管理规范化提高综合管理效率

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摘 要 ：综合管理纷繁芜杂,规范化管理可以变无序为有序、变杂乱为系统、变零散为整体.理顺综合业务,制定健全的制度,规范管理流程,形成有效的企业文化是我们提高工作效率、争取卓越绩效的重要途径.

Abstract： Comprehensive management is disorderly and unsystematic, and the standardized management can change the disorder into the order, change the messy into the systematic, and change the fragmented into the whole. To rationalize the integrated services, develop a sound system, standardize the management process, and form an effective corporate culture is the important way to improve work efficiency and strive for performance excellence.

关 键 词 ： 规范化；综合；管理

Key words： standardization；prehensive；management

中图分类号：F272 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2013）05-0119-02

0 引言

“采玉者破石拔玉,选士者弃恶取善”,善于摘选,学会优化是综合管理员工把平凡的工作做到卓越的重要能力.综合科业务总体来看可以用五个字概括：“杂”、“繁”、“活”、“随”、“全”.“杂”指工作内容多事务性,多对口部门,涉及各个部门五花八门；“繁”指工作任务繁重,许多工作（如总结、计划等）都必须由综合口汇总把关,肩负责任重大；“活”指工作对象灵活多变,各级要求多样,有些工作可做、可不做,有些工作可以敷衍交差,也可以创新卓越；“随”指工作时间随机,对口部门出的新思路、新任务,都必须在第一时间迎难而上；“全”指工作性质承上启下,起桥梁作用,同时综合科工作业绩优劣映射中心整体管理水平高低.

如何在当前形势下做到综合业务管理形散而神不散、杂而有规呢?规范化管理是关键,规范化管理变无序为有序、变杂乱为系统、变零散为整体.让我们的工作日常化、规范化是减少随机、突击事件带来工作压力的重要手段.

规范化管理必须具备四个特征：①系统的思考：贯彻整体统一、普遍联系、发展变化、相互制衡、和谐有序、中正有矩六大观念.②员工的参与：让每一个员工都参与到游戏规则的制定过程中来,以保证其理解、认同和支持.③体系的完整：有完整的思想理论,对企业管理的方法和技术进行整合和协调.④制度的健全：有能构成企业组织运行游戏规则,健全组织成员行为激励诱导机制的管理制度.

1.分门别类、化繁为简；集中精力,精益求精

综合科就像中心的“桥梁”,既要上情下达,又要下情上呈,综合业务上行传达、完成各级领导指示及各处室的工作安排；下行主要为单位各部门及个人；平行与各招商单位沟通、协商谈判.经粗略归纳综合科业务类型主要分为行政管理、党政管理、人事管理、后勤管理、安全管理、计划统计等六大模块,36项常规工作及一部分随机工作.如何摆脱多头领导,多对口管理庞杂、纷乱的工作局面呢?综合管理者需要学会石中拨玉、去繁就简、避虚就实、先紧后松.我想综合管理的重点在于先“理”而后“管”,即：先把工作分类别整理、整顿,理清出业务的轻重缓急,那些事属于常规、那些事属于偶然,然后再来有的放矢、分类而管,集中精力在最重要的事情,用有限的时间、精力来高效地完成各项工作.

1.1 给工作排序 按照工作的轻重缓急程度分为四个层次：①重要而且紧迫的事情.这类事情需要优先去做,合理高效地解决能够保证其他业务顺利进行；②重要但不紧迫的事情.这类事情需要具备更多的主动性、积极性和自觉性,帮助业绩优异化；③紧迫但不重要的事情.依据事情的紧迫程度和时间空余合理安排完成标准,时间多则精细化提升管理形象,时间紧张则常规处理；④不紧迫不重要的事情.可以放置在工作之余,用来提升自己工作处理能力.

1.2 简化问题 简化问题是简化工作的一个重要环节,接受任务先思考,问三个问题：“我曾经做过没有?”“与我手头工作有哪些关联?”“可以用什么简便方案来执行?”找到问题切入点再快速解决问题,有效提高工作效率.

1.3 细节管理 “千里之堤毁于蚁穴”细节决定你所做的工作是否长期有效稳定成长为业绩,所以做好细节管理是让你能够快速及时找到要用的资料和工具.例一及时整理文件夹（包括电子的）和清理办公环境,做到“物有其位”、标识清晰准确.例二合理利用记事本、备忘录,及时归类整理一日、一周、一月工作情况,做到每一项工作在时限完成,不遗漏、不慌乱.

1.4 避免冗繁 冗繁是效率大忌,用最简便、最有效的方法处理问题是高效前提.因此,汇报工作简单明了、直切主题,避免装饰修辞扰乱视听；制度规范注重可操作行、执行力,让员工明确控制自己的办公行为,自觉按规范执行；流程设计简练、实用,行一遍即可以指导他人行为.

1.5 突出重点 理清工作重点,放重要精力攻克重要工作,力求精益求精,特别是首次任务更要全心做到卓越,为以后同类工作提供范本和思路,利用这些工作全面提高自身素质,优化工作,创品牌绩效、口碑效益,取得事半功倍之效.

2.做个会利用时间的“巧媳妇”

达尔文说：“完成工作的方法是爱惜每一分钟”,时间是有限的,而同一时间的产出却可能是无限的.想要提高工作效率首先就要学会管理时间.我们把可控环节规范化、常规化,节约问题处理的周转、思维时间；把可预计的工作提前计划、规划,提高工作效率和任务质量；把意外的工作条理化、归类化,参照规范模式,避免失误与遗漏. 2.1 学会时间集中化和分散化技术 提高实效的时间管理方法要根据事件特点决定聚焦时间还是分化时间,任务类似、思维顺势的活动任务安排在同一个集中时间点来完成,可以节约来回跑趟的时间和思维转换的时间；而另一类大型任务,在一个时间整点内完成很困难,也不符合综合业务特点,因此分散时间,在某个集中时间点完成相应的工作部分.

2.2 为自己预留时间空白 不能把时间安排的很满、很紧张,特别是领导交办的任务一定要预留时间用来修正和改进工作结果,否则你会产生疲于奔命的感觉,为完成工作不停地加班,这些都会造成压力和紧张感,从而影响身心健康.以办公用品发放为例,对2011年度办公用品的发放记录做了个简单统计,得出二个较明显趋势：一是中心科所领取频次高于各保险事务所；二是人数多的科所领取频次高于人数少的科所.简单归因领取频次取决于领取物品的方便程度和远近度.以平均每月20个工作日,一年240个工作日计算,平均每天至少需要3次发放办公用品,从综合科办公室到库房以极速完成发放一次20分钟计算,那么发放人员每天至少需要1个小时时间来做日常办公用品的发放,一个月则需要20个小时来做这项工作.从发放记录领取项目分析,办公文具的领取频次远远高于其他用品,一方面是文具属于易消耗品,另一方面分析领取人签字可以看出,文具领取基本呈现出单人服务趋势,即：个人领取个人所需（这一特点在中心科室较为明显）.如果我们改变这种随机的发放模式,采用计划配给统一发放模式将会大大减少发放用时,节约时间成本.例如：各科、所填写计划用量表,发放员依据表单每月定时统一发放一次办公用品,如果采用这种模式,发放员利用闲余时间按照表单计划先配给好各科、所所需办公用品,集中时间各科、所统一领取,估计领取时间不会超过2个小时,那么每个月将节约18个小时来完成其他工作项目.

2.3 计划会让工作事半功倍 时间管理是提高一个人工作效率最有效的武器.一个人工作是否有效率,是否能圆满完成任务,很大程度取决于是否能合理计划和利用自己的时间,在最少的时间做好最多的事.有计划的工作,有目的的分配时间是事半功倍的有效手段.计划是变被动执行为主动出击,如何才能在纷繁的综合事务中提前计划好自己的工作呢?任何岗位都需要不断归纳总结工作中事件发生的时间、地点、部门以及相关活动,找到领导安排工作的规律,这样就可以做到提前预知、提前准备.综合工作计划可以分为年计划、月计划、周计划.大事件依据油田公司、矿服总体目标以及重大节日庆典活动等,把大事件细化在每一个月中,按计划表提示领导或挑自己空闲的时间来执行、实施.计划实施过程要不断反馈、记录事件进展、问题等,遇到受阻或时间冲突则推延或取消,但要有解释和后期建议（如是否以其他形式开展或者选择其他时间等）.小事件、领导临时安排工作则需要找空余时间,插空办理.这样不至于大事小情同时袭来而手忙脚乱、临阵应付.如此而来,在没有突击事件时,可以集中精力做好计划内事情,把工作做到完美、卓越,成为一年工作的亮点.

3.规范化综合管理细节,提高工作效率

管理有三个层次,一是规范化,二是精细化,三是个性化.它是建立在常规管理的基础上,并将常规管理引向深入的关键一步.规范化管理实施过程中的一个关键要追求效率和效益.综合管理规范化、常规化要求使管理体制系统化、常态化、流程化、标准化、专业化、数据化、表单化、信息化,把琐碎的综合业务变成一个个模板,为后面的工作提供便捷的工作思路和操作范本.细化管理规范就是要求把每一项工作都抓细、量化,有利于落实到行动中.综合业务庞杂繁琐,需要用细心、恒心把每一项工作归类细化并标准化,可以节约人力成本和时间成本,更高效地完成各项工作.

3.1 对应于圆满地做好工作的标准条件和资源条件,是组织架构设计管理的规范化.这也就是通过明确地确定每一个岗位角色所要承担工作的内容、质量要求,以及所能支配的资源,使之按照既定要求和标准,对所授予获得支配、使用权的资源的配置方式进行选择,行使决策权力,并承担相应决策的责任.将管理责任具体化、明确化,要求每一个管理者都要到位、尽职.

3.2 对应于圆满地做好工作的方法程序条件,是业务流程管理的规范化.流程管理的最大好处在于系统分析了企业运行的所有事务工作,对企业各项工作之间的相互衔接做出了非常具体的界定,让管理者不再茫然无序,让员工不再不知所措.事件流程化、标准化不仅可以让主持操作事件人员更快的进入事件发展流程,还可以让事件应对人员很快的接受事件规范并做好准备.减少事件进程中解释、重复、纠错的成本.

3.3 对应于零碎的管理体系,是企业文化建设管理的规范化.“习惯成自然”,把高效而又标准的作业方式变成工作习惯,即通过自主进行企业文化模式的选择和设计、构建,创造一个认同的企业文化,以推动和促进企业稳定发展,员工自觉维护、自主成长.

管理无小事,细节决定成败.综合工作随机性强,主控力差,然而我们坚守“甘于平凡,拒绝平庸；积极心态,朴素做事；立足岗位,创造卓越”,把每一件小事做到细致入微,把每一次服务做到周到贴心.通过我们不断地努力、创新、改进,让综合工作如常青之树,春生秋实,年年有新意,展新颜.