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摘 要：馆员在档案管理工作中起着主导作用；馆员素质的高低直接影响档案管理工作的优劣；县级社保经办机构要重视提高档案管理人员的综合素质,加快实现社保业务档案验收达标.
关 键 词：社保档案馆员素质验收达标
在2011―2013年社会保险业务档案达标验收工作中发现,凡是社会保险档案验收达标的地方,档案管理人员的综合素质都比较高；凡是社保档案验收不达标的地方,档案管理人员的素质相对都比较低.这说明,一个部门或一个地方档案工作的优劣,在很大程度上与档案工作者的素质高低密切相关.随着我国社会保险事业的不断发展和信息化程度的不断提高,社会保险业务档案管理的要求会越来越严,达标验收标准也会越来越高,要想在下一步的社保业务档案验收中达标,社保经办机构就必须重视提高档案管理人员素质这一关键因素.
1.馆员在档案工作中的主导作用
档案管理工作包括档案、必要的物质条件、档案专业人员三个基本要素,在这三个要素中档案专业人员是最活跃最主动的要素,是档案管理工作的主导,具体表现在以下几个方面：
1.1档案管理人员的工作思路和协调能力直接影响档案室的基础设施建设
一个单位的“一把手”主持这个单位的全面工作,至于档案管理方面的事,他们往往不专业,对档案室的设施设备建设也不在行.档案室设在几层楼,里面需要购置什么设备,建设什么设施,都是档案管理人员根据自己的工作思路、管理需要提出的,虽然要经过领导审核同意,但最初的草案一般都是档案管理人员拟就的.同时,单位主要领导能否审核通过,能否舍得花钱购置设施设备,也离不开档案管理人员的协调和沟通.
1.2档案管理人员的专业素质直接决定档案管理工作水平
档案室的内部布局、摆设是否合理,管理制度是否上墙,材料登记、分类、归档上架是否规范,各种档案和资料是否按不同门类、载体和不同保管期限分别排列存放,是否严格落实“九防”要求,定期进行安全检查,是否按期鉴定,做好档案的销毁、移交工作,是否及时登记档案的收进和移出,做好档案的统计工作,填写借阅档案登记薄是否规范等等,在很大程度上都与档案管理人员的专业素质息息相关.专业素质高,档案管理服务质量就高,反之就差.
1.3档案管理人员的人品直接关系到档案利用服务质量
这里的人品指的是档案管理人员的职业道德,是社会对档案工作者职业行为的基本要求.建立档案、保管档案的目的,是为了应用档案,更好地为人们的工作、生活服务.档案管理人员应尽可能地提供档案信息,为档案用户服务.实践证明,档案管理人员职业道德水准越高,就越爱岗敬业,就越热情周到服务,反之,一个道德低下、行为不端的人,是如何也提供不出优质服务来的.
2.社保档案的发展对馆员素质的要求
随着社会保险事业的不断发展和“电子社保”建设的推进,社会保险业务档案的数量越来越多,种类越来越细,特别是电子档案这一新生事物的出现,给档案管理人员的素质提出了更高的要求.笔者认为,这些要求主要包括以下几个方面：
2.1政治素质必须合格,这是做好档案管理工作的前提
档案是直接形成于社会实践活动的原始历史记录,不少档案的内容涉及到经济、政治、军事等方面的秘密,必须保护好、管理好这些档案.档案管理人员具有特殊的地位和身份,有知密早、知密深、知密多的特点.他们的政治素质合格与否,直接关系到档案工作的成败,关系到档案的安全和保密能否得到保障.尤其是在当前国内改革进入全面深化阶段,国际形势复杂多变的局势下,档案管理人员更应具有较高的政治素质.一要坚持以马列主义、思想、理论和“三个代表”重要思想为指导,树立辩证唯物主义与历史唯物主义的世界观和方法论,以科学发展观为统领,具有正确的政治方向、政治立场和政治观点,不断强化政治纪律,提高政治鉴别力和政治敏锐性,在涉及档案工作的路线、方针、政策等重大原则问题上同党保持高度一致.二要具有高尚的职业道德,严格遵守档案工作纪律,认真执行《中华人民共和国档案法》,在档案的利用和出据证明时,都要据实用档.要执爱档案事业,树立全心全意为人民服务的宗旨,有高度的事业心和责任感,在职业活动中服务态度诚恳热情,讲文明、有礼貌,积极主动、想方设法为利用者提供方便,
2.2专业素质必须优良,这是做好档案管理工作的基础
档案管理人员的业务素质或者说专业素质是指履行岗位职责应具备的知识水平和技术实践能力.根据社会保险业务档案管理出现的新形势,现代档案管理人员应具备以下几个方面的业务素质：一是要熟悉掌握档案法规、档案学理论,具备相应的专业知识.二是要有熟练的计算机操作技能.一些档案管理人员对计算机基本知识了解甚少,缺乏微机操作技能,致使档案室虽然配备了微机,但计算机的功能和作用并没有得到充分发挥,档案工作效率也没有明显提高.三是要有较高的外语水平.外语是当前档案工作人员在评聘和晋升档案专业技术职务时的一大考试“难关”,大多数档案人员的外语成绩尚未达到B级证书水平.随着信息时代的到来和国际交流的开展,档案工作人员必须具有良好的外语能力.
2.3身体素质必须过硬,这是做好档案管理工作的保证
“身体是革命的本钱”,档案管理人员要履行好自己的职责,除了具备合格的政治素质、优良的业务素质外,还必须拥有一副健康的身体.如果档案工作人员患有传染病,或者体弱多病,经常请假,也不能圆满地完成组织交给的档案管理任务.
3.提高馆员素质,实现社保业务档案验收达标
前面提到,档案管理是一项专业性、知识性很强的工作,档案工作水平的高低,在很大程度上取决于档案管理人员综合素质的高低.因此,县级社保经办机构为了尽快实现业务档案验收达标,必须下大力气提高档案管理人员的综合素质.
3.1严格准入资格
也就是把好进人关,将那些政治可靠、爱岗敬业、喜欢学习、年富力强的同志选派到档案室.在日常工作中,经常看到有的单位领导不大重视档案工作,把一些年龄较大、身体病弱的人安置到档案室,这些人缺乏专业知识,身体又差,是难以保护好、管理好档案的.社保经办机构负责人应当树立档案意识,将那些不胜任、不适合档案管理工作的人调出档案室,并妥善安置到其他工作岗位.
3.2加强专业培训和交流
为了提高档案管理水平,应根据档案室人才结构的现状和实际工作的需要,大胆选拔那些专业基础好、思想素质高、计算机操作技术能力强的馆员,有计划地送出去定向重点培养,使他们在短期内有针对性地补充更新知识,逐步成为档案室的业务带头人.同时,还要支持档案管理人员开展学术活动,从事专业研究,在总结实践经验的基础上撰写学术论文,积极参加与档案管理工作相关的学术业务交流活动.通过交流,可使档案管理工作者学习到同行先进的管理经验,扩大视野,增长知识,互相借鉴,取长补短,促进自身专业素质的提高.
3.3鼓励自学和创新
自学是档案工作者提高自身素质、实现自我完善的重要途径.面对新形势、新任务,档案管理人员要根据工作岗位需要,基于自身的知识结构、实际操作技能,在干中学,在学中干,不断提高自身的综合素质和业务本领,使自己成为既懂档案理论、又能实际操作的复合型人才.对于自学成才者,单位主要领导要及时给予嘉奖.
创新是一个民族的灵魂,是一个国家兴旺发达的不竭动力.二十一世纪,人类进入了一个以创新为动力的信息化时代,面对档案工作出现的新课题,如社保档案中电子文件的大量出现,社保机构负责人要鼓励档案管理人员与时俱进、勇于创新,既继承前人,又突破陈旧,既借鉴外地经验又不照搬外地模式.档案工作者要不负重托,要以辩证唯物主义为指导,深入研究、探索实践中出现的新问题,积极推进档案理论创新、管理模式创新、技术手段创新,在实现社保业务档案验收达标的基础上,更好地为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务.