中式簿记概

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前言

论文演绎原生态中式直书民间簿记,简称中式簿记,证明账户有一定之分类,账簿有一定之组织,账簿有一定之格式,账法有一定之规律.中式收付账法的收方=贷方,付方=借方,是西式贷借账法在中国的表现形式,符合经济活动先出后入规律.它强调收(贷)方为主,做到彩项结册(相对于损益表)和存除结册(相对于权益资产表)项目排列方向统一,甚至与上收下付的账户相统一.为与国际接轨,特改良收付为贷借账法.

一、中式簿记发展史略

原生态中式簿记分为政府和民间两类,均采用直书,金额采用汉字数码.中式直书政府簿记产生于周代,采用入出账法,是借贷账法在中国的表现形式,适用收付实现制,基本上沿用至清末.

中式直书民间簿记简称“中式簿记”,产生于战国末期的作坊和商业,亦采用入出账法,因为必须核算商品名称毛利润和损益,适用权责发生制.后唐长兴元年(930)净土寺的结算报告,采用的是入出账法.陆游(1125~1210)作《西江月示儿曹以家事付之》一词吟咏道:“万事云烟忽过,百年蒲柳先衰,而今何事最相宜,宜醉宜游宜睡.早趁催科了纳,更量出入收支,乃翁依旧管些儿,管竹管山管水.”“出入、收支”是中式簿记的两种账法,证明曾经改革入出为出入和收支两种账法.经考证,“万历十九年十月起至二十年(1592)十月中止”的“收支银两册”,采用的是收支账法.明末清初改良出入和收支为收付账法,沿用到新中国成立.出入、收支和收付账法是西式贷借账法在中国的表现形式,符合经济活动先出后入规律(将在“四、清簿以及盘点留底簿起记账凭证作用”中论述).

1932年12月15日,《改良中式簿记概说》一书出版,该书攻击原生态中式簿记,“账户无一定之分类,账簿无一定之组织,账簿无一定之格式,账法无一定之规律”,简称“四无论”,把中式簿记贬低得无一是处.但是,该书也采用中式收付账法,可谓自相矛盾.现代中式簿记应当改直书为横书,改汉字数码为阿拉伯数码;而改良中式簿记仍采用直书和汉字数码,可以称谓保守派.1933年1月15日,有人说:“收付簿记法,实难及世界一致采用之借贷簿记法为完善而合理.”追随者竟然叫嚣:“必须继续努力,使借贷理论的普及,而遂将收付簿记法完全废除.”可以称谓废除派.会计史学家把一片打杀之声称为“改良与改革中式簿记之争”.可悲的是,今天仍有人这样学舌.在中式簿记没有总结成书的时代,其争论、攻击、评价,因为缺乏标准,难免失之毫厘,差之千里.


1950年1月、3月,章乃器先生在上海《大公报》发表《应用自己的簿记原理记账》与《再论应用自己的簿记原理记账》两篇论文.他认为:“我们固有的收付记账法,不但是民族的、大众的,而且是更科学的.反之,外来的借贷记账法,当然不是民族的,不是大众的,而且还是不够科学的.”振聋发聩,言简意赅.二十世纪六十年代,银行业改中式簿记直书为横书,改汉字数码为阿拉伯数码,是一次比较成功的改良,并且出版了如《银行会计概论》等一批会计学专著,使中式簿记达到了会计发展史上的一个高峰.《中式簿记概论》演绎的是原生态中式簿记,是连接中式簿记实践经验与《银行会计概论》的桥梁.2001年版《会计学原理(新论)》为与国际接轨,改良收付为贷借账法.

本文用演绎法再现原生态中式簿记,供读者参考.

二、账簿组

原生态中式簿记组织包括四簿两册.“四簿”指草流簿、清簿、盘点留底簿和总簿.草流簿相当于经济业务说明书,清簿相当于记账凭证,盘点留底簿相当于盘点表,总簿相当于明细分类账;“两册”指彩项结册和存除结册.彩项结册相当于损益表,存除结册相当于权益资产表,特点是项目排列方向统一,甚至与收付账法统一,是借贷账法不具备的(见图1).

“清簿”,由银清簿、进货清簿、销货清簿三本账簿构成.“总簿”由股本、货源、杂支、本埠交关、外埠交关、生财六本总簿构成,加上银清簿、盘点留底簿、彩项结册共计九本明细分类账簿.可以顺序译作资本、商品名称毛利润、费用、本埠往来、外埠外来、固定资产和低值易耗品,以及现款、存货、损益明细分类账簿.其中,银清簿、盘点留底簿和彩项结册是一簿(册)两用.

本文演绎的中式簿记核算程序,与《连环账谱》非常近似.

三、草流簿是经济事项说明书

宣统元年十二月,王二、张三、李四三人合伙开办三泰粮行,用中式簿记处理会计业务.

现代经济凭证又称财务凭证,俗称原始凭证,起追究经济责任的证据和经济事项说明书两个作用.中式簿记的经济凭证与经济事项说明书相分离.下面,介绍金折和草流簿等.

(一)“金折”(见图2)

经济不发达时代,买方当面验收商品,同时支付,交易成立,双方没有经济责任,不需要填制或索取经济凭证.若是赊购商品,随之产生经济责任,应由赊购方填写一本金折给赊销方.金折上应加盖赊购方单位公章,书写赊销方企业名称、年月日,收记商品名称、数量、单价和金额,注明偿还日期并签字.债权人可以在约定时间,凭金折向债务人收取货款.赊销方还清货款后,在金折上书写年月日,付记货款若干并签名,同时书写“清”字,退还金折,表示经济责任已经消除.此外,商行或作坊收到股东投资,应当开给股东一本金折.若是向钱庄存款,钱庄也应当开给商行或作坊一本金折,犹如欠条.金折由单位柜头统一保管.经济不发达时代,经济凭证不够完整,不能全面反映经济活动,需要另外记录经济事项说明书,作为确认会计分录的根据.

(二)“草流簿”(见图3)

中式簿记的账簿封面和封底用兰色布和白色布制成骨片,右上角贴红纸片,书写如“草流簿”、“银清簿”、“股本总簿”、“结册”等.草流簿用白纸装订成册.无论是否取得经济凭证,均由经济事项行为人如店员,在第一页上书写“年月日吉立”,逐笔记录经济事项发生日期、交易商品名称、数量、单价、金额.涉及赊销或赊购的经济事项,还应索取或交付金折.店员在记录经济事项时,必须注明“入金折”或“出金折”或“退金折”,并在“出入退”事项之后书写经办人姓氏,以示负责.每日营业终止,柜头审查草流簿,根据草流簿制作银清簿分录并清点现款.账款相符后,将草流簿和银清簿交账房.交易繁多的企业,可以分别设置草流循簿和草流环簿.账房先生一般不参与草流簿记录,表示管账不管钱(物).

与经济活动无关的结账事项如期末财产盘点等,不得记录草流簿,直接在盘点留底簿上记录,在总簿上登记.通过流水簿记录的“王二”、“张三”和“李四”三位股东向三泰粮行投资,可以认定是合伙制企业.

(三)零星购销簿

凡是涉及的零星购销业务,需设置零星进货簿和零星销货簿各一本,逐笔记录每一笔零星购销业务.晚间打烊后,店员分品种统计购销数量、单价、金额,合计数用于记录草流簿[见图3第2页第8、9、10行,第3页第1、7行].

(四)三种数码

1.草流簿、清簿和总簿登记的金额采用汉字大写数码壹、贰、叁等;

2.发生额合计采用汉字小写数码一、二、三等;

3.数量、单价采用苏州码等.

(五)柜头根据草流簿制作银清簿分录,计算收项合计和付项合计,核算“结存现洋”,与库存核对

四、清簿起记账凭证作用

清簿用十行纸装钉成册.三本清薄分别称谓银清簿、进货清簿和销货清簿,相当于收付转三式记账凭证.账房先生收到柜头交来的草流簿和银清簿,就可以制作进货清簿和销货清簿会计分录.中式簿记采用收、付二字作为记账符号,称谓中式收付账法,相当于贷借账法.它符合经济活动先出后入规律,是登记总簿的根据之一.


(一)经济活动先出后入规律是收付账法的理论基础

1.经济活动先出后入规律

中式记账方法源于经济活动.政府经济活动先发生入钱,后发生出钱,所以有量入为出的说法.民间收付账法则相反.如:①接受投资,先发生股东出资,后发生企业入库货币或其它财产;②、进货,先发生支币或承诺延期支币,后发生材料检验入库;③车间领料,先发生领出材料,后发生投入生产;④车间交库产成品,先发生交出产成品,后发生检验商品入库;⑤销货,先发生出库商品,后发生入库货币或承诺延期入库货币等是为经济活动先出后入规律.

2.没有经济活动就没有账法,会计核算必须反映经济活动先出后入规律.中式收付账法以收、付二字作为记账符号,收方=贷方,付方=借方,是西式贷借账法在中国的表现形式.本文用“收(贷)”、“付(借)”制作分录.

(1)用原生态中式收付账法确认分录:

①接受投资,收(贷)记“(股本)自然人姓名”账户,付(借)记“现款”账户;

②进货,收(贷)记“(交关)企业名称”账户,付(借)记“(货源)商品名称”账户;

⑤销货,收(贷)记“(货源)商品名称”账户,付(借)记“现款”或“(交关)企业名称”账户.

为什么要省略第③④两则分录?答:原生态中式簿记与《簿记论》的账户名称不同,但相似.例如“货源(等于‘商品名称’)毛利润”账户,合并了购进材料、领料投入生产、入库商品、销售和冲减盘点库存商品价值等.因为第③则分录是领料投入生产,第④则分录是入库商品,不需要反映,所以省略了第③④两则分录.

(2)仿照《银行会计概论》确认会计分录:

①接受投资:收(贷)记“实收资本”账户,付(借)记“银行存款”等账户;

②进货:收(贷)记“银行存款”或“应付购货款”账户,付(借)记“材料”账户;

③车间领料:收(贷)记“材料”账户,付(借)记“基本生产”或“辅助生产”账户;

④车间交库产成品:收(贷)记“基本生产”账户,付(借)记“商品”账户;

⑤销货:收(贷)记“销售收入”账户,付(借)记“银行存款”或“应收销货款”账户.

(二)银清簿(见图4)相当于收付款记账凭证

举例如下;

1.草流簿记录:“收张三股本来洋1000元.”先发生股东出资,后发生货币入库.

确认会计分录:

收(贷)记“(股本)张三”账户1000元

[付(借)记“现款”账户1000元]

同时在草流簿相关记录上加盖“○”戳记.因为银清簿可以替代“现款”账户,所以“[]”内的“”账户可以不列示.

2.草流簿记录:“付邓记钱庄去洋2500元”.先发生企业支币,后发生钱庄入库货币.确认会计分录:

[收(贷)记“现款”账户2500元]

付(借)记“(交关)邓记钱庄”账户2500元

同时在草流簿相关记录上加盖“○”戳记.

3.对涉及现购或现销的经济事项,应分别制作两笔分录:

(1)现款进货.草流簿记录:“付现购白米20石,单价9元,计洋180元”.

①第一步,在银清簿上确认分录:

[收(贷)记“现款”账户180元]

付(借)记“(货源)白米”账户180元

②第二步,在进货清簿上确认:

零购白米20石,单价9元,计洋180元

确认分录后,在草流簿相关记录上加盖“○○”戳记.“第二步”会计分录不登记总簿,而是用于计算进货总成本的重要依据.

(2)现款销货.草流簿记录:“收现销白米82石,单价11.50元,计洋943元.”

①第一步,在银清簿上确认:

收(贷)记“(货源)白米”账户943元

[付(借)记“现款”账户]

②第二步,在销货清簿上确认:

零售白米82石,单价11.50元,计洋943元

同样,确认分录后,在草流簿相关记录上加盖“○○”戳记.“第二步&

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#8221;会计分录也不登记总簿,而是计算销货总收入的根据.

4.打烊后,必须在银清簿上结计“收项”和“付项”合计,便于计算“结存现洋”或“连上结存现洋”若干元,适用“反其收付法”,用于核对库存和期末编制结册.其中,30日“收项合计480元,付项合计2114元”,差额为付记1634元,不等于余额784元,如何解释?

答:期末[收项合计480.00元]和[付项合计2114.00元],用“反其收付法”=收1634元;与“连上日结存现洋(付)784元”相比较,相差(付)2418.00元.“连上日结存现洋(付)784元”=(收)-1634元+20日结存2418.00元.因此,“连上日结存”必须是今日发生额合计与“上日”余额合并核算.

(三)进货清簿(见图5).相当于转账记账凭证

企业大宗进货,一般作赊购处理.例如:

1.草流簿记录:“赊购和济东白米30石,单价10元,计洋300元.”先发生和济东赊销,后发生三泰粮行入库白米.依据草流簿记录和经济活动先出后入规律,确认会计分录:

收(贷)记“(交关)何记济东”账户300元

付(借)记“(货源)白米”账户300元

2.“是日共进货”是指当天共进货;“连上日共进货”是指截止本日累计进货,是为了计算进货累计数额.“20日,零购白米20石,单价9元,计洋180元”,就是为了计算进货累计数额.累计进货成本减期末盘点价值,可以计算销售成本.

(四)销货清簿(见图6).也相当于转账凭证

企业大宗销货,一般作赊销处理.例如:

1.草流簿记录:“付赊销南味饭店白米15石,单价12元,计洋180元.”先发生三泰行出库白米,后发生承诺延期入库货款.确认会计分录应是:收(贷)记“(货源)白米”账户180元,付(借)记“(交关)南味饭店”账户180元.实际分录却是:

付(借)记“(交关)南味饭店”账户180元

收(贷)记“(货源)白米”账户180元

同时在草流簿相关记录上加盖“○”戳记.

问:这一类分录是否违背了先收后付的规范?答:中国商人非常尊重债权人或债务人的顾客地位,在销货清簿上方确认“付记‘南味饭店’”账户,是对债务人的尊重.总簿上半部分设计为收项,下半部分设计为付项,这一类分录登记结果,仍然是先收后付,而不是“账法无一定之规律”.再,企业从建立之日起,就准备生产和销售商品,注定销售在前.

2.“是日销货”包括“(收)10日,零售白米82石,单价11.50元,计洋943元”等4笔分录.“是日销货计”和“连上日共销货计”若干元,都是为了计算累计销货金额.

五、盘点留底簿既是记账凭证又是明细分类过渡账户的账

期末,店员必须盘点企业存货和财产,柜头在盘点留底簿(见图7)上记录库存白米、糯米、红豆等商品的存货,以及固定资产和低值易耗品等财产.盘点留底簿有两个用途:①是登记“货源”和“生财”明细账的根据,便于从进货总成本中冲减期末盘点商品价值,核算销售商品实际成本,便于冲减财产损失;②是编制存除结册存项“白米”、“糯米”、“红豆”和生财项目的根据.期末商品盘点价值的会计分录:

收(贷)记“(货源)商品名称”账户168元

付(借)记“盘点留底簿”168元

收(贷)记“(生财)财产名称”账户167元

付(借)记“盘点留底簿”167元

涉及“生财(是指‘固定资产’等)”,一般按成色估价,表现为计提折旧;损坏低值易耗品,可以直接减少“生财”.上述分录不需列出.

盘点留底簿又起商品等财产明细账的作用.

六、总簿是明细分类账


“总簿”用斗方账页装钉成册,包括股本、生财、杂支、货源、外埠交关和本埠交关总簿计6本,以及银清簿、盘点留底簿和彩项结册充作明细分类账.用现代会计语言表述,可以顺序“译”作实收资本、固定资产与低值易耗品、经营费用、商品名称毛利润、外埠和本.

埠往来,以及、存货和损益九本明细分类账.

账户的称谓:以自然人姓名或单位名称开设的账户称谓“纲头”,如“‘(股本)王二股东’纲头”和“‘(本埠交关)永昌和’纲头”等;以费用或财产名称开设的账户称谓“集”,如“‘捐税’集”和“‘白米’集”等.

(一)核算“商品名称”毛利润(见图8)

登记“白米”、“糯米”、“红豆”三个“商品名称”毛利润账户.且以“白米”集(账户)为例:付项根据进货清簿确认宣统元年腊月两笔分录登记:第一笔,“初十日,付记赊购白米30石,单价10元,计洋300元”;第二笔,“初十日,付记赊购白米50石,单价9元,计洋450元”;根据银清簿分录登记,“二十日,付记另购白米20石,单价9元,小计180元”,三笔合计100石,总成本为930元.收项根据销货清簿确认分录登记,“二十日,收记赊销白米15石,单价12元,计洋180元”;根据银清簿确认分录登记,“二十日,收记零售白米82石,单价11.50元,计洋943元”,两笔合计97石,1123元.根据盘点留底簿记录登记,“三十日,(付)盘点存货白米3石,单价9元,计洋27元”.“白米”账户实现毛利润220元[=1123-(930-27)],结平“白米”集(账户).

“糯米”和“红豆”集登记和核算方法与“白米”集相同,两个明细分类账户也结平.

(二)适用公式

1.“商品名称”账户核算适用两个公式:①销售实际成本=进货总成本-期末盘点商品价值;②商品名称毛利润=销售收入-销售实际成本.

2.“商品名称”账户很多,需要控制.为了控制众多的“商品名称”毛利润账户,适用下列公式:

共计毛利润528元=“销货清簿‘连上日共销货计洋2840元’-(进货清簿‘连上日共进货计洋2480元’-盘点留底簿‘存货三种计洋168元’)”.

检验:共计毛利润528元=白米220元+糯米144元+红豆164元毛利润.这就是进货清簿确认“零购”和销货清簿确认“零售”分录的用途,用以控制许多“商品名称”毛利润.

(三)登记其它总簿的方法(见续图8)

根据进货清簿的第一笔分录,登记外埠交关总簿“和济东”纲头收项,同时登记货源总簿“白米”集付项;根据销货清簿的第一笔分录,登记本埠交关总簿“南味饭店”纲头付项,同时登记货源总簿“白米”集收项;根据银清簿第一笔分录登记股本总簿“王二.股东”纲头收项.其它账户的登记方法,与“和济东”等账户相同.

七、结册是会计报表

“结册”分为彩项结册和存除结册,可以译作损益表和权益资产表.

(一)编制“彩项结册”(见图9)

编制彩项结册是股东、经理和员工的节日.本文介绍商品名称毛利润与杂支对除的编表方法.

1.根据货源总簿各集的“毛利”填列进项(即该表的上部):“白米毛利来二百二十元、红豆毛利来一百六十四元、糯米毛利来一百四十四元”;

2.填列缴项(即该表的下部).根据杂支总簿填列“福食五十元、招待四元、薪金一百四十五元、捐税三十五元、损失五十五元”;

3.分别计算进项与缴项合计数,其差额即是“两项对除实得利来二百三十九元(=528-289).

“彩项结册”既是损益表,又替代“损益”明细分类账.“货源总簿”和“杂支总簿”各集结平.

(二)编制“存除结册”(见图10)

1.填列该项(即该表的上部):

①根据股本总簿各纲头结存余额,分别填列王二、张三、李四股本各一千元.

②根据彩项结册填列“本期实得利来洋二百三十九元”.

③根据外埠交关总簿所属各纲头的收项余额填列“永昌和结在来洋一千一百元”和“庆祥泰结在来洋九百元”.

2.填列存项(即该表的下部):

④根据本埠交关总簿“邓记钱庄”纲头付项余额,填列“邓记钱庄结存去洋四千一百二十元”;

⑤根据“银清簿”核算的“连上日结存现洋784元”,填列“银清簿结存去洋七百八十四元”;

⑥根据“盘点留底簿”分别填列“白米集结存去洋二十七元、糯米集结存去洋二十四元、红豆集结存去洋一百一十七元”;

⑦根据“盘点留底簿”填列“生财总簿结存去洋一百六十七元”.

3.计算并填列该项栏“来账六条计洋五千二百三十九元”和存项栏“去账六条计洋五千二百三十九元”.

4.书写“天地相合”.

彩项结册和存除结册的特点:项目排列方向统一,甚至与清簿先收后付和总簿上收下付的方向统一.

(三)“分红”,今称利润分配

分红比例由股东和店员协商.假定二者商定为二八分成,则职员可分配47.80元,分配给王二股利63.73元、张三股利63.73元、李四股利63.74元,并分别转入相关纲头:

收:本埠交关总簿―柜头47.80元

收:股本总簿―王二63.73元

收:股本总簿―张三63.73元

收:股本总簿―李四63.74元

付:彩项结册239元

上述分红,本文未作反映.

通过《中式簿记概论》的演绎,证明中式簿记的账簿有一定的组织,有一定的格式,账户有一定的分类,账法符合经济活动先出后入规律.与借贷账法相比较,略显先进.证明《银行会计概论》的改良比较成功.又证明,歪曲和攻击中式收付账法的人们,不甚了解原生态中式簿记.


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