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【摘 要】随着我国改革开放进程的推进和企业对外交流工作的发展,秘书礼仪工作扮演着越来越重要的角色.良好的礼仪能够塑造良好的企业形象,是企业的无形资产,也是秘书人员不可忽视的修养和技能.礼仪工作具有特殊的意义,是秘书工作不容忽视的重要组成方面.本文即重在阐述书礼仪工作的特点及其在秘书工作中的重要作用.
【关 键 词】秘书礼仪秘书工作特点
我国是一个具有五千年灿烂文化的文明古国,具有悠久历史和文明传统,一向以“礼仪之邦”而闻名于世.讲究礼仪规范一直是中华民族的优良传统,在很多时候,甚至成为了衡量教化程度高低的重要依据.随着经济社会的发展、改革开放的逐渐深入和对外交往的增多,各种各样的社会交往日益频繁,礼仪变得越来越重要,越来越受到党政机关、企事业单位等各类社会组织的重视.对于担负联系内外、沟通左右职责的秘书人员来说,除了掌握基本秘书专业知识、拥有一定的工作能力之外,更应具备适当得体的秘书礼仪,能够在各种不同的场合下按照礼仪规范行事.遵守秘书礼仪规范,有利于塑造秘书人员良好的个人形象,更有利于凸显独特的企业氛围和企业文化,从而使企业组织和自己在交往中各受欢迎,占据有利的社会竞争位置.因此,秘书人员有必要熟练的掌握礼仪知识,并自觉地把它运用到工作之中.
一、秘书礼仪的含义
礼仪是指人们在社会、道德、习俗、宗教等方面所认同和遵守的行为规范或准则.礼仪的形成受到历史传统、风俗习惯、宗教信仰、时代潮流等因素的影响,以建立和协调人际关系为目的,是文明程度和道德修养的一种外在表现形式.
具体到秘书礼仪,是指秘书在工作和社会活动中,为了塑造个人和组织的良好形象而应当遵循的对交往对象表示的尊敬与友好的规范或程序,是秘书人员在秘书工作中需要遵守的礼仪规范,它体现了秘书人员自身的文化素养、精神风貌和工作态度.秘书礼仪是秘书日常工作的重要组成部分.
秘书礼仪所涉及的范围较广,办公礼仪规范、接待礼仪规范、外事礼仪规范、社交礼仪规范、形象礼仪规范等等.这些礼仪工作在秘书的实际工作中发挥着各自不同的重要作用,哪个方面都不可偏废.
二、秘书礼仪的特点
(一)等级性
秘书礼仪的等级性表现在对不同身份、地位的人士礼宾待遇的不同.在交往中,要确定礼宾次序,而确定礼宾次序的主要依据是担任公职或社会地位的高低.这种礼宾次序是现代社会正常交往秩序的表现,反映了各种人员的社会身份和角色规范.
除此之外,等级性在社会交往中还表现为双向对等性,即在不同地区、不同组织的交往中,双方人员在身份和社会地位上要相近,业务性质要相似,以此来表示对对方的尊重.双方的交往还应当是一种尊重互换、情感互动的过程,在礼节上要有来有往、相互对等.
(二)差异性
秘书礼仪作为一种约定俗成的行为规范,受到时间、地点和环境的约束,同一礼仪会因时间、地点或对象的变化而有所不同.
这种差异性首先表现为民族差异性.不同民族由于形成条件、历史因素、民族性格、风俗习惯、地域差异、宗教信仰等多方面的影响,各自具有不同的礼仪道德风范.秘书人员在从事秘书礼仪工作的时候,一定要关注民族差异性的存在,甚至需要了解不同民族在礼仪方面的要求和禁忌,这样在能够避免在工作中出现不礼貌的行为,从而为组织工作带来不必要的影响.其次表现为个性差异.每个人因其地位、性格、资质、受教育程度等因素的不同,在使用同样的礼仪时会表现出不同的形式和特点.这就要求秘书人员在进行礼仪工作的时候,具体问题具体分析,针对具体情况展开工作.
(三)时代性
秘书礼仪的时代性表现在其时代变异性.它会随着社会的进步而不断发展、丰富和完善.不同时期的秘书礼仪具有不同的时代特点,总是体现着时代要求和时代精神,因而会随着时展而产生差异.
秘书人员一直处于对外交流工作的最前沿,因而一直被称为“企业的形象”.从某种程度上来讲,秘书的礼仪是否规范反映着企业水平的高低.所以,秘书应该关注秘书礼仪的变化,不要以为礼仪是一成不变的,可以完全照搬以往的经验与做法,要做到与时俱进,适应时代需要,反映时代精神,具备时代特征.
(四)传承性
秘书礼仪具有历史传承的特点,它伴随着秘书工作的产生而存在,随着秘书工作的演变而变化.
随着社会历史的发展,秘书礼仪的内容和形式都发生了巨大的变化,同时,对秘书人员的礼仪素质和礼仪能力的要求也相应的发生了变化.但是,无论这种变化多么广泛,多么深刻,礼仪工作始终是秘书工作的主要内容之一.
(五)规范性
礼仪是人们在长期交往的过程中逐渐演变、约定俗成、自觉遵守的规范.同样,秘书礼仪也具有这样的特点.
这种规范性虽然并不具备强制性的标准,但是却是收到人们广泛认可的,需要秘书人员自觉遵守的,如果不遵守秘书礼仪规范,就有可能造成工作上的被动,甚至影响到组织机构的形象.
三、秘书礼仪的作用
有助于提高个人职业素养秘书人员的素质就是秘书人员个人的修养和个人的表现.教养体现于细节,细节展示素质.通过学礼仪、讲礼仪,会使人树立起正确的价值观,自觉调整站位,跳出自我的小圈子；以他人为先,以社会为上,从国家和社会的大局考虑问题；以“先天下之忧而忧、后天下之乐而乐”的高尚情怀净化灵魂；以“己所不欲、勿施于人”的恭敬谦让精神规范自己的言行举止,从而使自己的思想素质提升到一个新的层次.
有助于塑造良好的公众形象公众形象是十分重要的,它的形成大多数是通过礼仪来传递的,并且直接影响着交往双方能否融洽相处以及交际的成败.不仅如此,一个个体或一个单位,想要扩大知名度、提升美誉度就要在社会公众面前树立最佳形象,而与社会公众交往的秘书礼仪形象是获得成功的有效途径.所以,秘书人员时刻注重礼仪,既是个人和组织良好素质的体现,也是树立和巩固良好形象的需要.
有利于传递信息,展示个人价值良好的秘书礼仪可以更好地向对方展示自己和组织的长处和优势.所以在商务活动中,恰当的礼仪可以获得对方的好感、信任,进而推动事业的发展.只有组织不断发展进步,不断取得工作突破,作为组织一员的秘书人员,才能在工作中获得认可,提升个人水平,展示个人价值.
由于秘书的工作性质所致,秘书人员在组织机构中的地位比较特殊,一方面在组织机构内部起到练习和沟通的作用,另一方面又起着对外宣传组织机构文化和展示组织机构形象的窗口作用.而这些功能都需要经过秘书人员的具体行动、言谈举止体现出来,在举手投足之间会作为一种潜在的信息传递给对方,影响其他人对秘书人员所在的组织机构的评价,而在这些评判之间,能否遵守礼仪,能否按照礼仪规范行事无疑是重要的评判标准.因此,对于秘书人员来说,遵守礼仪规范有着特别的意义.