如何写好商务电子邮件

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[摘 要]商务电子邮件写作是从事对外贸易业务人员应具备的基本技能,文章介绍了商务电子邮件的语体特征及写作原则.给相关专业人员在今后的学习,工作中提出了一些建议.

[关 键 词]电子邮件语体体谅简洁

随着我国经济建设的蓬勃发展,各地区各部门对外经济贸易业务日渐频繁.在当今商务环境中,跨文化商务交流越来越依赖于英语电子邮件.商务电子邮件已经成为开展对外经济贸易业务和有关商务活动的重要工具和形式.商务电子邮件的写作不同于日常英语信函写作,由于关系到贸易双方的关系建立及利益获取,所以相关人员应当熟悉商务电子邮件的写作特点,准确把握在写作过程中的几个基本原则.

一、商务电子邮件的语体特征

1．较多使用指示词和非正式词汇,而很少使用定冠词和正式词汇.如：Youhadbetterkeepthesedocumentsinyourfilesincasetheyareneeded.(指示词these)；Justdropmea.(非正式词汇drop)

2.较多使用简单、直接的并列结构和短句,而很少使用复合结构和长句.

3.简写形式和缩写形式的频繁使用体现了商务电子邮件的非正式性和口语化特征.

4.语气平等、客观和口语化,但却不失礼貌.

二、商务电子邮件的写作原则

1.用语礼貌,态度友好

尽量避免使用令人不愉快,不礼貌的措辞用语,要让读者有一种被尊重、愉悦的心情.在书写之前就把握好你的语气,要让对方感觉到具有说服力又不失诚恳,要立场坚定而又不失亲切.恰当的语气会让对方感到温暖,产生兴趣.礼貌是商务邮件写作的基本原则,无论何时,只要有必要,别忘记说Thankyou等./wouldyouplease等/Wewouldappreciateitif等.

及时回复也是一种礼貌,让客户等待回复是不礼貌的.如果你不能立即回复一封探询信息的邮件,那就回复给对方解释原因并应做到尽早地给予答复.

2.保持对方立场,避免使用否定的表达

要把握书写时的“体谅”原则,首先要求发件人持有“You-attitude”,而不是“We-attitude”,也就是要多站在对方的立场上措辞,给予对方充分的体谅和照顾,始终考虑到对方的愿望,要求以及读信时的感受.你需要为了最好地传达信息、请求、希望等而精心设计好邮件的内容.最好能够做到既拒绝了对方优惠的要求又不破坏双方的友好关系,既否定了对方打折的要求又不危及日后的往来.

即使你收到了一封不友好,粗鲁的邮件,也不要以同样不友好甚至有点尖刻的语气回复对方.尽量多的使用积极,肯定的语气,尽量少的使用否定语气.否定语气常隐含对读者的批评和指责,不利于商务沟通.

下面举几个例子体会一下态度和语气.

a.Weallowercentdiscountforcashpayment.(We-attitude)

Youearnercentdiscountwhenyoupaycash.(You-attitude)

b.Wefeelsurethatyouwillbesatiied.(Positive)

Wedonotbelieveyouwillhecausefordissatiaction.(Negative)

3.避免使用意思模糊的表达

发件人必须要做到清楚地表达自己的意图,任何文字不严密,含糊不清的词句均应避免使用,不能让收件方产生误解,影响商务沟通.商务邮件写作的措辞应具体,结构清晰,内容清楚,而尽量避免使用具有不同含义,意思不确定的词语.如：

AstothesteamerssailingfromHongKongtoSanFrancisco,wehebimonthlydirectservices.(这里的bimonthly有两个基本词义：一月两次,两月一次.这样表达会让对方迷惑不解.)可改写为：WehetwodirectsailingseverymonthfromHongKongtoSanFrancisco.

同时也要注意句子的结构安排,使用必要的连词或短语使句子连贯起来,要选择简单的,直接的句式.商务电子邮件讲究简洁,一目了然,因此发件人还应该注意恰当地划分段落,通常情况下,一个段落围绕一个主题.清楚明了的邮件显得更富有诚意.

4.表述完整

商务电子邮件中应包括一切必要的信息,否则会让对方感觉你做事不够认真,态度不够真诚.一封不完整的邮件有时会让对方很懊恼,从中得不到期待得到的信息.这样当然会抑制贸易往来的顺利进行,使双方的工作都受到了延误.

要想做到邮件内容完整,最好的办法就是站在读信人的立场,不断地询问自己是否回答了对方的所有疑问.在发邮件之前再仔细检查一遍是完全必要的.

5.力求简洁

商务电子邮件的措辞应简洁明了,避免写作内容拖沓冗长,观点模糊.使用最简洁的语句表达最完整的意思.能使用单词的不使用短语,能使用短语的不使用句子,能用短句的不用长句.避免不必要的重复和过度的细节描述,使传达的信息直接、一目了然.如：

用now代替atthispointintime

用enclosed代替enclosedherewith

用because代替duetothefactthat

最后指出的是这几个原则是相辅相成的,在实际使用中要做到统筹兼顾.