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摘 要：信息时代,知识成为重要财富来源,知识管理系统越来越受到企业的重视.在分析知识管理及知识管理系统定义的基础上,对企业知识管理系统的功能进行详细剖析,给出企业知识管理系统建立的步骤.同时,针对中国企业知识管理系统现状,提出未来研究的意见和建议.
关 键 词 ：知识管理系统；企业管理；知识
中图分类号：F270 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2014）04-0021-02
随着科学技术的发展,人类进入信息时代,信息逐日呈几何倍数增长.信息的高速增长为企业探寻商机、发现问题、提高效率提供了可能性.挖掘信息中的有用知识并加以合理利用,将为企业的可持续发展带来巨大动力.越来越多的企业管理者认识到,知识和知识工作者就是最有生命力的资产,组织和个人的最重要任务就是对知识进行管理.通过建立高效实用的知识管理系统,挖掘固有知识、实现知识共享、引导知识创新,最终实现企业的可持续成长.
一、知识与知识管理
(一)数据、信息、知识的定义
要正确理解知识的涵义,就必须对数据、信息和知识等几个相近名词的定义进行区别.数据是指关于事件的一组离散的客观的事实.它是数字、图像、文字或者其他有代表作用的符号,只是一种描述,并没有特定的背景和意义.数据自身无法发挥其本身价值,要想使数据更有用,需要对它和其他数据进行联系、组织,验证或精确测试来形成信息.
信息是一种消息,是通过对决策者有意义的数据进行加工处理后所得到的内容,可使接受者从中领悟到某些东西,调整对事务的看法,并影响其判断.事实上,有价值的信息必须能够准确地反映数据的本质,即准确性.
关于知识的概念,彼得·德鲁克指出,“知识是一种能够改变某些人或某些事情的信息,这既包括使信息成为行动的基础方式,也包括通过对信息的使用使某个个体（组织）有能力进行改变或者进行更为有效的行为方式”.知识可以被分为显性知识和隐性知识两种.显性知识是可以用规范化或者系统化的语言来表达的知识；隐性知识是一种高度个人化的知识,往往存在与人脑和组织行为当中,可被定义为一种主观的、基于长期经验积累的知识.
根据上述分析,数据、信息、知识几个概念相互区别而又紧密联系,它们的关系逐层递进形成链接,即数据→信息→知识.数据是形成信息的基础,也是信息的组成部分,数据只有经过处理、建立相互关系并给予明确的意义后才形成信息.通过数据挖掘等方式对杂乱无章的事实和数据中寻找到有用的信息,则进一步形成人们可以利用的知识.
(二)知识管理
关于知识管理的定义,不同学者有不同的见解,比较有代表性的有如下几种：
1.加特纳集团认为：“知识管理是为发现、管理和分享企业资产所提供的一条途径.这些信息资产包括数据库、文献、策略、程序和未成文的存在与职工中的技能与经验.”
2.斯威比认为,“知识管理是一种从组织的无形资产中创造价值的艺术.”
3.邱均平和段宇峰认为,知识管理的概念可以从狭义和广义的角度理解.狭义来讲,主要是对知识本身的管理,而广义的知识管理则还包括对于知识有关的各种资源和无形资产的管理,涉及知识组织、知识设施、知识资产、知识人员的全方位管理.
根据上述定义,从企业的角度出发,将知识管理的定义界定如下：知识管理是将组织可得到的各种资源的信息转化成知识,加以收集、传播、和共享来增强组织核心能力和核心竞争力的活动.
二、企业知识管理系统
(一)企业知识管理系统的概念
目前对于企业知识管理系统的定义总体上分为两种观点：技术与工具观和系统观.
技术与工具观认为知识管理系统是实现知识管理的工具.系统观则认为知识管理系统不单单是工具、技术和软件等的集合,而是融合了现代先进管理思想和方法,将技术、企业文化、人和知识运动的过程等集成考虑的综合系统.以此为基础来整合组织知识学习过程,实现组织组织资源共享,提高组织竞争力,为企业构建的具有先进信息技术的集成化网络系统.
本文将企业知识管理系统定义为：知识管理系统是融合现代管理思想来对知识收集、组织和传播的管理技术集合,是使知识可以脱离个体而具备专家性、综合性、完备性和系统性的系统.
(二)企业知识管理系统的功能
1.企业知识管理系统应能够以企业实际需求为导向,实现企业需求目标.功能要覆盖核心的流程和环节,要帮助解决组织的现实问题、帮助组织达到经营或运作的战略目标,以此帮助组织形成核心竞争力.假如一个知识管理系统不能实现上述功能,或不能支持解决这些问题,那么这样的知识管理系统即使正常运行,也并无其存在的价值.
2.良好的知识获取途径和开放性.首先,知识管理系统知识来源很大程度上取决于使用者,他们积累的知识构成了知识管理系统知识中核心的内容.因而,知识管理系统必须为使用者提供便捷而丰富的知识导入手段（包括文字、图表、语音）,从而使包含在上述几种表现形式中的信息.其次,在企业内外部建立可互动的知识仓库与发布平台来进行信息采集.有效挖掘利用企业内部知识信息资源的同时将网上有用信息通过智能提取工具企业纳入知识库,建立网上协同工作平台,以此实现网络资源的实时知识共享.
3.具备较强的检索和发布能力.知识管理系统需要能够根据用户所限定的搜索范畴,从知识仓库的一个子集（符合某种特性的知识的集合）到整个知识库,到与知识管理系统相嵌联的其他应用（外部数据库、文档集等）,进行关键字、全文及附件等内容的检索,并将搜索结果关联、标引、分类,使显性知识和隐性知识得以补充、汇集、序化,从而将最符合用户需求的知识在恰当的时候提供给其用户,以达到智能搜索的目的.
4.易操作和个性化的可视界面.知识管理系统必须能够把知识以一种简洁明了的方式进行展现,让用户能够清晰准确地查阅到自己所需要的知识.同时,由于不同用户关心的内容不一样,知识管理系统有必要提供可设置的个性化的导航界面. 5.具备知识挖掘和知识发现的功能.越来越多的企业需要知识管理系统对知识进行深加工,形成组织所需的具有综述性、研究性和预测性报告和情报.这就对知识管理系统提出了更高的要求,即对知识进行管理的基础上实现知识挖掘.通过运用最新的智能工具将海量显性知识进行关联与分析,从而发掘其中的隐性知识,将隐性知识显性化并给予管理、利用,并形成专业知识库和知识仓库.
(三)企业知识管理系统的构建
1.系统目标确立及可行性评估.知识管理系统构建初期,应设立领导小组对知识管理系统所要达到目标以及实现可行性进行研讨.确认实施目标和可行性后,由知识管理专家小组负责知识结构分类,建立知识管理系统的运作模式和流程.
2.系统规划设计.知识管理专家小组对系统原型进行设计,定义知识管理系统的功能需求,发展知识管理地图和知识结构,制定知识管理政策及详细流程,明确系统知识来源,建立知识管理系统运行制度及规则,确立仲裁机制.
3.系统开发测试.技术部门在专家领导小组及规划设计思想指导下进行系统功能的细部设计、系统原型的开发和发展,并给出知识导入计划.系统开发完成后,进行范围内性能测试.根据应用效果及功能实现程度,对系统进行调整,以保证其实用性、易操作性和安全性.
4.系统实施.系统开发测试完毕后,在企业内部相关部门实施系统.对知识管理系统操作人员进行知识导入及输出等相关培训,普及知识管理系统运行制度及规则,履行仲裁机制.同时,对系统实施成果进行阶段性评价.
5.系统维护反馈.根据实施阶段所得到的反馈内容对系统功能及流程进行取舍,根据实际需求丰富系统的功能组成,实现新功能的增添,完善存在不足的旧功能,确保各项规则和制度的认真执行.
三、结束语
近年来,中国学界对于企业知识管理系统的研究涉及知识管理系统的构建、应用等多个方面,研究内容和方法呈现多样性.但是,中国知识管理系统研究起步比较晚,目前仍处于初始阶段.在未来要积极借鉴国外知识管理系统研究的成果,加强对国外知识管理系统企业实践的研究.同时,企业知识管理系统的研究深度和宽度应进一步扩大.要加强对新形势下知识管理系统的集成模式的研究,不同类型企业知识管理系统的开发与设计研究,企业知识管理系统的具体组织实施研究,以此来开发具有实用性、符合不同类型企业以及当前中国具体国情的知识管理系统.