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摘 要：国际石油项目具有跨国经营性、风险大、利润高、环境变化快等错综复杂的特点,决定了国际石油公司要想在国际石油项目的竞争中站稳脚跟,必须在遵守国际石油项目规则的同时,不断提高自己的项目管理水平.鉴于采办管理对石油工程项目管理的重要作用,文章首先介绍了国际石油项目采办的定义以及采办的业务支持,然后详细阐释了采办管理的内容：计划管理、成本管理、供应商管理及风险管理,最后探讨了我国海外石油项目采办管理现状,对存在的问题予以剖析并提出对策.
关 键 词：国际石油项目采办风险采办管理
中图分类号:F407.22文献标识码:A
文章编号:1004-4914（2012）05-252-03
在国际石油项目建设中,采办成本占到了建设总投资的40%~70%左右.由于油气行业对安全的特殊要求,业主往往要求选用世界一流的专业制造商.国际性采办涉及诸多因素,采办方、工程地点和制造商距离遥远,运输距离长,法律、语言、文化差异等因素使采办的质量、成本和交货期风险加大,进而影响到项目管理的三大要素:质量、成本和工期.在信息技术飞速发展的今天,项目采办面临更多的挑战.
一、关于国际石油项目采办管理
1.国际石油项目的概念.国际石油项目是指石油工程项目的咨询、融资、采办、承包、管理以及培训等各阶段,与不是同一个国家的参与者遵照国际通用工程项目管理模式所运行管理的工程.
国际石油项目属于国际经济合作的范畴,它包含国内和国外两个市场,既包括国内公司去海外参与投资和实施的各项工程,又包括国际组织和国外的公司到本国来投资和实施的工程.此外,国际工程包括咨询和承包两大行业,既包括对工程项目前期的投资机会研究、可行性研究、项目评估、勘测设计、招标评标、工程监理、工程管理、后评价等,又包括对工程项目进行投标、施工、设备采办及安装调试、分包、提供劳务等.
2.国际石油项目采办管理的内涵.国际石油项目采办管理是国际石油项目管理的一个分支,主要是指购货方为获得货物（通常指石油设备和材料）通过招标或非招标形式选择合格的供货商,它包含了货物的获得及其整个获取方式和过程.
国际石油项目采办管理和项目管理的目标一样,有三个最主要的方面：专业目标(功能、质量、生产能力等)、工期目标和费用目标(成本、投资),共同构成国际石油项目管理的目标体系.
二、国际石油项目采办管理的业务支持
1.建立采办流程――“为订单采办”.在传统的采办模式中,采办的目的是为了补充库存,即为库存采办.而在供应链管理的环境下,国际石油项目的临时性和突发性决定了它的采办活动是以订单驱动方式进行的.这种订单驱动的方式使得采办能及时满足需求,同时降低了库存成本.
采办流程的设计采用闭环方法,实施、监督、反馈、优化.具体流程如图1所示.
2.成立采办组织.在建立流程的基础上按照“多权分立,集中管理”的原则成立采办组织,形成采办与其它职能区域及外部供应商的采办界面.
3.选择采办方式――“以招标为主”.在采办具体操作中,国际上流行的以下两种采办方式：（1）招标采办.当采购的物资、设备金额较大,技术要求高,在提供设备的同时,还要负责安装、检测,或者所要求的是勘探、开发、生产所需的各种专业性服务时,多采用招标方式进行采办.在石油合同中,对是否采用这种方式也都有具体的规定.（2）询价采办.市场询价是石油国际合作中的另一种有效采办方式,它具有迅速和交易成本低等特点.这种方式经常用于金额小,内容较少,由于不可预见因素进行紧急采办,或者在过去一年内曾经以竞争性招标方式采办,而本次价格未变或下浮重新采办的,或者招标费用占采办合同金额一定百分比以上的采办项目.通过市场询价购买货物一般可分为4个环节：询盘,发盘,还盘以及接受,一旦上述过程完成,采办工作就进入到发定单或者签合同等后续执行过程.
国际石油项目部可以通过对不同的物资、设备,酌情采取多种采办方式,合理组合使用来提高采办效率和质量,还有利于控制采办成本.
三、国际石油项目采办管理的具体实施
采办成本在项目总成本中的比重决定了国际石油项目组要想提高经济效益,具有竞争优势就必须加强采办管理,以采办计划、物资设备采办为切入点,通过规范采办行动,实施科学决策和有效控制,以质量、价格、技术、服务为依据,在需要的时候,按需要的数量采办需要的石油物资设备,从而实现适时（RightTime）、适质（RightQuality）、适量（RightQuantity）、适价（RightPrice）、适地（RightPlace）的“5R”采办目标.
1.建立健全石油物资设备采办的组织计划及各项采办管理制度.一般要求国际石油项目中标后开工前必须编制项目管理规划,其中的项目管理实施规划必须由项目层组织编制.项目管理实施规划包括施工部署、资源需求计划,施工准备工作计划等多项内容,项目层对工程分包策划和劳动力、货物、石油机械设备等资源采办规划是重要的基础内容之一.（1）国际石油项目的采办分析.项目管理层对需要采办的产品进行细化分析,确定货物类采办、工程类采办、服务类采办各自所占的比重.（2）国际石油项目的采办规划.国际石油项目以石油建设工程为主,采办货物的品种多、数量大、技术要求高,是一项复杂的工作,要求项目组织在实施采办前必须清楚地知道所需采办产品的各种类目、性能规格、质量要求、数量等,必须了解并熟悉市场的价格和供求情况、所需产品的供求来源及商务方面相关的情报和知识.在制定采办规划时,项目部最好聘请专家咨询指导采办规划编制.（3）国际石油项目的采办计划和采办进度计划.采办计划是以技术文件获得业主批准的时间为基础的,技术文件批准时间滞后,必然造成采办计划实施滞后.对于长周期关键项物资,在设计文件未获得业主批准前,有必要根据未批准的技术文件进行预询价工作,提前进行技术和商务澄清工作,待技术文件批准后,立即对外发标,缩短供货商的投标时间和我方评标时间.例如在某项目中,在技术规格书和数据单滞后的情况下,采办分部根据多年的管道工程采办经验,明确关键性物资,在技术文件批准以前,按照项目的时间里程碑计划,编制了科学的采办计划,加强了采办进度的控制.
2.充分运用科学的管理经验,加强石油物资设备采办过程的管理.（1）在确保采办质量的同时,努力降低采办成本.进行全过程采办成本分析,统计采办实际发生的成本,并与采办计划成本比较,查找分析出现差异的原因,并及时采取对策纠正偏差.采取竞价的方式获得较低的采办价格,以最低成本取得符合要求的工程或货物；应用多种采办方式的组合,提高采办效率和质量,从而有利于控制采办成本.制定严密的合同条款,认真履行合同,保证所采办的工程、货物和服务满足工程项目需要,避免对工程项目进度、质量和安全的不利影响,从而减少合同执行成本.改进货物的采办、运输、收发、保管等方面的工作,合理堆置现场货物,避免和减少二次搬运,减少各个环节的损耗,节约采办费用.（2）加强对采办人员的监督.许多国际石油合作的《标准合同》都对采办的工作程序作出了明确规定.目的就是为采办人员和涉及到的此类事宜提供一个准则,同时在适当的地方,提供一种特殊的行动次序,用来确保所有与政策有关的活动的统一、服从及得到控制.根据采办工作程序,对作业者进行采办监督是执行石油合同、保护资源国利益的一个重要的方面.明确采办人员的权限范围,即给予采办人员一定的自主权,以提高其积极性,提高工作效率.但是,对权限范围也要予以限制,反之采办人员滥用权力,假公济私,贪污受贿,给项目组带来经济损失.建立请示汇报制度,如果出现超越权限范围的情况,要及时请示采办主管,特别是对采办的一些关键性的环节,如签订合同、改变作业程序、指标等,一定要请示汇报.建立对采办人员的评价制度,评定其业绩,总结经验,纠正缺点,改进采办工作,以实现有效的监督和控制.（3）精心做好供应商管理、订单跟踪和检验工作.供应商的技术评审.在实行国际石油项目的招标采办时,石油工程项目采办招标文件一般都明确规定招标委员会由技术和商务两个委员会组成,分别对技术标和商务标组织评审和答辩,并根据投标书的技术和价格水平打出相应的分数,然后计算出最终当量分值,最终当量分值最小者为中标商.这样既可通过长期的合作来获得可靠的资源供应和质量保证,又可在时间长短和购买批量上获得采购价格的优势,对降低项目采购成本有很大的益处.
3.加强国际石油项目的采办风险管理.（1）采办风险识别.在国际石油项目的采办中,除了面临采办需求和进度计划不合理,采办人力物力资源不足、工作时间不够充裕,招投标过程耗时过长,供应商不能够按时交货,供应商供货质量不合格等风险外,还面临汇率波动风险、政治经济风险、政策法规风险等,必须根据政治、经济、法律以及其他因素慎重对待.另外,签订《避免双重征税协议》是跨国建设项目不可忽视的环节,是项目方制定合理避税政策、正确评估项目可行性以及项目经济效益的非常重要的依据,同时,还可以指导项目所有者以适当的名义签订合同,以避免双重关税.当地自然环境和风俗习惯等条件.在采办工作中,要重点考虑的问题还有当地的自然环境、风土人情因素.（2）采办风险控制.按风险价值分析方法,根据风险大小和价值高低,把所采购的工程、货物和服务划分为四类.第一类为战略采购,即采购的工程、货物和服务是风险大价值高的；第二类为风险采购,即采购的工程、货物和服务是风险大价值低的；第三类价值采购,即采购的工程、货物和服务是风险小价值高的；第四类是普通采购,即采购的工程、货物和服务是风险小价值低的.
项目部通过风险管理程序,认真辨析工程、货物和服务的采购风险,确定其风险类型和大小,从而进行采购.
四、我国国际石油项目采办管理任重而道远
1.采办管理认识不到位,管理不严.一些领导对国际石油项目采办管理的难度认识不够,没有做好应有的思想和物质准备,对可能遇到的各种困难估计不足,应对措施不得力,导致项目目标难以得到全面落实.
2.采办管理方法落后,以分散采办为主.目前,我国海外石油项目所需物资设备大多以分散采办为主.分散采办的最主要特点是以项目为主,根据项目合同的规定和资源国政策来制定采办策略.分散采办的优点是反应相对灵活,针对性比较强；但是,其缺点同样也很明显：比如采办能力、经济规模、对供应商的态度、市场调查都处于分散状态,属于单打独斗型,在采办和物料方面形成专业技能的可能性有限,同时沉淀了相当惊人的“采办成本”.
3.采办专业人才缺乏,效率低下.目前,我国海外石油项目在不同程度上存在采办效率低下的问题,这与采办人才的缺乏有一定关系.我国石油行业专业采办人才本已非常短缺,
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随着区块的增加就越发捉襟见肘,常常不得不临时指派非专业人员办理采办；石油物资采办对采办管理人员的素质要求一般比较苛刻,需要同时具备丰富的商务经验和技术知识,临时指派的非专业采办人员由于文化背景、知识结构、从业经验的欠缺,难以胜任,以致出现很多管理上的漏洞甚至混乱,从而影响到采办和供应的全局.五、我国国际石油项目采办管理面临的挑战
作为施工承包商在有限的利润空间中要获取最大的利益,在国际石油项目采办管理上应加强以下几方面的工作.
1.加强项目领导,健全组织机构.要成立自上而下、自下而上的项目采办管理领导小组,负责研究、制订项目采办的目标及措施,督导项目采办管理.要按照项目规模,成立项目采办组,专门负责项目采办需求的调研、订单跟踪、合同执行等各项工作.
2.创新采办管理的方法和手段.要积极引进世界先进的项目采办管理方法,对项目规划、费用、质量、组织、风险管理进行全方位的规划、实施、控制.要按照目标管理方法要求,对投资(成本)、进度和质量三大目标,实行“目标控制”.要加强计算机硬件和软件的建设,结合ERP系统的应用,大力开发工程项目管理系统软件,实现项目采办管理的全过程信息化、现代化.比如,可以建立网上招标采购系统,减少物流环节,加快采办节奏,缩短采办周期,提高效率,节约差旅费,降低采购管理成本.
3.加强复合型采办人员的培养.培养选拔既懂法律法规、采办程序,又擅长合同管理与谈判；既有相关专业技术、施工管理知识,又有一定外语和计算机应用能力的复合型人才承担采办任务,形成一支高素质的采办队伍,以适用和满足不同工程不同设备材料采办的要求,避免因人员素质不高而造成费用增加或损失.
4.充分发挥联管会的作用.按照《石油合同》和股份公司国内勘探开发对外合作项目管理暂行办法的有关规定,进一步落实联管会在年度计划和预算编制、物资采办、人员管理等方面的职责和权限.同时,对联管会确定的事项,国内对外合作经理部和股份公司总部有关部门,要进一步增强服务意识,提高办事效率,加快审批速度,以免贻误生产和运营的有利时机.
六、结论和展望
随着国际石油市场的不断开放,我国石油企业将遇到越来越多的国际石油工程项目问题.因此,对我国的石油企业来说,一方面,尽快建立石油行业国际合作项目的文件资料库和人才设备资料库,便于在石油石化系统内统一调配资源,降低项目的运行成本.另一方面,应坚持理论与实践相结合,不断学习新知识,解决新问题,积累经验,总结教训,全面提高我国国际石油项目采办管理水平,从而提高石油企业的经济效益和国际石油合作水平.