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档案管理工作的保密任务,就是在对档案资料的管理过程中,防止那些不宜公开的资料因为管理不当而造成外泄,给企业单位带来严重的财产损失和不良的社会影响.在具体的档案管理工作中,从事管理工作的人员要在操作中处理协调好档案资料的利用与保密之间的和谐关系,但是面对已经变化的社会环境我们在档案管理的过程中也会遇到各种形式的新问题,档案管理工作中的保密问题一般来说都与信息的开放利用和档案管理工作过程具有很大的关联.
档案管理,保密工作,开放利用,管理过程
【中图分类号】G271文献标识码：B文章编号：1673-8005（2013）02-0243-02
档案信息的管理利用以及对于相关信息的保密工作是在档案工作中最主要的工作中最主要的工作内容.但是,对于档案的保密工作来说,最为困难的就是处理具有各种高度复杂性已经多样性的信息整合.根据档案管理过程中由于保密问题并不单一情况复杂,我们也会各有针对性的采取不同的保密措施.所谓的档案管理工作的保密任务,就是在对档案资料的管理过程中,防止那些不宜公开的资料因为管理不当而造成外泄,给企业单位带来严重的财产损失和不良的社会影响.在具体的档案管理工作中,从事管理工作的人员要在操作中处理协调好档案资料的利用与保密之间的和谐关系.
1现阶段档案管理中存在的保密问题
在对档案进行日常管理的过程中,常遇到的一些保密工作的主要问题主要是工作人员对于保密的工作意识还不够,出于保存中的档案资料信息严重丢失,进入网络化时代后,很多资料都已经上传到互联网上,因此出现的另一个主要问题就是互联网安全系数不足而遭遇入侵造成的密问题.一些工作人员由于对于档案资料的重要性认识不足,在工作中也会出现一些泄密的现象,这些都给我们的日常档案管理工作带来了很多的困难.
1.1保密意识不够
在处理日常档案管理工作中,如果相关的工作人员缺少必须的保密意识,那么对于档案工作的保密性影响将会是非常大的.很容易因为工作人员的疏忽造成重要资料的泄漏,给企业造成无法弥补的损失.那么,在档案管理工作中都涉及到哪些关于保密工作的认识呢?首先就是管理人员要具有一定的保密工作重要意识,要深刻了解自己的工作性质.而且要严格保守自己工作档案信息.相关单位要定期给予工作人员档案保密工作重要性的培训,一旦忽视了对员工工作保密性的强调,就很容易出现很多相关问题.
1.2因档案资料丢失造成的档案保密问题
档案资料的丢失情况在档案管理工作中,并不是一种很少见的情况,甚至可以说在很多单位档案资料的丢失都是一个常发问题.而且因为这种情况过于频繁的出现,很少引起管理人员的重视,认为只要补上就万事大吉,这样的工作心理对于保密工作的展开是非常有害的.因此要减少这种情况的发生,提升档案管理人员的工作责任心也是必要的任务.
1.3网络化的档案管理模式提升保密工作的难度
进入二十一世纪之后,信息技术进入了高速发展阶段,档案管理工作也进入了数字化和网络化的阶段.计算机技术在给档案管理带来便利的同时,也给档案工作的保密性造成了很多的隐患.由于网络具有开放性的特征,这就给各种计算机病毒和提供了入侵的机会,这些都是会给电脑中存储的档案信息资料造成极大的隐患,很有可能会造成信息的丢失和泄漏,提升了档案管理的难度.
1.4管理工作人员违法泄露档案信息造成保密问题
另外一个会对档案管理的保密工作造成很坏影响的就是相关档案管理人员的泄密问题.管理人员向外界透漏本单位档案信息是一种违法行为.提高管理人员的法律意识对于档案管理的保密工作也是一种非常重要的工作.尤其在当下的市场经济条件下,很多档案管理者可能会受到多方面的物质诱惑,铤而走险做一些金钱交易违法泄漏本单位的档案信息,如果不能对这种情况进行有效的管理和杜绝,会给档案管理工作带来不良影响.
2关于档案保密问题的优化对策
在上面已经论述的关于档案管理工作中可能出现的一些保密性问题,既有在管理工作过程中出现的问题,也有在档案资料的开放利用中出现的一些问题.因此,要想避免这些潜伏着的档案管理隐患,在管理过程中我们就要从管理过程中的保密手段以及开放利用的过程进行综合应对.
2.1档案保密管理工作中的保密问题应对策略
针对在档案管理过程中出现的保密问题,最好的方法就是要有一整套比较规范的档案管理规章制度,对相关的保密性措施进行比较详细的规定,使工作人员在工作时可以"有法可依".特别是对于那些比较重要的设计公司机密的档案文件,更要制定相关的管理办法,使工作人员在处理过程中严格按照体力行事.执行岗位责任制,明确每一个员工的具体工作任务,一旦出现问题就要找相关责任人进行处罚.提升管理工作人员的档案管理素质,使保密工作成为管理人员的一种重要工作意识,避免在管理过程中出现保密问题.
2.2加强档案利用中的档案保密工作
档案的管理最终的目的就是方面使用,但是在档案资料开放性利用过程中,如果管理不当也会出现各种管理漏洞造成档案保密问题.因此,为了避免出现漏事件,我们需要在对资料进行开放性利用的过程中加强借阅管理制度,严格借出和归还的相关制度,了解档案借阅人员的具体目的.对于网络档案资料的管理更应该加强注意.档案管理部门需要对本单位的网络系统安全进行升级,设置比较严密的防火墙和杀毒系统,避免外部人员利用网络漏洞对管理系统实施攻击.对于一些在网上进行资料阅读的人员要给予一定的监督和管理,防止其拷贝档案信息.
3结束语
总而言之,面对已经发生了很大变化的社会环境我们在档案管理的过程中也会遇到各种形式的新问题,档案管理的保密性也面临着更大的挑战.正如上文已经提到过的,档案管理工作中的保密问题一般来说都与信息的开放利用和档案管理工作过程具有很大的关联.所以,避免档案管理出现的泄密问题,提升保密质量就要从管理和利用两方面共同下手,形成双管齐下的管理手段,推动档案保密工作的进步.