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摘 要：高校学生档案是学生在校期间的真实记录,是大学生就业及各级组织、选拔、任用、考核的重要依据.通过分析高校学生档案中的问题,提出做好高校学生档案管理的办法.
关 键 词：高校学生档案管理就业
高校学生档案是大学生在校期间学习生活的真实记录、它不仅包括学生的原始高中升学档案,还包括在校期间的成绩单、毕业生登记表、奖罚材料、三好学生和优秀学生干部登记表、健康体验表等,它是高校在校期间各项表现真实记录.总之,在新的就业形势下,档案对每一位同学有着重要的作用.学生档案是毕业生的重要凭证,它记录了各种组织选拔、任用及考核的结果,在大学生就业中起着不可替代的作用,所以加强学生档案管理并切实发挥学生档案作用,为大学生就业提供更好的服务显得尤为紧迫.
一、学生档案的主要内容：
1.学籍档案材料：中学期间的升学档案、大学阶段的各门考试成绩,反映学生学习状况.
2.社会活动表现记录：参加社团、文体活动经历.
3.党团材料：特别是党员发展不同阶段记录指学生思想政治体现.
4.奖罚情况：在校期间获得奖学金、三好等各种奖励材料的登记表.
5.体检表：反映学生身体状况的记录.
二、高校学生档案的特点：
1.多样性
高校学生档案的内容多样,包含学生在校期间的各种表现及相关情况,如新生入学登记表、健康登记表、留级、入党、奖罚材料、成绩表等,还包含毕业分配等有关材料.
2.真实可靠性
高校学生档案材料反映的是学生在校学习的过程,以及在校期间的品德表现和身体健康状况等,这些内容是由相互独立的学校内部主管部门逐步形成的.新生入学后随着学生学习状态的变化,要求及时做好记录,通过完整的档案体系,保证学籍档案的真实可靠.
3.分散性和频繁性
高校学生档案材料来自不同的部门,而不同的生源地区又决定了高校学生档案的多样性,这些分散来自不同部门的材料频繁被使用,例如升学、参军、出国、报考公务员等活动中,学籍档案利用频率最高.
三、高校学生档案的功能
1.信息记录功能
高校学生档案是学校向社会和企业推荐人才的依据,也是学生思想品质、专业技能记录中最详实的材料,是一个人从中学到大学毕业的真实记录,在以后的就业、深造、调资等很多方面都有重要作用,是高校向人才市场推荐优秀大学毕业生的重要手段之一.
2.学生管理促进功能
高校学生档案真实详细记载了高校开展思想教育、道德教育等过程,记录了学生许多方面的情况,如学生年龄、家庭情况等,积累了学生的大量信息,通过这些我们可以了解每个学生的学习和生活基本情况,为我们学生管理工作有利进行提供依据.档案可以更好地为学生管理工作服务.
四、学生档案管理不足
1.毕业生档案意识淡薄,学校管理难度加大
就业观念和就业方式形成多样化,学生进入一些外资、合资、私营企业工作比比皆是,而这些企业不具有档案管理权.二是对企业而言,从利润追逐角度考虑,聘任用人不管学生档案是经济的.因此,出现许多毕业生不要档案的现象,形成人档分离,无人问津的局面,久而久之,出现越来越多死档给学校带来很大负担,一方面要投入人力对这些档案进行保管,另一方面还要有合适的设备场地存放档案.
2.档案人员知识结构不合理
高校档案管理人员的学历结构及职称结构不尽人意,专职档案管理人员大多是半路出家,档案管理人员缺乏专业知识和理论功底,更缺乏从事学术研究的能力.另外,档案人员由于自身的知识技术管理水平有限,无法胜任档案管理,以致管理中出现很多问题.
3.高校学生档案资料收集不全
网上招生普遍存在这一问题,最原始、最重要的纸质档案材料无法完整收集并积累.如高中档案、中学成绩单、入团志愿表、高考体检表等残缺不全.既给学生档案管理带来一定难度,也给学生管理部门考查学生综合素质带来不利影响.加上各个部门之间协调困难使高校学生档案不够完整,而这些资料对学生来说是以后升学、报考公务员的依据.
五、解决学生档案管理的办法
1.加大宣传力度,强化档案意识
针对毕业生档案意识薄弱,学校要加大毕业生档案的重要性宣传力度,提高他们的档案意识.另一方面高校应引导学生采取合适的方式保管自己的档案.
挂靠人才交流市场是档案管理方式之一.人才交流服务机构可以为毕业生办理挂靠手续,负责管理委托方的个人人事关系及档案材料.
学校代理保管方式.少数毕业生没有合适就业单位,可暂由学校保管,待确定接受单位后再将档案移出.
2.提高档案管理人员的技术水平
建立专职化、专业化的学生档案管理队伍.一方面高校投入人力、物力成立专门的职能部门,配备专职档案管理人员为学生档案管理服务,另一方面定期组织档案管理人员进行专业培训,组织人员进行相关知识的学习,交流经验,提高他们的业务水平.
3.加强学生档案材料的收集,科学规范学生档案的管理
不断提高高校学生档案管理工作水平,主要通过制度建设及评估等手段,形成完整的、全面的学生成长、成才过程的记录；逐步完备档案信息,为用人单位提供翔实的用人信息,提升市场选择效率,使高校学生顺利就业.