必须专人专取专管.但是,社会上也有大部分高校将档案交由毕业生个人自带,这是对毕业生极不负责的行为,而且由于毕业生对人事档案的重视程度不够,往往私自将个人档案拆封,甚至将其中的材料随意处置,这就严重损害了毕业生的终身利益.目前,毕业生毕业后,人事档案转移渠道较多,有的直接滞留在高校,有的暂寄在毕业生就业指导中心,有的转给用人单位,有的转入人才机构.多种管理渠道一定程度上加强了人事档案的流动性.而毕业生的就业方向不同,选择人事档案存放的渠道也应不同,例如,选择就业的毕业生把档案存放在正规的人才机构人才交流中心进行人事代理有利于以后的档案工资调整、工龄计算、户口迁移、办理养老保险等,而继续留在高校深造的学生将人事档案存放在高校较妥,暂未落实工作单位的毕业生将档案存放在毕业生就业指导中心较好.但是,就目前来看,由于高校和各档案管理部门对人事档案管理渠道的宣传解释力度不够,变相地提高了档案流失率.

所以,对档案转移的多种渠道的利弊还亟待加大力度宣传和解释,让各类人才有针对性地选择自己的人事档案托管机构.

六、结束语

档案管理部门和档案管理人员应当树立服务理念,充分利用信息平台和现代先进设施逐步提高档案管理水平,为托档人员提供优质服务,提升档案管理部门的自身形象,促进人事档案管理事业进一步发展.